Sistema integrado de gestão: como pode beneficiar sua empresa

Automatizar processos, reduzir a quantidade de erros, eliminar a necessidade de retrabalho: é cuidando de detalhes que parecem simples à primeira vista que uma empresa consegue gerar economia e ganhar em produtividade. Para alcançar esses objetivos, contar com um bom sistema integrado de gestão é fundamental. Mas você sabe quais são os benefícios que isso pode trazer para a sua empresa?

Se na hora de contratar esses serviços você ainda fica em dúvida se vale a pena utilizar os programas “gratuitos” oferecidos pela internet ou pagar por um software, esse post explicará detalhadamente a diferença entre esses dois sistemas.

Continue a leitura e entenda agora os principais benefícios que um sistema de gestão de qualidade pode trazer para os seus processos:

1. Reduz erros

Na gestão de uma empresa, sabemos o quanto um simples equívoco pode custar caro. Quando os controles referentes a um negócio são realizados através de planilhas ou sistemas não integrados, é preciso lançar um mesmo dado diversas vezes.

Assim, um produto faturado não é automaticamente registrado como baixa no estoque: ele depende de uma nova ação para isso. O mesmo acontece com a notificação do financeiro para o cálculo de tributos e outros procedimentos contábeis — e é justamente nessa cadeia de processos que ocorrem os problemas.

Na correria do dia de trabalho, é fácil um funcionário ou mesmo o gestor se esquecerem de fazer o lançamento em uma dessas planilhas ou módulos de gestão. O resultado? Oferecer ao cliente um produto que não está mais disponível, sanções pelo pagamento incompleto de tributos ou a incompatibilidade entre o que está efetivamente no estoque e o que consta no controle, entre tantos outros.

Nos processos contábeis, a falta de um único lançamento compromete os cálculos subsequentes, e fazer a conciliação entre eles pode consumir muito tempo e gerar uma série de contratempos.

Com um sistema integrado de gestão, isso não acontece. Uma única ação, como o faturamento, dá origem a todos esses procedimentos automaticamente e de forma totalmente confiável, evitando que a empresa seja penalizada por esses erros.

2. Otimiza os processos

Tudo se torna muito mais ágil quando controlado por um software específico para gestão, certo? Processos complexos, que demandariam muito tempo de um funcionário ou exigiriam a colaboração de vários setores são realizados automaticamente pelo sistema.

Para o empreendedor, isso significa a possibilidade de reduzir a folha de pagamento, já que o trabalho repetitivo e burocrático será feito de forma rápida pelo software, eliminando a necessidade de contratação de funcionários para esta finalidade.

O mesmo acontece com o departamento de Recursos Humanos. Quem já lidou com as atribuições desse setor sabe o quanto é preciso estar atento a prazos, pagamentos e encargos que, se não forem cumpridos, geram sanções à empresa.

Através do sistema integrado de gestão, essas operações são feitas automaticamente, e o responsável ainda recebe alertas e tem um controle mais efetivo de situações como férias de funcionários, por exemplo.

3. Facilita o controle do capital empregado no estoque

Muitas empresas necessitam de um estoque para funcionar, mas o empreendedor também sabe que empregar uma boa parte do recursos na aquisição de itens que permanecem parados por muito tempo antes da venda compromete o caixa do negócio.

Um sistema integrado de gestão oferece uma análise baseada nos dados de vendas realizadas e prevê metas realistas, além de possíveis evoluções das operações comerciais.

Com isso, o gestor consegue reduzir o estoque e manter apenas a quantidade de itens necessários de forma estratégica, de acordo com as movimentações previstas para um determinado período.

Isso previne o engessamento dos recursos pela realização de compras em excesso e o desperdício de itens devido à data de validade. Dessa forma, os investimentos no estoque se tornam mais lucrativos, tornando possível regular o preço e atrair consumidores sem que a empresa arque com prejuízo financeiro.

4. Simplifica a gestão estratégica

Compras insuficientes ou excessivas, prática de preços incompatíveis com a lucratividade, perda de clientes porque o negociador não sabia se a redução no valor de uma oferta era praticável e ainda manteria uma margem de lucro: todas essas situações interferem na produtividade e rentabilidade de um negócio, e poderiam ter todas uma única solução: acesso à informação.

Tomar decisões referentes a um negócio exige conhecimento dos processos, movimento típico em determinados períodos, preços praticados e margem de lucro, possibilidade de cumprimento de um prazo de entrega, entre outros.

Essas informações precisam ser consideradas na hora de fechar um contrato com um fornecedor ou cliente, evitando negociações que resultam em prejuízo ou geram compromissos impossíveis de atender.

No entanto, na prática das relações comerciais, nem sempre é fácil coletar essas informações. Se o sistema não tiver a integração necessária ou o controle for feito através de planilhas, a reunião desses pode ser muito demorada e trabalhosa, o que inibe a elaboração de relatórios gerenciais.

Um software integrado acaba com este problema. Através de filtros, o gestor pode definir as informações relevantes para a elaboração do relatório. Com isso, ele tem uma visão ampla e gerencial do negócio, podendo tomar suas decisões de forma embasada e alcançar a lucratividade esperada.

5. É acessível e seguro

Além da segurança nos procedimentos, que se tornam muito mais confiáveis quando realizados através de um software, a utilização de um sistema integrado de gestão garante também a segurança física dos dados.

Isso acontece porque, enquanto registros em papel ou em planilhas podem ser facilmente extraviados ou danificados em incidentes, os procedimentos realizados pelo software fazem com que os dados coletados sejam arquivados eletronicamente e contem com um backup resguardado.

Eles também se tornam acessíveis a pessoas autorizadas em diferentes locais, o que prevê a mobilidade das informações e sua utilização nos contextos em que são necessários, mesmo que os registros estejam fisicamente distantes.

Entendeu como um sistema integrado de gestão pode facilitar a administração do negócio, otimizar processos e gerar economia? Quer saber mais? Entre em contato conosco e descubra como podemos garantir integração, segurança e controle para a sua contabilidade!

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