Entenda tudo sobre a retenção de impostos nas notas fiscais de produtos e serviços

Quando você pensou em abrir uma empresa, imaginou a quantidade de obrigações tributárias precisaria cumprir? No Brasil, elas são muitas e podem gerar dúvidas para o contribuinte.

A retenção de impostos, por exemplo, tem suas especificidades e conhecer os seus detalhes podem evitar vários problemas com o Fisco.

Por isso, no artigo de hoje, vamos mostrar, de forma detalhada, como funciona a retenção de impostos nas notas fiscais de produtos e serviços. Vamos nessa?

Como funciona a retenção de impostos?

A gestão tributária é bastante complexa. Além dos impostos que precisam ser pagos para manter a sua empresa funcionando, você precisa recolher os tributos a cada serviço prestado ou produto vendido.

Nesse sentido, dividimos entre: retenção de impostos quando falamos de prestação de serviços e substituição tributária quando o assunto for a venda de produtos.

Os valores que serão retidos nesses procedimentos, estão diretamente ligados ao serviço prestado. Portanto, do montante pago pelo consumidor final, deverá ser descontado os valores referentes aos respectivos impostos.

Entre as retenções mais comuns, estão as Contribuições Sociais Retidas na Fonte (CSRF), o PIS, Cofins e CSLL, Imposto de Renda (IR), INSS e Imposto Sobre Serviços (ISS).

Isso, na prática, resulta no não recebimento, por parte da empresa, do valor acertado no orçamento principal. Isso porque, serão descontados os percentuais referentes aos impostos aplicados durante toda a transação.

Contudo, a responsabilidade de recolher os tributos são da empresa contratante do serviço, tendo em vista o recebimento a menor do valor cobrado pelo prestador do serviço.

Vale lembrar que essas regras são válidas apenas para as empresas optantes pelo lucro real ou presumido. Excluindo-se, portanto, os Microempreendedores Individuais (MEI), as Microempresas (ME) e as Empresas de Pequeno Porte (EPP), optantes pelo Simples Nacional.

A exceção fica por conta do ISS. Esse tributo é recolhido a nível municipal. Sendo assim, as legislações podem incidir esse imposto mesmo aos optantes pelo Simples.

Quando acontece a retenção de impostos?

A retenção e o recolhimento dependem do tributo analisado. Nos casos do Imposto de Renda, o fator gerador é o pagamento ou crédito feito à pessoa jurídica — o que acontecer primeiro. Já no caso das Contribuições Sociais Retidas na Fonte (CSRF), é o pagamento ao CNPJ beneficiário.

Quanto ao INSS e o ISS, o recolhimento é definido a partir da competência em que a nota fora emitida. Para o INSS, a normativa 971, de 13 de novembro de 2009, determina como data limite o dia 20 do mês subsequente à emissão da nota. Já o ISS vai depender da legislação de cada município.

E a Substituição Tributária?

Nos casos de vendas de produtos, é usado o mecanismo de substituição tributária para recolher os impostos devidos. Ela é a antecipação de ICMS atribuída a um contribuinte diferente do gerador da venda.

Funciona assim: o tributo é recolhido apenas uma vez e por uma única empresa envolvida no processo de produção. Ou seja, ela funciona como substituta tributária para os demais entes envolvidos na cadeia produtiva.

Portanto, o ICMS é, geralmente, recolhido pelas indústrias ou importadores, que já fazem a presunção de todos os impostos que vão incidir até o produto chegar ao consumidor final.

Como o ICMS é um imposto estadual, os valores vão ser influenciados pelas legislações de cada estado. Ou seja, é fundamental ficar atento ao local de saída e destino da mercadoria e entender bem como funciona a legislação de cada localidade, para evitar prejuízos financeiros.

Quando é feita a substituição tributária?

Não existe uma padronização para o recolhimento do ICMS. Isso se deve ao fato de que, cada estado pode fazer a sua própria legislação. Contudo, o Convênio ICMS 142/2018, último que dispões sobre as regras, define as seguintes datas:

  • Até o dia 9 do mês subsequente ao da saída da mercadoria, em se tratando de sujeito passivo por substituição, inscrito no cadastro de contribuinte do ICMS da unidade federada de destino;
  • Na saída da mercadoria do estabelecimento remetente, em se tratando de sujeito passivo por substituição não inscrito no cadastro de contribuinte do ICMS da unidade federada de destino;
  • Até o dia 2 do segundo mês subsequente ao da saída da mercadoria, na hipótese de responsabilidade por substituição tributária atribuída a optante pelo Simples Nacional, inscrito na unidade federada de destino.

Portanto, não havendo disposições contrárias, os prazos acima devem ser cumpridos.

Ficou claro como funciona a retenção de impostos nas notas fiscais de produtos e serviços? O importante é ficar atento às legislações federais, estaduais e municipais.

Para facilitar ainda mais sua rotina, que tal contar com um software de gestão fiscal? Entenda mais sobre essa solução em nosso próximo artigo.

João Vitor Fernandes - Analista de Conteúdo

João Vitor é jornalista, pós-graduado em Marketing para Mídias Sociais e Especialista em Produção de Conteúdo com certificações em Imbound Marketing e Blogues Corporativos. Atualmente atua como Analista de Conteúdo na Mastermaq.

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