Programas para contadores: como fazer a escolha certa

24 de agosto de 2017

Como dono de um escritório contábil, você já deve ter ouvido falar da importância dos programas para contadores. Com essas ferramentas você consegue otimizar os processos, aumentar a produtividade, diminuir as chances de erros, integrar os dados de diferentes áreas e automatizar diversas tarefas.

Porém, escolher o sistema ideal não é uma tarefa fácil – ainda mais quando se trata de escritórios menores, que possuem características e necessidades específicas. Para te ajudar a tomar a decisão certa, no artigo de hoje vamos falar sobre os principais pontos que você deve analisar na hora de escolher um programa de gestão contábil para o seu escritório. Acompanhe!

O programa atende às obrigações do pequeno escritório contábil?

Um bom programa para contadores deve tornar as tarefas operacionais do seu escritório mais simples, otimizando o seu tempo de trabalho e o da sua equipe. Por isso, o primeiro aspecto que você deve observar na hora de escolher um sistema de gestão contábil é se ele atende às necessidades relacionadas às obrigações que você deve cumprir.

Ele gera arquivos magnéticos obrigatórios, como o Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD) e a Escrituração Contábil Fiscal (ECF)? Faz o lançamento de notas fiscais? Faz o cálculo de folhas de pagamento?

Liste as funcionalidades que são essenciais para o funcionamento do seu escritório e verifique como o programa pode te ajudar. É importante lembrar que grande parte dos pequenos escritórios não atendem às empresas optantes do Lucro Real, por exemplo.

Então, os programas otimizados para esse tipo de negócio não atendem a essa necessidade. Porém, o sistema deve te ajudar a desempenhar as suas principais atividades, como as operações contábeis, tributárias, fiscais e de folha de pagamento.

É fácil de usar?

Outro ponto fundamental é a facilidade de uso do programa. Contar com um software que te ajude a desempenhar as tarefas da forma mais simples possível vai te auxiliar a conseguir resultados cada vez melhores em seu escritório. Essa é uma forma de otimizar o tempo de trabalho e se dedicar mais à gestão do seu próprio escritório.

Pense que a ideia de adquirir um programa é justamente para descomplicar os processos em seu escritório. A tecnologia deve ser uma aliada na busca por maior produtividade, e não um motivo para ter dores de cabeça. Por isso, o sistema de gestão contábil que você escolher deve contar com aquilo que você precisa para, com a ajuda de treinamentos, tornar suas tarefas mais simples e rápidas.

Garantia de produtividade

Como saber se o programa vai garantir mais produtividade ao seu escritório? Existem alguns aspectos que você pode considerar. Um software com rotinas divididas em abas, por exemplo, pode tornar o seu trabalho e o da sua equipe muito mais rápido.

Você não vai perder tempo trocando de ferramenta o tempo todo, o que torna o desempenho das atividades mais simples. Com essa otimização do tempo, você consegue maior produtividade, reduz os custos em seu negócio e pode aumentar os seus lucros.

Você também precisa verificar se existe integração entre as ferramentas e se o sistema é otimizado para pequenos escritórios. Assim, você não vai precisar ficar digitando as informações novamente a cada rotina, já que o sistema aproveita os dados inseridos. Além disso, você não terá que lidar com operações complicadas e desnecessárias ao seu escritório – você vai ter acesso a um programa pensado para o seu tipo de negócio.

Garante que os dados estão seguros?

Como contador, você sabe o tamanho da responsabilidade que é lidar com tantos dados do seu escritório e dos seus clientes. Uma falha no equipamento ou algum tipo de ataque aos seus dados pode expor informações confidenciais das empresas, causar perda de arquivos e trazer grandes prejuízos. Por isso, é muito importante que o software que você escolher ofereça funcionalidades que garantam a segurança das suas informações.

Procure um sistema que permita o agendamento de backups automáticos. Assim, além de não precisar se preocupar com essa tarefa, você vai ter certeza de que seus arquivos sempre estarão disponíveis quando você precisar acessá-los.

Oferece treinamento e suporte?

Para que você consiga usar o sistema da melhor forma e alcance resultados cada vez melhores em seu escritório, é fundamental que você receba treinamento da empresa fornecedora e tenha acesso a cursos online.

Além de te ajudar no dia a dia com a ferramenta, a facilidade de acesso a materiais ricos sobre assuntos relacionados à contabilidade 24 horas por dia otimiza ainda mais o seu tempo.

Além disso, contar com uma equipe de profissionais especializados e prontos para te ajudar em questões técnicas é um benefício e tanto na hora de usar um sistema de gestão contábil. Por isso, quando for escolher um software para o seu escritório, não deixe de procurar um fornecedor que ofereça suporte técnico.

Agora que você já sabe o que precisa analisar nos programas para contadores para fazer a escolha ideal para o seu negócio, que tal conhecer o Master Connect? É uma solução da Mastermaq totalmente otimizada para pequenos escritórios contábeis, saiba como essa ferramenta pode te ajudar!

Escrito por

Mastermaq Software

A Mastermaq mantém, há 27 anos, uma história ao lado dos contadores e empresas, com o propósito de transformar a contabilidade em fator de sucesso para o empreendedor brasileiro. Especialistas em soluções para gestão e operação de organizações, com forte aderência às legislações: contábil, fiscal, trabalhista e tributária, a empresa atende todo o território nacional.

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