Programas para contadores: como fazer a escolha certa

Como dono de um pequeno escritório contábil, você já deve ter ouvido falar da importância dos programas para contadores. Com esta ferramenta você consegue otimizar os processos, aumentar a produtividade, diminuir as chances de erros, integrar os dados de diferentes áreas e automatizar diversas tarefas.

Porém, escolher o sistema ideal não é uma tarefa fácil – ainda mais quando se trata de pequenos escritórios, que possuem características e necessidades específicas. Para te ajudar a tomar a decisão certa, no artigo de hoje vamos falar sobre os principais pontos que você deve analisar na hora de escolher um programa de gestão contábil para o seu escritório. Acompanhe!

O programa atende às obrigações do pequeno escritório contábil?

Um bom programa deve tornar as tarefas operacionais do seu escritório mais simples, otimizando o seu tempo de trabalho e o da sua equipe. Por isso, o primeiro aspecto que você deve observar na hora de escolher um sistema de gestão contábil é se ele atende às necessidades relacionadas às obrigações que você deve cumprir. Ele gera arquivos magnéticos obrigatórios, como o Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD) e a Escrituração Contábil Fiscal (ECF)? Faz o lançamento de notas fiscais? Faz o cálculo de folhas de pagamento?

Liste as funcionalidades essenciais para o funcionamento do seu escritório e verifique como o programa pode te ajudar. É importante lembrar que grande parte dos pequenos escritórios não atendem às empresas optantes do Lucro Real, por exemplo. Então, os programas otimizados para esse tipo de negócio não atendem a essa necessidade. Porém, o sistema deve te ajudar a desempenhar as suas principais atividades, como as operações contábeis, tributárias, fiscais e de folha de pagamento.

É fácil de usar?

Outro ponto fundamental é a facilidade de uso do programa. Contar com um software que te ajude a desempenhar as tarefas da forma mais simples possível vai te auxiliar a conseguir resultados cada vez melhores em seu escritório. Essa é uma forma de otimizar o tempo de trabalho e se dedicar mais à gestão do seu próprio escritório.

Pense que a ideia de adquirir um programa é justamente para descomplicar os processos em seu escritório. A tecnologia deve ser uma aliada na busca por maior produtividade, e não um motivo para ter dores de cabeça. Por isso, o sistema de gestão contábil que você escolher deve contar com aquilo que você precisa para, com a ajuda de treinamentos, tornar suas tarefas mais simples e rápidas.

Garantia de produtividade

Porém, como saber se o programa vai garantir mais produtividade ao seu escritório? Existem alguns aspectos que você pode considerar. Um software com rotinas divididas em abas, por exemplo, pode tornar o seu trabalho e o da sua equipe muito mais rápido. Você não vai perder tempo trocando de ferramenta o tempo todo, o que torna o desempenho das atividades mais simples. Com essa otimização do tempo, você consegue maior produtividade, reduz os custos em seu negócio e pode aumentar os seus lucros.

Você também precisa verificar se existe integração entre as ferramentas e se o sistema é otimizado para pequenos escritórios. Assim, você não vai precisar ficar redigitando as informações necessárias a diferentes rotinas, já que o sistema aproveita os dados inseridos. Além disso, você não terá que lidar com operações complicadas e desnecessárias ao seu escritório – você vai ter acesso a um programa pensado para o seu tipo de negócio.

Garante que os dados estão seguros?

Como contador, você sabe o tamanho da responsabilidade que é lidar com tantos dados do seu escritório e dos seus clientes. Uma falha no equipamento ou algum tipo de ataque aos seus dados pode expor informações confidenciais das empresas, causar perda de arquivos e trazer grandes prejuízos. Por isso, é muito importante que o software que você escolher ofereça funcionalidades que garantam a segurança das suas informações.

Procure um sistema que permita o agendamento de backups automáticos. Assim, além de não precisar se preocupar com essa tarefa, você vai ter certeza de que seus arquivos sempre estarão disponíveis quando você precisar acessá-los.

Oferece treinamento e suporte?

Para que você consiga usar o sistema da melhor forma e alcance resultados cada vez melhores em seu escritório, é fundamental que você receba treinamento da empresa fornecedora e tenha acesso a cursos online. Além de te ajudar no dia-a-dia com a ferramenta, a facilidade de acesso a materiais ricos sobre assuntos relacionados à contabilidade 24 horas por dia otimiza ainda mais o seu tempo.

Além disso, contar com uma equipe de profissionais especializados e prontos para te ajudar em questões técnicas é um benefício e tanto na hora de usar um sistema de gestão contábil. Por isso, quando for escolher um software para o seu escritório, não deixe de procurar um fornecedor que ofereça suporte técnico.

Agora que você já sabe o que precisa analisar nos programas para contadores para fazer a escolha ideal para o seu negócio, que tal conhecer o MasterFit? É uma solução da Mastermaq totalmente otimizada para pequenos escritórios contábeis. Clique aqui e saiba mais sobre como essa ferramenta pode te ajudar!

Mastermaq

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