Como um software pode ajudar na Escrituração Contábil Fiscal?

A Escrituração Contábil Fiscal (ou ECF) é uma obrigação adotada desde 2015. Porém, muitos contadores ainda não sabem a melhor forma de lidar com a declaração e se perdem em meio aos detalhes e exigências do fisco.

Para vencer a maioria dos obstáculos no escritório, a automatização de processos costuma ser a melhor solução. Com a declaração da ECF não poderia ser diferente! Quer saber mais sobre essa obrigação contábil e como um software de gestão pode te ajudar? Confira o nosso artigo de hoje!

O que é a ECF?

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF), como você sabe, é uma declaração que as empresas brasileiras devem enviar para a Receita Federal. Ela foi instituída no sistema do SPED para substituir a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica, a DIPJ. O objetivo da ECF é fornecer dados para o fisco, para validar as informações declaradas no Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e na Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

Quem é obrigado a declarar a ECF?

A ECF é obrigatória para todas as pessoas jurídicas ativas que optam pelo regime de Lucro Presumido, Real ou Arbitrado, inclusive as que são Isentas e Imunes. Também devem entregar a ECF as empresas em regime de Sociedade em Conta de Participação (SCP), com o diferencial de que cada SCP deve enviar sua própria ECF com os dados do CNPJ utilizado na sociedade. Órgãos e fundações públicas, autarquias e empresas do Simples Nacional estão isentas de declarar a ECF.

Por que investir em um software?

Você já sabe o que é a ECF, mas precisamos ressaltar a importância de um bom software para que você possa enviá-la de forma simples e eficiente. Destacamos aqui dois pontos principais dessa discussão, confira:

Exigências da ECF

Você já deve ter visto o manual da ECF, certo? Lá estão as orientações sobre como cada registro deve ser feito. Porém, a quantidade e a complexidade das informações exigidas torna a declaração delicada e, portanto, é fundamental contar com um software que possa dar o suporte necessário a cada uma das etapas.

Organização e integração

Para ser verdadeiramente um facilitador, é essencial que o software não seja apenas um sistema de gestão, mas também que obedeça às normas da ECF, sob pena de prejudicar a empresa junto à Receita Federal. Por isso, atenção redobrada!

Para além das exigências da ECF, um software contábil é uma ótima opção por oferecer organização, segurança e integração de dados. Com um sistema automatizado, os erros de preenchimento e leitura de dados são praticamente eliminados, além de ser possível categorizar as informações da maneira mais adequada para as suas necessidades.

No caso da ECF, um software adaptado ao manual já reúne os dados necessários para a declaração. Essas facilidades tornam a declaração algo muito mais simples de fazer. Com as informações geradas corretamente, você pode trabalhar com tranquilidade dentro dos prazos estabelecidos, sem correr riscos de penalização.

Como escolher o melhor software?

Escolher uma ferramenta para trabalhar com declarações, como a ECF, não é tarefa fácil. Antes de bater o martelo, você precisa checar alguns pontos-chave nos sistemas, como os seguintes:

Aderência à legislação

Como você sabe, a ECF apresenta várias exigências. Um software contábil que não esteja de acordo com essas exigências não será uma ferramenta muito útil para o seu escritório. Além do manual da ECF, outras legislações federais, estaduais e municipais são relevantes para a organização contábil e estar em sintonia com elas é um ponto fundamental na hora de escolher o seu software.

Automatização de processos e rotinas

A palavra-chave é desburocratização. Tenha em mente que a tecnologia evoluiu até aqui para tornar suas rotinas o mais otimizadas possível. Por isso, você deve escolher um sistema que ofereça menos burocracia e perda de tempo no preenchimento de dados e mais facilidade nos processos diários.

Perder tempo é aceitável quando se trabalha com livros físicos, papel e caneta; com um software, é inadmissível! O sistema ideal possui telas de fácil usabilidade, que vão facilitar o seu trabalho e tornar a escrituração muito mais rápida. Só faça o investimento quando tiver certeza de que ele virá para melhorar a sua rotina!

Controle tributário

Ao lidar com tributos, todo o cuidado é pouco. Um pequeno deslize no preenchimento de um registro pode significar problemas sérios com o fisco, e um bom software de gestão pode evitar esse tipo de situação.

Escolha um sistema que ofereça controle e apuração de tributos. Além de garantir que as declarações, como a ECF, estão sendo enviadas corretamente, esse tipo de controle permite que você analise a vida tributária dos seus clientes ao longo dos anos.

Preenchimento dos registros

Esse é um dos pontos mais importantes na hora de escolher o sistema ideal. É fundamental que, na tela de preenchimento dos registros da ECF, o software habilite apenas os blocos que devem ser preenchidos de acordo com o regime tributário de cada empresa que você atende. Além disso, ele deve oferecer orientações para a escrituração de cada registro através de painéis informativos.

Isso vai evitar que você tenha que acessar o manual da ECF constantemente, trocando de tela e atrasando o trabalho. Com essa função, você poderá saber o que deve preencher em cada registro na própria tela de escrituração, otimizando o seu tempo e aumentando a sua produtividade.

Cálculos dos valores

O sistema também deve possuir a funcionalidade de fazer o cálculo automático dos valores para cada registro. Isso será feito de acordo com os parâmetros inseridos por você e as informações das operações feitas pela empresa e registradas no próprio software.

Com isso, em vez de fazer todos os cálculos antes de preencher a ECF, você só vai precisar interpretar o que deve escriturar em cada registro e definir o parâmetro para o cálculo necessário. Muito mais simples, não é mesmo?

Mas, atenção: é fundamental que você também consiga inserir os valores manualmente, podendo manter as informações calculadas pelo sistema ou alterá-las dentro dos campos.

Armazenamento e recuperação dos parâmetros

Por último, um benefício que com certeza vai facilitar, e muito, a sua vida na hora de preencher a ECF: um bom sistema possui a função de armazenar os parâmetros inseridos para os registros da ECF e recuperá-los para as Escriturações dos próximos anos.

Assim, a cada ano o preenchimento da ECF se tornará mais simples e rápido, pois o número de campos que devem ser preenchidos manualmente diminuirá conforme a quantidade de parâmetros recuperados. É um investimento que vai tornar o seu processo cada vez mais otimizado!

Mas, onde encontrar todas essas funcionalidades? O NG Contábil, a solução de contabilidade da Mastermaq, conta com essa e outras funções que vão tornar o preenchimento da ECF  e outras rotinas contábeis muito mais simples, rápidas e eficientes.

Quer conhecer mais sobre esse sistema? Fale com nossos especialistas e descubra como esse software pode te ajudar no dia a dia do seu escritório!

Mastermaq

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