Como fazer um mapeamento de processos gerenciais eficiente?

Investir na administração dos processos gerenciais de uma empresa é fundamental para a otimização do trabalho, pois faz com que o planejamento dos seus objetivos estejam conectados aos recursos da empresa e as atividades realizadas no dia a dia.

A gestão de processos gerenciais também diminui o risco de erros, minimiza custos operacionais, potencializa ganhos, melhora a produtividade e a qualidade do seu negócio. E você, quer melhorar seus resultados e alcançar suas metas corporativas? Aprenda neste artigo a importância de um mapeamento de processos eficiente:

Por que mapear os processos gerenciais?

Sabemos que processo é uma sequência de atividades realizadas em uma empresa de forma ordenada. Um bom processo agrega valor, resultando em um produto ou serviço que realmente atende às necessidades do cliente. Com isso, o mapeamento de processos pode ser definido como a organização de todo o fluxo de atividades de uma empresa.

Na teoria, seu objetivo é identificar os elementos que o compõem para que tudo corra bem. Na prática, esse método constrói um mapa que identifica e ordena as etapas produtivas e de staff da empresa, suas relações e sua contribuição para o atendimento dos objetivos estratégicos de um negócio.

Existe um passo a passo para o mapeamento?

Existem diversas metodologias e serviços especializados para o mapeamento de processos. Boa parte deles se baseia nessas 5 etapas:

Identifique os atores

O primeiro passo para uma gestão de processos eficiente e definir papéis e responsabilidades para os envolvidos. Dessa forma, cada processo terá pelo menos um gestor (além de colaboradores e clientes) capaz de executá-lo e supervisioná-lo. Como as entregas funcionam em uma via de mão dupla, é possível que os papéis entre fornecedor e cliente se alternam ao longo do processo.

Neste caso, fornecedor é aquele que disponibiliza os insumos para que o processo aconteça, enquanto cliente é aquele que aguarda uma entrega. Apesar de não ser uma regra, essa entrega pode ser também o insumo de entrada para iniciar outro processo.

Identifique as entradas e saídas

Todo processo depende de um “start”, ou seja, um elemento indispensável para que seja dado início ao fluxo. Chamado de entrada, esse elemento pode ser um email de um cliente, uma ordem de serviço, uma lista de pendências, entre outros.

É comum acontecer falhas durante a execução do processo devido à inconsistência da entrada, à ausência de algum documento indispensável ou ao preenchimento incorreto de alguma informação.

Por isso, é fundamental que as entradas tenham qualidade e estejam adequadas aos padrões e necessidades do processo que será iniciado. Assim, todo processo resulta em uma saída, que nada mais é do que a entrega anteriormente programada com a parte interessada.

Analise o suporte

Atualmente, a maioria das empresas já optou pela automatização dos processos gerenciais. Mas atenção: é essencial que você analise as ferramentas tecnológicas que dão suporte a toda a cadeia de processos.

Da mesma forma que essas soluções podem resolver os problemas identificados na execução dos processos, fornecendo novas funcionalidades para otimizar os fluxos e as entregas, as falhas também surgem da aplicação de soluções inadequadas.

Aponte as dificuldades

A função mais importante do mapeamento de processos é enxergar as dificuldades e propor melhorias para que eles deixem de existir. O nome dessa prática é racionalização de processos, e é isso que permite a melhoria contínua que são citadas nas teorias da administração.

Durante o mapeamento, muitas oportunidades de melhoria podem ser vistas. É preciso analisar cada uma delas e criar uma fila de prioridades, pois implementar muitas mudanças ao mesmo tempo fica mais difícil de ver a efetividade de cada ação.

Documente e padronize

Documentar o mapeamento é a última e mais importante etapa de todo o processo. Essa documentação possibilita visualizar e alinhar entre os envolvidos a real situação do seu negócio, o que permite que os gestores monitorem e tracem novos rumos para a otimização dos processos gerenciais.

Com o mapeamento e racionalização de todas essas etapas, as empresas podem atuar com maior sinergia e agilidade diante das mudanças e exigências do mercado, gerando maior competitividade dos seus concorrentes e sendo referência na sua área de atuação.

Como um software pode te ajudar nos processos

A aquisição de um software é fundamental para te ajudar a efetivar os processos gerenciais do seu negócio. Com ele você consegue estabelecer um fluxo organizado das atividades para o seu negócio e integrar os dados, tudo de forma automatizada.  

Com um bom sistema, que seja específico para a sua área de atuação, você permanece sempre atualizado com as especificidades do seu mercado. Além de atender os seus clientes com qualidade máxima, e se tornando referência de qualidade.

Com isso, o ganho não poderia ser outro: Informações centralizadas e organizadas, de fácil acesso que no final geram agilidade, produtividade e lucratividade para a sua empresa.

Gostou do conteúdo? Esperamos que essas dicas tenham te ajudado a otimizar a gestão do através do mapeamento de processos eficiente. Confira agora as 5 melhores práticas de gestão para um escritório de contabilidade.

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