Software de gestão contábil: 8 razões para usar em seu escritório

A conquista de novos clientes é o desejo de todo gestor. Porém, o crescimento também aumenta a demanda por procedimentos e a rotina pode se transformar em um verdadeiro caos. Em um serviço de contabilidade, isso é inadmissível. Para solucionar este problema, um bom software de gestão contábil pode ser o principal aliado do gestor. Você já utiliza um em seu escritório?

Exatidão é, provavelmente, a principal característica esperada de um serviço de contabilidade. Expressar em relatórios a avaliação do patrimônio e resultados obtidos pela empresa, calcular tributos e encargos, gerar demonstrativos confiáveis — esses e outros procedimentos devem ser precisos para evitar problemas de gestão e falhas no cumprimento de obrigações junto aos órgãos oficiais.

Para garantir essa qualidade e exatidão, algumas medidas são necessárias. Entre elas, podemos destacar a contratação de mão de obra qualificada e a organização dos processos. Porém, a verdade é que isso não basta.

Atualmente, um escritório que deseja crescer precisa lançar mão da tecnologia. Ela implanta melhorias na forma de realizar a contabilidade, garantindo redução de erros e custos, otimizando os processos, facilitando a gestão e aumentando a lucratividade.

Quer entender como um software de gestão contábil pode tornar seu escritório mais produtivo e lucrativo? Então descubra agora 8 razões para usá-lo!

1. Otimiza processos

A otimização é uma readequação dos processos para reduzir ou eliminar desperdícios. E como eles acontecem em um escritório?

Os desperdícios ocorrem principalmente quando:

  • gasta-se muito tempo em tarefas que poderiam ser automatizadas;
  • os recursos humanos são alocados em funções burocráticas ao invés de produtivas;
  • os procedimentos dão margem a erros que exigem retrabalho;
  • ocorrem gastos desnecessários ou gargalos.

Um software de gestão contábil permite corrigir ou pelo menos reduzir drasticamente esses fatores. Ele automatiza tarefas, liberando os funcionários para realizarem outras atividades. Reduz a possibilidade de erros, evitando a perda de tempo com retrabalho. Agiliza os processos, eliminando gargalos.

Portanto, com ele é possível vencer o desafio de produzir mais gastando menos. Um software contábil torna os processos eficientes, gerando resultados mais satisfatórios.

2. Aumenta a produtividade

Existem outras formas de controle e registro de informações, como é o caso das planilhas. No entanto, a verdade é que, embora tenham sido uma solução revolucionária no passado, hoje elas não atendem à necessidade de tornar o trabalho contábil mais ágil e produtivo.

Planilhas não “conversam entre si” e, portanto, seu uso exige uma grande dose de retrabalho. Muitas vezes, para produzir um determinado relatório, um funcionário precisa inserir os dados novamente ou, no mínimo, copiá-los de outro documento para colá-los na área de trabalho atual.

De fato, com esses procedimentos aparentemente simples, perde-se muito tempo realizando tarefas repetitivas. Trata-se de um desperdício dos recursos humanos do escritório.

Quando as informações financeiras da empresa ficam espalhadas em diferentes bancos de dados, seu acesso é mais complexo e isso favorece a desordem e o erro.

Com um software integrado, é possível acessar as informações com as quais o sistema foi alimentado automaticamente, reduzindo a carga de trabalho com esse tipo de tarefa. Desta forma, os funcionários podem utilizar o tempo para atender um número maior de clientes.

3. Diminui as taxas de erros

Todo esse retrabalho que detalhamos no item anterior consome tempo, mas não é só isso. Este tipo de procedimento também está mais sujeito a erros.

Neste caso, basta uma inserção equivocada, ou até mesmo o esquecimento na hora de acrescentar algum dado, para que todo o restante do processo seja comprometido.

A utilização de um software de gestão contábil minimiza esse risco. Isso acontece porque a partir da informação do primeiro dado, os procedimentos seguintes são realizados automaticamente, sem a necessidade de interferência dos funcionários.

4. Reduz custos

Diante das soluções que um bom sistema apresenta para os problemas anteriores, ele consegue reduzir os custos de funcionamento de um escritório, ou aumentar sua lucratividade.

Sem a necessidade de realizar as tarefas agora automatizadas, os funcionários podem atender um número maior de clientes. Em outros casos, é perfeitamente possível reduzir a quantidade de funcionários, aliviando as despesas com a folha de pagamento.

5. Possibilita uma análise estratégica

Programas eficientes criam relatórios personalizados de faturamento, pagamentos, impostos ou outras informações, de acordo com a necessidade do cliente. Assim, o gestor consegue ter uma visão ampla do negócio, o que favorece uma tomada de decisão mais eficaz.

Com o sistema automatizado, o empreendedor tem uma noção exata dos compromissos financeiros, dos períodos de maior ou menor faturamento, das possíveis variações sazonais, além do impacto que o mercado causa em seu negócio.

Desta forma, você não apenas presta o serviço contábil, mas também oferece ferramentas para que o cliente tenha condições de avaliar a saúde financeira do negócio e fazê-lo crescer, trazendo para a sua contabilidade um importante fator  para a fidelização de seus clientes.

6. Permite a atualização diante das alterações fiscais

Além dos tributos federais, existem regras tributárias diferentes nos estados e municípios e o seu software precisa estar preparado para estas diferenciações. Sistemas de qualidade apresentam atualizações sempre que essas regras mudam, o que evita operações equivocadas que poderiam trazer sanções ao cliente.

7. Qualifica o serviço prestado

Todas essas funcionalidades possibilitadas por um software de gestão contábil fazem com que o seu escritório preste um serviço reconhecidamente diferenciado, o que encanta o cliente, promove a fidelização e aumenta a possibilidade de novas contratações por indicação.

Se o valor agregado do seu serviço é percebido, ou seja, se o seu cliente enxerga que o valor que ele paga transcende a moeda porque traz muitos benefícios para o negócio dele, você sai do que chamamos de “concorrência por preço” e atinge um patamar que não só fideliza os clientes, mas também cria clientes promotores da sua marca.

8. Um software de gestão contábil permite uma melhor gestão do seu negócio

O mercado dispõe de algumas ferramentas que permitem que você, proprietário do escritório de contabilidade, possa gerir de forma mais eficiente o próprio negócio.

É possível identificar os clientes que requerem mais tempo da equipe, provendo meios para uma precificação justa. Além disso, os sistemas de gestão contábil mostram em quais tarefas os funcionários permanecem ocupados por um período mais longo, o que te permite elaborar estratégias para otimização do tempo.

Mas talvez você esteja pensando: eu já utilizo alguns softwares em meu escritório e não vejo todos esses benefícios. O fato é que o mercado dispõe de sistemas com níveis diferentes de funcionalidade e qualidade.

Softwares em que não há comunicação entre os módulos podem até apresentar algumas funcionalidades, mas apenas um sistema realmente integrado será capaz de otimizar o trabalho e garantir todos esses benefícios.

Agora que você já sabe da importância de um sistema de gestão contábil, saiba como encontrar um software compatível com as suas obrigações contábeis!

Mastermaq

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