Dicas para você conduzir a sua reunião de negócios da melhor forma possível!

Em toda empresa há a necessidade constante de uma reunião de negócios. Metas devem ser cumpridas, relatórios precisam ser apresentados e novas definições precisam ser passadas. Mesmo assim, muitas empresas deixam de lado esse encontro tão importante ou raramente os fazem.

Outro problema é que, mesmo quando as reuniões são frequentes, elas não são conduzidas corretamente. Assim, nem sempre elas cumprem seu papel: os colaboradores continuam perdidos nas suas tarefas e as reuniões não são produtivas, demorando muito mais tempo do que o necessário.

Para evitar que esse tipo de coisa aconteça é necessário saber o que é essencial em uma reunião de negócios, além de identificar características de boas e más reuniões. E é exatamente disso que trataremos no artigo de hoje. Confira!

O que eu preciso para fazer uma reunião de negócios?

Uma reunião tem exigências específicas que devem ser seguidas para que ela seja ao menos realizável. Vamos listá-las para você agora!

Participantes

Uma reunião precisa de ter participantes, sejam chefes, colaboradores, clientes ou convidados. Uma reunião não pode acontecer sem pessoas, certo? Certifique-se de pensar a função de cada um deles ali. Um funcionário que não acrescentará em nada na reunião é melhor que fique de fora, realizando outras funções neste tempo.

Assunto

Não faça reuniões somente por fazer. Entenda porquê você chamou aquelas pessoas e anote o assunto. Lembre-se de passar o assunto para os colaboradores antes da reunião , eles podem precisar levar dados e relatórios que serão essenciais para a discussão.

Pauta

Aliado ao assunto existe a pauta. Ela diz qual éo rumo que a reunião vai tomar  e  ajuda você a não se perder em assuntos paralelos ou esquecer algum tema que deveria ser discutido. A pauta é um documento de responsabilidade do líder da reunião, então pense nela antecipadamente e certifique-se de que ela está completa!

Resolução e Metas

Tenha certeza de que sua pauta está caminhando para a resolução de uma questão ou para a definição de uma meta, afinal, é para isto que você convocou a reunião. Toda reunião de negócios precisa ter uma finalidade e essa finalidade precisa ser cumprida, caso contrário, a reunião não terá sentido e você estará desperdiçando o tempo dos seus funcionários.

O que acontece em uma reunião ruim?

Calma, calma! Eu já te digo o que faz uma boa reunião de negócios. Mas, há aquele ditado que diz que aprendemos com os erros, certo? Então eu vou listar algumas coisas que podem atrapalhar o desempenho de sua equipe nas reuniões. Com isso, você melhora a qualidade das suas reuniões corrigindo os erros e evitando que eles aconteçam no futuro, tudo bem? Então, vamos lá!

Participantes despreparados

Sua reunião começa e parece que ninguém sabe o que está acontecendo ali. Isso acontece por uma falta de comunicação antes da reunião acontecer. Lembre-se de avisar antes sobre a reunião e deixar claro qual o assunto que será discutido. Os participantes podem levar dados interessantes se estiverem preparados.

Desatenção

A reunião está acontecendo e seus colaboradores estão mexendo no celular ou simplesmente olhando vagamente para o ar? Eles estão desatentos e entediados.

Isso pode estar relacionado também ao item anterior, mas também pode estar atrelado a forma em que a reunião está sendo conduzida. Se expresse de forma clara e evite rodeios na hora de falar sobre algum assunto. Além disso, evite apresentações em slides, chatas e monótonas. Acredite, os participantes preferem uma conversa objetiva e com intenções claras.

Assuntos e pautas em excesso

Você tem pouco tempo para as reuniões e reúne todos os assuntos do mês para serem discutidos em uma hora. Pode acontecer uma de das situações: Ou os assuntos serão passados de forma rápida, sem gerar a discussão necessária que os tópicos exigem ou a reunião  vai se estender além do que foi programado, deixando os participantes estressados, frustrados e com trabalho acumulado.

Prefira fazer várias reuniões, em dias e horários diferentes, focadas em um assunto diferente. Você pode fazer uma reunião de resultados semanais e outra de definição de metas, no início da semana, por exemplo.

Desalinhamento de atividades

Passada a reunião, os seus funcionários não sabem o que fazer, perguntam repetidamente coisas que haviam sido definidas anteriormente e estão completamente confusos quanto às metas definidas.

Certifique-se, no final do encontro, de passar as tarefas de forma clara e que seus colaboradores entenderam todas as metas e definições. Isso vai poupar o seu tempo de trabalho e de seu funcionários, assim como das próximas reuniões que ocorrerão.

Atrasos

O atraso no início de sua reunião é a primeira coisa que pode dar errado. Os seus colaboradores podem pensar que você não está levando eles a sério e ficarão frustrados. Mesmo que você planeje uma reunião incrível ela estará comprometida se você se atrasar. Além disso, a sua pontualidade irá inspirar os outros participantes a fazerem o mesmo.

O que faz uma reunião de negócios ser boa e produtiva?

Certo, agora você já sabe como evitar que sua reunião não seja ruim. Mas para que ela seja boa e produtiva, você terá que se dedicar ainda mais. Separamos alguns aspectos que você pode incorporar aos seus encontros e outros que  vão te mostrar que eles estão ficando cada vez melhores!

Simplicidade

Lembre-se que uma reunião de negócios faz parte da rotina de sua empresa. É importante que você mantenha a simplicidade e a objetividade. Todos os participantes possuem as funções e compromissos dentro da empresa, não tome o tempo deles com enrolações durante as reuniões! Uma reunião simples mantém os colaboradores informados, atualizados e empolgados com o crescimento que sua empresa certamente terá.

Participação dos convidados

Os convidados estão empolgados! Você os vê com agendas e cadernos de anotação, com arquivos e dados que poderão ser apresentados… isso significa que eles estão animados com o andamento das reuniões! Então, não cometa o erro de não dar lugar de fala para eles. Permita que haja discussões (amigáveis), apresentação de dados e sugestões – e preste atenção nelas! Mas não se esqueça de manter a liderança e regular as discussões para que a reunião não se desvie do assunto principal e deixe de ser produtiva!

Ideias inovadoras

São nos momentos em que você permite que os participantes compartilhem suas observações e sugestões que podem surgir ideias brilhantes que mudarão o rumo de sua empresa. Lembre-se que é em uma boa reunião de negócios que pode estar a chave que vai resolver aquele problema tão difícil de solucionar.

Para toda reunião de negócios o dado que vai indicar de forma mais exata se ela está indo bem são as metas cumpridas. Reuniões frequentes bem geridas e administradas vai motivar a sua equipe e deixá-la mais focada em suas metas. Assim, você estará cultivando um campo de fatores de sucesso para a sua empresa!

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