6 pontos importantes para emitir nota fiscal eletrônica corretamente

A emissão de documentos fiscais, como a nota fiscal eletrônica (NF-e), é obrigatória para todas as empresas que comercializam produtos ou serviços. Porém, independentemente da atividade desenvolvida ou da localidade onde a empresa atua, em breve haverá apenas essa forma de emissão. Por ora, é preciso verificar a necessidade de preencher e transmitir o documento eletronicamente. Caso ela exista, deve-se ter atenção aos critérios de emissão para não haver erros. Afinal, a não transmissão da nota fiscal ou sua emissão com falhas pode resultar em multa e transtornos. Quer garantir que o seu negócio cumpra com as obrigações fiscais? Confira agora 6 pontos importantes para emitir nota fiscal eletrônica corretamente e saiba como otimizar o seu trabalho!

1. Obrigatoriedade para comércio e indústria

Nacionalmente, todos os negócios que movimentam Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) são obrigados a emitir nota fiscal eletrônica em suas operações. A obrigatoriedade independe da geração de faturamento: uma remessa para demonstração, por exemplo, precisa ser acompanhada por NF-e.

2. Obrigatoriedade para prestação de serviços

Aqui, o tributo em questão é o Imposto Sobre Serviços (ISS). Por ser de soberania municipal — ou seja, seus critérios são definidos por cada cidade —, as localidades decidem sobre a necessidade ou não de nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e) nas operações.

A maioria dos municípios já conta com sistema totalmente informatizado de fiscalização tributária e, portanto, disponibilizam a NFS-e. Os que ainda não aderiram estão em fase de transição, e a previsão é que até 2017 todas as cidades já tenham extinguido os documentos fiscais manuais.

3. Exceção para serviços tributados pelo ICMS

Há modalidades de prestação sobre as quais não incide ISS, e sim ICMS — é o caso do transporte interestadual e telecomunicações. Para esses casos, a legislação vigente é a mesma nacional válida para comércio e indústria.

4. Necessidade de certificado digital

A NF-e não é emitida sem validação e assinatura para autorização de uso com certificado digital. Já a NFS-e, dependendo da cidade, pode ser transmitida sem uso da certificação, apenas tendo perfil de usuário no sistema municipal. No entanto, grande parte das prefeituras exige certificado para emissão.

Independentemente do caso, quando há necessidade de certificação digital é preciso que ela seja de titularidade da empresa e esteja dentro da validade. Essas ferramentas são válidas por um ou três anos, conforme a escolha do usuário. Depois disso, deve-se renovar a certificação.

5. Credenciamento junto ao Fisco

A autorização de uso do documento fiscal nacional exige que a empresa esteja credenciada para emissão, e o credenciamento é feito sempre na Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado.

Primeiramente, é preciso credenciar o negócio no ambiente de teste e depois no de homologação — que dá validade jurídica aos documentos. Ambos os processos são feitos no mesmo layout, e as autorizações são automáticas e instantâneas.

Já os municípios apresentam variáveis também nesse ponto: em todos eles, é preciso ter perfil de usuário no sistema, com dados empresariais completos, login e senha. Em algumas cidades, faz-se necessário o pedido de autorização.

6. Sistema ERP para otimização do processo

Uma ferramenta de gestão integrada acelera o procedimento ao automatizar vários pontos da emissão. Dessa forma, cadastros, importação de informações, recepção com validação junto à Sefaz e envio deixam de ser ações manuais e feitas separadamente. Tudo isso facilita a gestão fiscal do negócio, garantindo mais agilidade, exatidão e segurança ao gerenciamento dos documentos.

Além desses benefícios, é preciso lembrar que o software gratuito para emitir nota fiscal eletrônica nacional será descontinuado. Por isso, a partir de janeiro de 2017, será necessário ter um programa emissor adquirido. Nesse contexto, contar com uma plataforma ERP, completa e integrada, é uma opção mais eficaz do que contratar um simples emissor.

Restou alguma dúvida sobre a emissão dos documentos fiscais ou sobre o que é necessário para proceder dentro da lei? Compartilhe conosco nos comentários: será um prazer ajudá-lo!

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