Como um software pode ajudar na Escrituração Contábil Fiscal?

A Escrituração Contábil Fiscal (ou ECF) é uma obrigação adotada desde 2015. Porém, muitos contadores ainda não sabem a melhor forma de lidar com a declaração e se perdem em meio aos detalhes e exigências do fisco.

Para vencer a maioria dos obstáculos no escritório, a automatização de processos é a melhor solução. Com a declaração da ECF não poderia ser diferente! Quer saber mais sobre essa obrigação contábil e como um software de gestão pode te ajudar? Confira o nosso artigo de hoje!

O que é a ECF?

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF), como você sabe, é uma declaração que as empresas brasileiras devem enviar para a Receita Federal. Ela foi instituída no sistema do SPED para substituir a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica, a DIPJ.

O objetivo da ECF é fornecer dados para o fisco, para validar as informações declaradas no Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e na Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

Quem é obrigado a declarar a ECF?

A ECF é obrigatória para todas as pessoas jurídicas ativas que optam pelo regime de Lucro Presumido, Real ou Arbitrado, inclusive as que são isentas e imunes. Também devem entregar a ECF as empresas em regime de Sociedade em Conta de Participação (SCP), com o diferencial de que cada SCP deve enviar sua própria ECF com os dados do CNPJ utilizado na sociedade. Órgãos e fundações públicas, autarquias e empresas do Simples Nacional estão isentas de declarar a ECF.

Por que investir em um software?

Você já sabe o que é a ECF, mas precisamos ressaltar a importância de um bom software para ajudar o seu escritório a enviar a obrigação de forma simples e eficiente. Destacamos aqui dois pontos principais dessa discussão! Confira:

Exigências da ECF

Você já deve ter visto o manual da ECF, certo? Lá estão as orientações sobre como cada registro deve ser feito. Porém, a quantidade e a complexidade das informações exigidas torna a declaração delicada! É fundamental contar com um software que possa dar o suporte necessário a cada uma das etapas.

Organização e integração

Para ser verdadeiramente um facilitador, é essencial que o software não seja apenas um sistema de gestão, mas também que obedeça às normas da ECF, sob pena de prejudicar a empresa junto à Receita Federal. Por isso, atenção redobrada!

Para além das exigências da ECF, um software contábil é uma ótima opção por oferecer organização, segurança e integração de dados. Com um sistema automatizado, os erros de preenchimento e leitura de dados são praticamente eliminados, além de ser possível categorizar as informações da maneira mais adequada para as suas necessidades.

Esse é o caso do NGContábil! Para a ECF, o software já é adaptado ao manual e reúne os dados necessários para a declaração. Essas facilidades tornam a entrega mais simples. Com as informações geradas corretamente, você pode trabalhar com tranquilidade dentro dos prazos estabelecidos, sem correr riscos de penalização.

Como escolher o melhor software?

Escolher uma ferramenta para trabalhar com declarações como a ECF não é tarefa fácil. Antes de bater o martelo, você precisa checar alguns pontos-chave nos sistemas, como os seguintes:

Aderência à legislação

Como você sabe, a ECF apresenta várias exigências. Um software contábil que não esteja de acordo com essas exigências não vai ser uma ferramenta muito útil para o seu escritório. Além do manual da ECF, outras legislações legais e contábeis são relevantes para a organização contábil e estar em sintonia com elas é um ponto fundamental na hora de escolher o seu software.

O NGContábil está sempre se atualizando de acordo com as particularidades da legislação, sendo uma ótima opção para o dia a dia do escritório.

Automatização de processos e rotinas

A palavra-chave é desburocratização. Tenha em mente que a tecnologia evoluiu até aqui para tornar suas rotinas o mais otimizadas possível. Por isso, você deve escolher um sistema que ofereça menos burocracia e perda de tempo no preenchimento de dados e mais facilidade nos processos diários.

O NGContábil demonstra todas as informações em tela para consulta e edição, evitando a geração, validação e o retorno do arquivo mais de uma vez. Assim, o seu escritório poupa tempo na hora de preencher informações, já que está tudo dentro do sistema.

Perder tempo é aceitável quando se trabalha com livros físicos, papel e caneta; com um software, é inadmissível! O sistema ideal deve possuir telas de fácil usabilidade, que vão facilitar o seu trabalho e tornar a escrituração muito mais rápida. Só faça o investimento quando tiver certeza de que ele virá para melhorar a sua rotina!

Controle tributário

Ao lidar com tributos, todo o cuidado é pouco. Um pequeno deslize no preenchimento de um registro pode significar problemas sérios com o fisco, e um bom software de gestão pode evitar esse tipo de situação.

Escolha um sistema que ofereça controle e apuração de tributos. Além de garantir que as declarações, como a ECF, estão sendo enviadas corretamente, esse tipo de controle permite que você analise a vida tributária dos seus clientes ao longo dos anos.

Preenchimento dos registros

Esse é um dos pontos mais importantes na hora de escolher o sistema ideal. É fundamental que, na tela de preenchimento dos registros da ECF, o software habilite apenas os blocos que devem ser preenchidos de acordo com o regime tributário de cada empresa que você atende. Além disso, ele deve oferecer orientações para a escrituração de cada registro através de painéis informativos.

Isso vai evitar que você tenha que acessar o manual da ECF constantemente, trocando de tela e atrasando o trabalho. Com essa função, você vai poder saber o que deve preencher em cada registro na própria tela de escrituração, otimizando o seu tempo e aumentando a sua produtividade.

Uma das funcionalidades do NGContábil é a personalização de acordo com o tipo de tributação da empresa que está declarando a ECF. Só serão habilitadas as informações necessárias, direcionando o trabalho dos funcionários do seu escritório.

Cálculos dos valores

O sistema também deve possuir a funcionalidade de fazer o cálculo automático dos valores para cada registro. Isso vai ser feito de acordo com os parâmetros inseridos por você e as informações das operações feitas pela empresa e registradas no próprio software.

Com isso, em vez de fazer todos os cálculos antes de preencher a ECF, você só vai precisar interpretar o que deve escriturar em cada registro e definir o parâmetro para o cálculo necessário. Muito mais simples, não é mesmo?

Mas, atenção: é fundamental que você também consiga inserir os valores manualmente, podendo manter as informações calculadas pelo sistema ou alterar os dados dentro dos campos.

Armazenamento e recuperação dos parâmetros

Por último, um benefício que com certeza vai facilitar (e muito!) a sua vida na hora de preencher a ECF: um bom sistema possui a função de armazenar os parâmetros inseridos para os registros da ECF e recuperar para as Escriturações dos próximos anos.

Assim, a cada ano o preenchimento da ECF vai se tornar mais simples e rápido, pois o número de campos que devem ser preenchidos manualmente vai diminuir conforme a quantidade de parâmetros recuperados. É um investimento que vai tornar o seu processo cada vez mais otimizado!

Mas, onde encontrar todas essas funcionalidades? O NG Contábil, a solução de contabilidade da Mastermaq, conta com essa e outras funções que vão tornar o preenchimento da ECF e outras rotinas contábeis muito mais simples, rápidas e eficientes.

Quer conhecer mais sobre esse sistema? Fale com nossos especialistas e descubra como esse software pode te ajudar no dia a dia do seu escritório!

Mastermaq

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