4 dicas para otimizar a aplicação de vale-transporte

O vale transporte é um direito garantido por lei a todo trabalhador que possui carteira assinada. Assim, desde 1987, o custeio com o deslocamento do funcionário se tornou também responsabilidade do empregador. Por isso, é previsto por lei que todo empregador, seja ele pessoa física ou jurídica, arque com a maior parte do valor estabelecido.

É importante lembrar que a obrigação também tem seus custos compartilhados com o empregado. Para as despesas do funcionário com o transporte, uma taxa de 6% de seu salário é descontada no contracheque mensalmente.

Mas, para além de entender o que é vale transporte, qual o papel do RH quando falamos dele? A quais pontos os profissionais de gestão de pessoas precisam estar atentos? Vamos te contar a partir de agora:

Gestão de pessoas e vale transporte

A área de gestão de pessoas de uma empresa é, na maioria das vezes, a responsável por cuidar de tudo o que envolve o vale transporte dos funcionários. Desde o cálculo do valor correspondente ao deslocamento do colaborador, passando pelo gerenciamento do saldo do cartão, até a conscientização do uso devido do benefício. Tudo isso é função do RH!

Mas não se engane pensando que o setor precisa apenas realizar funções técnicas. É papel do RH também pensar estrategicamente para conseguir acompanhar os desafios que surgem. Isso inclusive remete à uma transição de paradigma importante para a área: a construção de um RH Estratégico.

Pensando nas tarefas que o RH precisa desempenhar considerando um papel mais estratégico, listamos alguns fatores para os quais o setor precisa estar atento na hora da aplicação do vale transporte:

1) A utilização do vale transporte para outros fins é crime

O vale transporte é atribuído única e exclusivamente para as despesas com o deslocamento dos colaboradores. Por isso, se o seu uso for destinado à qualquer outro fim que não seja a jornada diária de trabalho, isso é considerado fraude, passível de punição e até mesmo demissão por justa causa.

Nesse sentido, segundo a lei do VT, o vale transporte, na maioria das vezes fornecido em forma de cartão, não pode ser vendido, trocado, emprestado para terceiros ou utilizado para questões pessoais.

O RH, portanto, precisa estar atento ao uso correto do benefício pelos funcionários. Caso contrário, o empregador estará gastando uma quantia desnecessariamente para algo que não é de sua responsabilidade.

2) Dinheiro só em situações emergenciais

É proibido substituir o vale transporte por dinheiro antecipadamente! A utilização da moeda nacional só é permitida em situações em que o funcionário precisar ser ressarcido. Assim, em caso de ausência de saldo ou valor incompleto, o funcionário deve arcar com as despesas e aguardar até que receba o valor correspondente em sua folha de pagamento.

O departamento de Gestão de Pessoas precisa ficar atento caso isso ocorra, pois, além se ser necessário tomar medidas para evitar o acontecido outras vezes, o reembolso deve ser imediato.

3) É importante ficar atento aos períodos de trabalho

Quando o trabalhador faltar, precisar tirar licença ou quando for seu período de folga e férias, conceder o vale transporte não é obrigatório. Isso significa que é direito do empregador exigir o abono de gastos que ocorrerem em períodos de não deslocamento do funcionário ao trabalho.

Assim, o RH deve controlar esses intervalos de tempo para agir segundo a política da empresa ou o desejo do empregador. Tudo isso impacta no gerenciamento do saldo que é responsabilidade da área.

4) Com admissão e demissão pode ser diferente

Não é sempre que é possível fazer com que a admissão ou a demissão de um colaborador coincida com o planejamento do vale transporte. Então, quando as contratações ou dispensas de funcionários ocorrerem em momentos irregulares, a gestão de pessoas terá que agir de forma diferente.

Com admissões ou demissões no meio do mês, o RH deverá descontar os 6% do salário do trabalhador, só que proporcional aos dias trabalhados. Já, se o funcionário for demitido e ainda restar saldo em seu vale transporte, o empregador tem direito de exigir a devolução e caso não receba, recorrer ao desconto do valor na folha.

Esses são os principais pontos sobre vale transporte que você precisa saber para transformar o seu RH em uma área ainda mais estratégica. Não se esqueça de que essa obrigatoriedade é indispensável para o trabalhador!

E agora que você já tem dicas para aprimorar a aplicação de vale-transporte, entenda também sobre a importância que as folhas de pagamento têm para a Gestão de Pessoas.

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