Saiba como fazer a otimização de processos em uma PME

O primeiro desafio enfrentado pela maioria das Pequenas e Médias Empresas (PMEs) nem sempre é a colocação do seu produto no mercado. Em alguns casos o desafio é conseguir trabalhar seu serviço de forma eficiente e lucrativa. Muitas novas empresas acabam falindo rapidamente quando seus donos não entendem como fazer a otimização de processos, o que leva a uma queda considerável na rentabilidade ou mesmo ao prejuízo.

Para uma companhia conseguir se manter competitiva, reduzindo seus custos e aumentando a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos, processos complicados e lentos não são uma boa opção. Nem sempre é fácil alcançar a otimização do seu serviço, mas sem dúvida é um tempo bem investido!

E, para ajudar nessa tarefa, trouxemos 4 passos simples para guiar sua organização rumo ao sucesso. Acompanhe!

1. Comece diagnosticando os problemas

Antes de começar a otimização de processos, você vai precisar encontrar a raiz do problema. O que de fato pode ser otimizado em seu serviço?

Para descobrir, você precisa, primeiro, mapear o fluxograma de trabalho, considerando o tempo de cada tarefa, quais são os requisitos para que ela seja realizada e quais outros passos dependem dessa etapa.

Com esse mapa e os indicadores de desempenho em mãos, será mais fácil notar quais estágios do processo consomem mais tempo e recursos. E não se esqueça que somente os colaboradores que desenvolvem a atividade no dia a dia, ou seja, que estão imersos naquele processo, podem te ajudar a conhecê-los. Por isso envolva toda a sua equipe!

Lembre-se que processos só funcionam se descrevem o que de fato é feito ao desenvolver uma atividade, e mais, a melhoria deles só é válida se realmente otimizar a rotina de trabalho da sua equipe.

2. Trace uma meta de melhorias

Uma vez que você tenha pleno conhecimento sobre o fluxograma da empresa, determine um objetivo. Aonde você quer chegar após conseguir otimizar processos? Redução de custos, diminuir o tempo de trabalho, elevar a produtividade diária, aumentar a qualidade do atendimento aos clientes? Com um objetivo bem definido, você terá melhores chances de atingir resultados reais.

Em seguida, você deve traçar pequenos passos entre seu estado atual e sua meta. Dependendo do tamanho da mudança, pode ser necessário mais tempo e mais atitudes.

Basta se adaptar à situação e se planejar. Lembre-se de não tomar decisões precipitadas, ou o prejuízo pode ser ainda maior.

3. Capacite sua equipe para atingir os objetivos

O componente principal em qualquer organização e os principais responsáveis por otimizar processos sempre serão os membros da equipe. Uma empresa não se faz sozinha.

Por isso, se há algum buraco na equipe, seja em termos de pessoal ou de formação, preencha essa falha. Ofereça cursos, treinamentos e outros métodos de aprendizado que ajudem a melhorar o desempenho dos colaboradores.

Algo que você também não pode esquecer sobre sua equipe é que todos devem ser bem recompensados pelos seus esforços. Colaboradores que não recebem de acordo com sua produtividade logo ficam insatisfeitos, o que pode levar à perda de um membro importante da equipe.

Sempre promova ações nesse sentido para investir na retenção de talentos.

4. Use a tecnologia para otimizar processos

Por fim, para melhorar o desempenho da empresa rapidamente, utilizar recursos tecnológicos é uma excelente alternativa. Com um software de gestão, por exemplo, é muito mais fácil acompanhar os processos da empresa e tomar decisões com relação a mudanças a curto, médio e longo prazo.

Também existem outros serviços complementares, como controle financeiro, agenda, distribuição de tarefas, ferramentas de CRM para melhorar o atendimento aos clientes, entre outros, que são sempre bem-vindos em qualquer negócio.

Agora que você entende a importância da otimização de processos em sua empresa, é hora de mudar para conseguir o melhor rendimento. Ficou alguma dúvida sobre o assunto? Então deixe um comentário e não deixe de acompanhar o nosso blog!

Mastermaq

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