Tudo o que você precisa saber sobre a entrega da RAIS

Entre as inúmeras obrigações acessórias que compõem a rotina corporativa, uma que se destaca é a entrega da Relação Anual de Informações Sociais, também conhecida como RAIS.

A RAIS é um importante instrumento de coleta de dados que possibilita maior controle sobre a relação de trabalho e os direitos garantidos por lei aos trabalhadores.

Desde a sua instituição, através do Decreto nº 76.900/1975, o governo passou a ter maior controle sobre os registros de trabalhadores no FGTS, do direito ao abono salarial PIS/PASEP e da legislação da nacionalização da formalização do trabalho.

Apesar da sua obrigatoriedade, muitas empresas acabam tendo dúvidas sobre a RAIS. Pensando nisso, listamos aqui alguns esclarecimentos sobre o que é a Relação Anual de Informações Sociais e outras informações que a compõe. Acompanhe!

O que é a RAIS?

Para regular e controlar com maior eficiência as relações trabalhistas de empresas e seus colaboradores, o governo instituiu a RAIS. Trata-se de um instrumento que reúne dados sobre o mercado de trabalho formal brasileiro e, por isso, é uma das principais fontes de informações estatísticas do país.

É por meio da entrega da rais que podem ser apurados:

  • Quantos trabalhadores formais existem em território nacional;
  • Qual o número de demissões e admissões;
  • Qual setor contratou mais;
  • Quais as novas atividades que foram criadas, entre outras.

A RAIS é uma obrigação que deve ser enviada anualmente. Entre os principais campos que precisam ser preenchidos, destacam-se município, classe econômica e ocupação, faixa etária, tempo de serviço, escolaridade e faixa de rendimento médio.

Com isso, as informações geradas proporcionam ao governo:

  • Identificar quais trabalhadores têm direito ao recebimento do abono salarial PIS/PASEP;
  • Manter o Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS) organizado;
  • Controlar os registros do FGTS;
  • Conceder benefícios previdenciários, entre outros.

A RAIS é um importante instrumento de coleta de dados trabalhistas e gestão governamental, possibilitando a geração de estudos técnicos estatísticos sobre a situação do mercado de trabalho brasileiro.

Quem é obrigado a declarar?

Todas as empresas são obrigadas a declarar a RAIS, sem exceção, incluindo:

  • Empresas inscritas no CNPJ, com ou sem funcionários;
  • Micro e pequenas empresas com empregados
  • MEI (Microempreendedor Individual) que tiver contratado funcionário no último ano;
  • Empresas individuais, mesmo que não tenham empregados;
  • Todos os empregadores definidos na CLT;
  • Órgãos da administração direta e indireta dos Governos Federal, Estadual e Municipal, o que inclui Juntas Comerciais, empresas públicas e demais;
  • Fundações e entidades que fiscalizam profissionais liberais.

Também estão obrigados a entregar a RAIS pessoas físicas que tenham empregado, anteriormente, algum funcionário — com exceção aos empregadores domésticos —, autônomos, ocupantes de cargos eletivos (prefeitos, vereadores, etc.), a partir da data que tomaram posse, desde que a opção pelos vencimentos não tenha sido feita pelo órgão de origem, cooperados, estagiários e cooperativados.

Qual o prazo para declarar?

O envio da RAIS deve ser realizado anualmente, e é referente ao ano-base anterior. Para empresas que possuem vínculos empregatícios ao longo do ano-base, é obrigatório o uso do Gerador de Declaração RAIS (GDRAIS), disponível no portal do Ministério do Trabalho.

Existem duas formas de entregar a GDRAIS:

  • A partir do preenchimento e envio imediato das informações prestadas;
  • Por meio de um arquivo salvo no disco rígido da empresa e posteriormente enviado, sendo que a entrega, neste caso, é apenas pela internet.

Para empresas que não possuem vínculos empregatícios no ano-base declarado, é necessário preencher a RAIS Negativa Web através de um formulário específico, que também está disponível no portal do Ministério do Trabalho.

Multas

Caso ocorra atraso na entrega da RAIS, a empresa está sujeita à multa a partir de R$ 425,64, acrescidos de R$ 106,40 por bimestre de atraso, contados até a entrega da RAIS.

Já para empresas que omitirem ou prestarem informações falsas ou inexatas, a multa será a partir de R$ 425,64, acrescidos de R$ 26,60 por empregado omitido ou informação declarada falsa ou inexata.

Mas atenção! Vale destacar que o pagamento da multa não isenta o empregador da obrigatoriedade de declarar as informações requeridas pelo governo na RAIS.

RAIS negativa para empreendimentos

As micro e pequenas empresas que não tiveram funcionários contratados no ano-base anterior deverão declarar a RAIS Negativa, fornecendo apenas os dados cadastrais da empresa. A exceção desta regra é apenas ao empreendedor individual que não empregou no ano anterior.

Durante o ano-base anterior, o empregador também deverá informar, na entrega da RAIS, as contribuições patronais pagas. Além disso, os empregados aposentados por invalidez no ano anterior não deverão compor a obrigatoriedade. Já no caso de aposentadorias por tempo de contribuição, idade ou aposentadoria especial, mas que continuarem exercendo as atividades na empresa, deverão ser relatados na entrega da RAIS.

Importância Fiscal

A RAIS compõe o rol de obrigações acessórias que devem, obrigatoriamente, ser enviadas aos órgãos fiscalizadores, assim como a entrega do CAGED e da SEFID, diferenciando-se destas por ser anual.

A prestação de informações incorretas ou que invalide a veracidade dos dados pode causar sérios prejuízos à empresa, com a autuação pela fiscalização e, consequentemente, aplicação de multa administrativa. Além disso, o empregado também é afetado com a perda do direito ao abono do PIS.

Conte com a ajuda de um profissional habilitado

É essencial que pessoas jurídicas e físicas busquem ajuda de um profissional habilitado na entrega da RAIS, o que oferece segurança para que todos os campos sejam preenchidos corretamente e verificados antes de efetuar a entrega no prazo legal.

A entrega correta da RAIS gera dados importantes que cumprem o real objetivo dessa obrigação, que é oferecer um mapa do mercado formal de trabalho e viabilizar que trabalhadores que tenham direito ao abono do PIS possam se beneficiar.

Muito além de cumprir o prazo legal e demais procedimentos expostos na RAIS, uma gestão correta desta obrigação leva a empresa a conhecer seu mercado de atuação e a estabelecer estratégias que possam estimular a geração de empregos e uma melhoria na economia do país.

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