5 razões para abandonar as planilhas de controle financeiro e usar um software

Novos empreendedores ou aqueles que já estão há muito tempo inseridos no mercado destacam a mesma dificuldade e complexidade ao gerenciarem sua própria empresa: o controle financeiro. À medida que a empresa cresce e alcança novos patamares, essa gestão se complica ainda mais. Assim, os controles que antes eram feitos por meio dos extratos bancários passam a ser migrados para o Excel ou outras planilhas de controle financeiro.

Planilhas eletrônicas são usadas pela maioria dos empreendedores para realizar diversas funções. Desde a gestão de pagamentos, o planejamento contábil, financeiro e tributário, até o controle de estoque, o cadastro de clientes e tantas outras funcionalidades.

Porém, esse recurso não é tão vantajoso quanto parece. Mesmo com a utilização de no-break, de um servidor qualificado e a aplicação de backups constantes, o empreendedor pode perder todos os dados com uma pane do sistema operacional ou qualquer outro tipo de problema comum em computadores.

Continue a leitura desse artigo e conheça 5 razões para você abandonar as planilhas de controle financeiro e começar a usar um software!

1. Facilidade de operação

A primeira razão para você abandonar as planilhas de controle financeiro e usar um software é a facilidade de operação.

As planilhas de Excel, comumente utilizadas nas empresas, exigem que o profissional tenha certo conhecimento e experiência para conseguir lidar com o grande número de funções disponíveis.

Além disso, à medida que a quantidade de funcionalidades necessárias aumenta, o trabalho com o Excel se torna mais complicado.

Já o sistema de gestão integrada, por outro lado, é construído para ser operado de maneira intuitiva e descomplicada, com o objetivo de ser fácil de manusear por qualquer pessoa, independentemente de suas experiências tecnológicas.

2. Atualização de dados e melhorias

Atualizar planilhas de controle financeiro é um processo que deve ser realizado periodicamente — pelo menos, uma vez por mês. É um trabalho demorado, chato e que necessita de uma atenção imensa do profissional que o executará.

Por isso, o processo de atualização pode se tornar um gargalo dentro da sua empresa, comprometendo o andamento das atividades e, como consequência, as tomadas de decisão. E, em momentos estratégicos — como quando surge uma nova oportunidade de negócio ou diante de uma crise — esse atraso pode representar grandes prejuízos.

Então, é fundamental que você tenha todas as informações importantes em um único ambiente, facilitando a sua análise e o planejamento de ações. E empregar o uso de um sistema de gestão integrada em sua empresa pode solucionar esse tipo de problema.

Outra grande vantagem está relacionada com o tempo dos profissionais. Ao abandonar as planilhas de controle financeiro, os profissionais realizarão todas as atualizações de maneira mais dinâmica e ágil, possibilitando uma melhor gestão do tempo.

E além de fornecer as informações mais importantes sobre o seu negócio em qualquer lugar que esteja (softwares de gestão armazenam os dados em nuvem), esses sistemas passam por constantes atualizações e manutenções, fornecendo para o seu negócio a versão mais atual possível — diferentemente das planilhas eletrônicas.

3. Integração com demais ferramentas

Na gestão empresarial, é comum encontrarmos planilhas que necessitam de atualizações diárias por vários setores ou vários profissionais diferentes da empresa. Logo, é necessário haver um compartilhamento das planilhas, o que traz um risco de perda de alguns dados.

E vale lembrar que, para atualizar informações em planilhas eletrônicas, é preciso baixá-las em um computador para, depois, poder alterar e incluir novos dados.

Já em sistemas de gerenciamento online, essa atualização e inserção de dados é realizada em tempo real, o que evita a necessidade de realizar o download do documento e a possível perda de dados.

Além disso, é necessário se certificar de que os dados preenchidos por um profissional em uma planilha não serão apagados ou alterados por outro, o que deixaria de lado a rastreabilidade das informações, podendo perder informações importantíssimas para o seu negócio.

Imagine um escritório de contabilidade, por exemplo, que utiliza uma planilha de Excel compartilhada para a gestão financeira de seus clientes. Nesse escritório, um erro na operação das planilhas pode gerar prejuízos para os clientes, impactando diretamente na sua respectiva lucratividade e na reputação do escritório.

Utilizando sistemas de gestão integrada, por outro lado, sua empresa estará prevenida de tal problema. Todos os setores e profissionais estarão integrados ao mesmo sistema, garantindo a segurança da informação.

E a integração das informações permitirá ainda que todos os relatórios e documentos gerados possam ser analisados em qualquer lugar, sem a necessidade de comparecer pessoalmente aos projetos.

4. Segurança

Mantendo a linha de raciocínio do tópico anterior, podemos destacar também a falta de segurança das planilhas eletrônicas. Afinal, seus dados e informações podem ser alterados a qualquer momento e por qualquer pessoa, e a planilha ainda pode ser corrompida ou excluída do computador por qualquer profissional — seja por um erro ou por má fé. Apesar de existirem maneiras de bloquear tais procedimentos e erros, esses processos apresentam falhas constantes, o que pode mesmo resultar em perda de informação para o seu negócio. E existem ainda os vírus e malwares, que podem entrar no seu servidor e afetar todos os documentos importantes para a gestão financeira da sua empresa, gerando um prejuízo enorme.

Diante de tudo isso, as planilhas online garantem a criptografia das informações inseridas e o seu armazenamento em cloud computing. Assim, se o servidor for infectado, houver um pico de energia ou, até mesmo, o roubo dos seus equipamentos, seus dados estarão protegidos. Isso porque o armazenamento em nuvem garante a segurança das suas informações, certificando que seus dados estejam sempre intactos se acontecer algum desses tipos de problemas.

5. Organização

Por último, mas não menos importante, outro fator para se abandonar as planilhas de controle e usar um software: a organização.

Em primeiro lugar, as planilhas de Excel podem ter toda a sua estrutura (cores, posicionamento das colunas e linhas, dentre outras coisas) alteradas pelo usuário. Sendo assim, nem sempre você tem uma padronização dos documentos. Além disso, caso haja profissionais desorganizados ou que não seguem os padrões estabelecidos, todos seus documentos poderão apresentar uma difícil leitura e análise de informações, tornando-se um fator negativo para o seu negócio.

Já o sistema de gestão integrada é comumente criado para que todas as informações estejam sempre organizadas e tenham acesso simples, com uma lógica de fácil entendimento para qualquer tipo de profissional. E a estrutura dessa tecnologia pode ser moldada de acordo com a necessidade do usuário, utilizando-se de filtros para disponibilizar apenas a informação que ele necessita naquele momento. Quanto a isso, é importante ressaltar que existem diversos softwares de controle financeiro disponíveis no mercado. Por isso, é fundamental que você escolha aquele que tenha funcionalidades compatíveis com a sua área de atuação.

Se você tem um escritório de contabilidade, por exemplo, procure por empresas que forneçam softwares capazes de garantir a gestão de rotinas importantes, como folhas de pagamento, fiscal, contábil, tributos e patrimônio. E escolher uma empresa com knowhow no seu segmento, sem dúvida será a garantia do sucesso dessa implementação, pois ela conseguirá aumentar a eficiência do seu negócio, cumprir os prazos específicos, controlar os erros e reduzir os custos.

E aí, gostou do nosso artigo? Viu só como vale a pena abandonar as planilhas de controle financeiro e usar um software? Para saber mais sobre esse assunto, confira nossas 6 dicas para otimizar seus serviços de contabilidade online!

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