6 dicas para cuidar da segurança de dados no escritório contábil

Todos os dias os escritórios contábeis têm que lidar com uma série de documentos sobre o próprio negócio e, principalmente, das empresas que atendem. São notas fiscais, folhas de pagamento, contratos… enfim, muitas informações sigilosas e que não podem ser alteradas, caso contrário correm o risco de gerar sérios problemas para o escritório e os seus clientes.

Por isso, é muito importante que os contabilistas estejam sempre atentos à segurança de dados, adotando práticas e medidas para se prevenir contra ataques virtuais e situações como perda ou vazamento de informações no escritório. Quer saber 6 dicas para proteger os documentos no escritório em que você trabalha? Continue a leitura do artigo de hoje!

1 – Tenha atenção com o acesso aos documentos

A primeira medida que deve ser adotada no escritório em que você trabalha para garantir a segurança de dados é a restrição de quem acessa os sistemas e documentos importantes. Como você já sabe, muitas das informações com que o escritório lida são sensíveis e sigilosas. Então, apenas pessoas de confiança e que terão muito cuidado na transação e armazenamento das informações devem ter acesso a esses dados.

Além disso, é importante estabelecer uma rotina de troca de senhas e uma política para que elas sejam seguras. Com essas medidas, o escritório em que você trabalha dificulta acessos indevidos aos dados, fortalecendo a segurança das informações armazenadas.

2 – Salve os arquivos na nuvem

Ao contrário do que muitas pessoas pensam, o armazenamento em nuvem é uma boa forma de aumentar a segurança de dados do escritório e dos clientes. Isso porque, caso os computadores recebam algum tipo de ataque virtual, como é o caso do ransomware por exemplo, os documentos que não foram contaminados na nuvem continuam salvos.

O armazenamento em nuvem, que pode ser feito em ferramentas como o Google Drive e o Dropbox, também é válido para evitar a perda de documentos. Como os arquivos não ficam salvos em um único equipamento e você pode acessá-los de diversos dispositivos, você garante que os dados estão salvos caso algum computador pare de funcionar, por exemplo.

3 – Não se esqueça da manutenção e troca dos equipamentos

Assim como acontece com qualquer máquina, é importante ter em mente que os computadores sofrem com o tempo e precisam de reparos contínuos e, eventualmente, de trocas. A manutenção dos equipamentos é necessária não só para evitar a perda de dados, mas também para garantir uma boa performance dos dispositivos e, consequentemente, a alta produtividade da equipe.

Por isso, você pode sugerir a criação de uma agenda para a vistoria e manutenção dos equipamentos no escritório, além da troca de máquinas antigas quando necessário. Assim, você se previne contra possíveis problemas que possam prejudicar a segurança de dados no negócio.

4 – Faça backups constantemente

Se você se preocupa com a segurança de dados, provavelmente já ouviu falar sobre como é importante estabelecer uma rotina de backups nos computadores do escritório. Essa é a única forma de garantir que você possui uma cópia segura dos seus dados. E, como já falamos anteriormente, além de armazenar os arquivos em um dispositivo, como um HD externo, você também pode salvá-los em uma ferramenta na nuvem.

Para se assegurar de que essa rotina será cumprida, é fundamental organizar responsáveis por essa atividade no escritório. Nesse ponto, você também pode sugerir a criação de uma agenda para que ninguém da equipe fique sobrecarregado e a tarefa não deixe de ser feita.

5 – Não deixe as atualizações de lado

Na correria do dia a dia no trabalho, é comum que a gente não preste atenção às atualizações dos softwares que usamos, dos sistemas operacionais dos computadores e até mesmo dos antivírus. Porém, esse é um ponto que não pode passar despercebido, pois as atualizações são fundamentais para manter a segurança de dados no escritório.

Além de melhorar o desempenho dos sistemas que você usa, as atualizações têm o objetivo de reparar possíveis portas de entradas para ataques virtuais. Assim, você se previne contra a infiltração de malwares, como é o caso do ransomware, e, consequentemente, protege os arquivos dos clientes e do próprio negócio.

6 – Tenha cuidado com a troca de dados

Uma atividade que pode prejudicar a segurança de dados no escritório que você trabalha é a troca de arquivos com os clientes, o que, como você sabe, acontece com muita frequência. Essa comunicação pode ser perigosa por dois motivos principais:

  • a desorganização dos clientes pode gerar o envio de documentos preenchidos de forma errada ou até mesmo a perda dos arquivos;
  • o escritório pode receber arquivos infectados por algum tipo de malware, o que gera enormes danos para o computador.

Por isso, é muito importante que essa troca de informações seja feita de forma segura e organizada. Nesse caso, você também pode usar uma ferramenta de armazenamento em nuvem. Elas geralmente permitem que você compartilhe os arquivos, além de possibilitar a organização em pastas.

Além disso, atualmente existem plataformas no mercado que facilitam a sua comunicação com o cliente, te ajudando a torná-la mais efetiva e a evitar problemas com a segurança dos arquivos. Você pode sugerir o uso de uma no escritório em que trabalha!

E você, já adota alguma dessas medidas para a segurança de dados no escritório? Preparamos outro artigo que fala um pouco mais sobre a importância do backup para você. Não deixe de conferir!

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