Aprenda a achar um software compatível com suas obrigações contábeis

Um escritório trabalha com diversas obrigações contábeis, fiscais e trabalhistas. Além delas, existem processos e tarefas que precisam ser gerenciadas de perto para garantir o funcionamento do negócio.

Com mais tecnologias disponíveis, não faz sentido continuar desenvolvendo processos manuais para cumprir essas obrigações. Porém, escolher um software pode não ser uma missão simples para os profissionais da contabilidade. É preciso levar em conta uma série de fatores para ter certeza que um sistema vai atender às suas necessidades, desde as funcionalidades até a opinião de outros profissionais.

O que você deve analisar na hora de escolher o seu software de gestão? Acompanhe os pontos que listamos para te ajudar nessa tarefa!

Compare as funcionalidades

Automatização de processos

O primeiro ponto que você deve considerar é a otimização dos processos do seu escritório. Em um mundo automatizado, você não pode investir em um software que não ofereça modernização para as tarefas do dia a dia.

Procure por um software que automatize processos como lançamento de dados, emissão de demonstrativos, conciliação bancária, controle financeiro e tributário. Além disso, você também pode encontrar opções que atuam na gestão de pessoal, com controle de folha de pagamento e apuração de ponto.

Integração entre sistemas

Por falar em otimização de tempo, não desperdice um único segundo considerando um sistema que não ofereça integração. Diariamente, você desenvolve uma série de funções que dependem de várias ferramentas.

Para fazer uma escrituração fiscal, por exemplo, você precisa acessar o SPED, buscar notas fiscais eletrônicas e registros diversos. Para outras obrigações, é necessário entrar em contato com outros departamentos, e essa tarefa não pode ser uma barreira no cumprimento das atividades.

Não é preciso muita imaginação para pensar no transtorno que é ficar mudando de sistema em sistema para finalizar uma única tarefa. Assim, um software só é válido se oferecer integração com outros sistemas. Com integração, cumprir suas obrigações contábeis é mais fácil!

Segurança de dados

Quando falamos em software, muitos profissionais ainda se sentem inseguros com a ideia de inserir informações relevantes no sistema. Afinal, são dados muito importantes e até mesmo sigilosos, e arriscar perdê-los ou expor os clientes não é uma opção.

Para se resguardar nesse sentido, procure saber quais mecanismos de segurança de dados os softwares oferecem. Verifique as condições de backup e armazenamento de dados do sistema. Backups constantes e automáticos são funções básicas, assim como a opção de efetuar backups manuais caso seja o desejo do escritório.

Gerenciamento de tarefas

Um bom software é aquele que vai além das obrigações contábeis, auxiliando na gestão operacional do escritório. Por isso, recomendamos a escolha de um sistema com gerenciamento de tarefas, que permita acompanhar o andamento de atividades, o cumprimento de objetivos e até mesmo monitorar processos. Com um sistema completo nesse sentido, é possível verificar pontos como produtividade e desempenho dos colaboradores, além de facilitar a identificação de barreiras e problemas estruturais nos procedimentos.

Agilidade e usabilidade

É impossível falar de software sem mencionar a experiência do usuário. Por mais completo que o sistema seja em termos de funcionalidades, não adianta se você não consegue usá-lo da melhor forma.

Invista em um software que demonstre preocupação com a usabilidade, trabalhando com telas simplificadas e comandos claros. Atente-se também para a agilidade no preenchimento de formulários e na inserção de dados e documentos. Se o sistema demora mais tempo para processar informações do que você levaria para fazê-lo à mão, acenda o sinal vermelho!

Considere os diferenciais

Atendimento e suporte

Contar com o apoio da empresa de software depois da aquisição do produto é fundamental. O período de implementação do sistema deve contar com auxílio constante, assim como com um canal aberto de comunicação para dúvidas e reclamações.

Além do suporte e do atendimento, empresas que investem na capacitação de seus usuários merecem atenção especial. Por meio de treinamentos online, por exemplo, algumas empresas trabalham para garantir que o usuário consiga utilizar o software da melhor forma possível para suas necessidades. Essas práticas mostram que a empresa se preocupa com a satisfação do cliente, um ponto muito válido para considerar na hora de escolher o sistema ideal.

Auditoria de obrigações

Outro ponto importante para você considerar na hora de escolher o software ideal é a possibilidade de adquirir um auditor. Esse tipo de sistema vai verificar as obrigações que as empresas devem enviar para os órgãos fiscalizadores, como os arquivos do projeto SPED, e indicar quais são os erros e inconsistências encontrados.

Assim, seu cliente diminui consideravelmente as chances de ser autuado pelo Fisco e você não corre o risco de ser responsabilizado por problemas futuros. Além disso, você consegue encontrar quais são os erros que estão sendo cometidos por seus clientes, na hora de registrar alguma operação por exemplo, e corrigi-los na fonte do problema.

Consulte outros contadores

Nossa última dica é procurar opiniões de colegas contadores. Por mais que os softwares ofereçam quadros comparativos e uma série de vantagens, nada substitui uma indicação de confiança. Consulte contadores que trabalhem com obrigações contábeis semelhantes às suas, que possam te indicar um software que atenda às necessidades dele de forma plena.

É importante que você saiba que é raro encontrar uma solução que funcione exatamente da mesma forma em diferentes cenários. Por mais parecidos que sejam, cada escritório contábil tem suas particularidades e o software precisa ser flexível o suficiente para se adaptar a elas.

Agora você já está mais certo do que deve analisar antes de escolher um software compatível com suas obrigações contábeis? Então, clique aqui e saiba como essa ferramenta pode tornar as suas atividades muito mais simples!

Mastermaq

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