XML da NF-E: tire suas dúvidas e entenda a importância de guardá-lo

Objetivando enxugar a quantidade de declarações, captar um número mais expressivo de dados e otimizar os processos de fiscalização, o governo vem buscando incorporar em seus processos tecnologias inovadoras da informática, como é o caso do projeto SPED. Ele possui vários módulos e outros subprojetos, e no post de hoje, falaremos sobre o XML da NF-E.

Você sabe o que é isso e qual é a sua importância para os negócios? Confira agora tudo que você precisa entender para ficar por dentro das suas obrigações fiscais!

O que é o XML

O XML (sigla para Extensible Markup Language, ou Linguagem Extensível de Marcação Genérica em português) é uma linguagem computacional, também conhecida como linguagem de marcação. Esse nome se dá devido à sua aplicação em textos ou outros tipos de dados, tornando-os passíveis de serem lidos por indivíduos ou computadores.

Uma de suas características é a flexibilidade de uso em diferentes bancos de dados. Ou seja, ao ser escrito por um determinado banco, é possível que outro o decodifique.

O XML da NF-E

Ao ser emitida a nota fiscal eletrônica, são gerados dois arquivos pelo sistema: um com extensão .xml e outro que deverá ser impresso, também chamado de DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).

Os dados referentes à movimentação constante no documento fiscal (seu arquivo .xml) são enviados para um repositório que, posteriormente, poderá ser consultado por qualquer cidadão que esteja de posse do código de barras existente no DANFE, bastando apenas entrar no sítio da NF-E e digitá-lo.

Essa modalidade de documento fiscal existe exclusivamente em ambiente eletrônico. Deve-se ressaltar, porém, que o DANFE também tem relevância fiscal, pois ele deverá acompanhar a mercadoria quando ela estiver em trânsito.

O SML e o DANFE

O DANFE é um documento importante que deve ser apresentado no posto de fiscalização, pois acompanha a mercadoria. Ele é solicitado pelo agente fiscal para, por meio da leitura de seu código de barras, verificar se a operação está obedecendo todos os trâmites exigidos pela legislação.

Importância de guardar os arquivos

Ponto relevante trazido pelo ajuste é que tanto destinatário e emitente deverão guardar os arquivos .xml, seja das notas emitidas ou das recebidas. Os destinatários também têm a obrigação de conferir a validade, autenticidade e existência de autorização de uso da NF-E, segundo parágrafos 1º, 2º e 3º da cláusula décima do ajuste SINIEF 07/2015.

Desse modo, é importante que a empresa analise formas de organizar seus arquivos para facilitar futuras consultas.

Disponibilizar o endereço de e-mail para fornecedores e prestadores  de serviços pode ser uma boa ideia, pois o próprio sistema envia um arquivo contendo o documento em .xml e um .pdf do DANFE, possibilitando maior controle dos documentos pela empresa.

Um erro muito comum é confundir a NF-e com o DANFE e se preocupar apenas em guardar o segundo. Portanto, lembre-se: a NF-E consiste no arquivo .xml e não significa o mesmo que o DANFE.

Importância da NF-e

A NF-E trouxe grandes modificações no ambiente fiscal brasileiro. Se por um lado facilitou o trânsito de informações entre o fisco e os contribuintes, por outro exigiu que fossem aditadas mudanças no comportamento e cultura de muitas empresas e profissionais,

Dessa forma, é fundamental, principalmente para aqueles que trabalham cotidianamente com a emissão desses documentos, estudar a legislação que a rege — sua posse, emissão, características do arquivo .xml da NF-E, entre outras — e que, se não obedecidas, podem impactar em sanções para a empresa e seus clientes.

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Mastermaq Software

A Mastermaq mantém, há 27 anos, uma história ao lado dos contadores e empresas, com o propósito de transformar a contabilidade em fator de sucesso para o empreendedor brasileiro. Especialistas em soluções para gestão e operação de organizações, com forte aderência às legislações: contábil, fiscal, trabalhista e tributária, a empresa atende todo o território nacional.

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