O controle financeiro voltado para a saúde dos negócios

A função de controle financeiro envolve a análise e o acompanhamento constante de uma série de dados e informações de uma empresa. Especialmente no ambiente corporativo, dispor de uma boa gestão das contas é fundamental para manter os trabalhos e processos de toda a organização em ordem.

Ainda que muitas empresas se comprometam a manter suas obrigações financeiras em dia, pequenos descontroles podem ser suficientes para gerar problemas significativos no fluxo de caixa, acarretando em dívidas e custos desnecessários.

Para superar esses problemas, mostramos aqui o que é preciso para fazer o controle financeiro e a organizar esta área tão crítica para o sucesso da sua empresa. Acompanhe!

O papel do controle financeiro na organização

Todo gestor sabe muito bem que, antes dos lucros, vêm os custos e despesas do trabalho. Estes gastos surgem com a aquisição e manutenção de produtos, equipamentos, infraestrutura, mão-de-obra e serviços de terceiros. Independentemente da fonte ou do valor, todos eles devem ser registrados para que não fiquem desvinculados das análises e demonstrações de resultados.

Com o conhecimento preciso das finanças, os empresários têm condições de planejar novas estratégias e investimentos sem comprometer o capital necessário para manter a operação. Veja algumas dicas:

Bom fluxo de caixa

Compreender a conexão entre todas as etapas do seu ciclo de vendas é primordial a saúde financeira da empresa. Nesse contexto, conhecer a fundo o gerenciamento de estoques, processos de produção, a capacidade de vendas, pagamentos e recebíveis projetados é essencial.

É interessante destacar que durante um período do ciclo, conforme for as condições de negociação da sua empresa, ela terá que arcar com os custos referentes à aquisição de insumos sem ter a receita das vendas. Logo, é necessário ter previsto um capital de giro capaz de suportar esses investimentos, sem esquecer os demais custos da empresa que não estão ligados à produção.

Uma dica que lhe proporcionará um bom fluxo de caixa é ter uma meta de fazer com que o prazo médio de pagamento aos fornecedores seja sempre maior que o tempo do ciclo operacional que consiste em: tempo de produção + tempo de estocagem + prazo até a venda + prazo de recebimento. Exemplificando, se você compra a matéria prima com prazo de pagamento de 60 dias e seu ciclo operacional é de 50 dias, na prática o ciclo se completou sem você precisar gastar 1 real e você ainda ficou com recursos adicionais por 10 dias, para “trabalhar” por você.

Controle de lançamentos

Muitos empresários não dão a devida importância, mas um bom fluxo de caixa é aquele que contém registros detalhados de todos os créditos e débitos em um período especifico, inclusive de valores pequenos e não recorrentes. Embora pareçam sem importância em um primeiro momento, com o tempo esses registros podem se tornar grandes armadilhas no orçamento da empresa.

Mas como organizar com precisão todos esses dados? Em uma planilha, é possível criar inúmeras categorias de produtos e tipos de custos gerados a cada período. Anote tanto os valores das contas recorrentes – aluguel, luz, internet, água e telefone – quanto de aquisições eventuais – um simples jogo de canetas ou papel para a impressora, por exemplo. O importante é categorizar e valorizar cada informação para não se deparar com imprevistos no futuro.

Contas da empresa e contas pessoais

Um erro fatal para o controle financeiro – e que muitos empresários cometem – é misturar as contas pessoais com as da empresa. Especialmente nas pequenas corporações, o dono  ou o gerente financeiro assume a responsabilidade pelo pagamento de todas as despesas da empresa. Nessa situação, é comum que este profissional use ambos os tipos de contas para agilizar os pagamentos.

O grande problema dessa prática não tem a ver com a confiança, visto que o dono ou o gerente são membros capacitados para se envolver com o dinheiro da empresa. A questão é que o conhecimento real do orçamento fica prejudicado; afinal, após saques, depósitos, créditos e débitos gerados constantemente, o controle se torna informal e sem rastreabilidade. Por isso, evite ao máximo essa prática e, caso haja alguma exceção à regra, reembolse o valor o quanto antes.

Ausência de dívidas

Tal qual um planejamento financeiro pessoal, as finanças da empresa também devem ser controladas para evitar dividas sem sentido e necessidade. Para isso, o gestor financeiro precisa estar ciente de que não pode gastar mais do que a empresa prevê receber. Sabemos que um possível endividamento pode ocorrer  por questões emergenciais ou de investimentos; nesses casos, é essencial dedicar esforços para planejar e quitar esse valor com disciplina.

Novamente, o fluxo de caixa detalhado se mostra importante para a prevenção de novas dívidas. Com ele, é possível avaliar a quantidade de despesas a serem pagas em meses futuros e, a partir delas, refletir se há possibilidade de assumir a dívida. Caso o caixa não tenha dinheiro sobrando, o ideal é adiar a compra daquele novo equipamento até que o orçamento volte a possibilitar a aquisição com boas condições de pagamento, que a propósito, geralmente são dadas para compras à vista.

Pagamentos em dia

Assim como as pequenas despesas eventuais, os pagamentos em atraso podem parecer inofensivos quando praticados uma vez ou outra. O problema é que todos estão sujeitos à multa e à aplicação de juros que, acumulados, poderiam ser utilizados em investimentos valiosos para a empresa. Pensando nisso, certifique-se de que todas as contas sejam quitadas no prazo adequado e evite prejuízos.

O sucesso dessa prática demanda que você mantenha o caixa sempre atualizado e organizado para facilitar a análise e quitação de todas as despesas. E, se o pagamento em dia já é vantajoso por inúmeros motivos, experimente adiantar algumas contas quando elas proporcionarem descontos para a empresa. Em muitas negociações com fornecedores, é possível garantir bons descontos com o pagamento adiantado de produtos e serviços.

Poder de negociação

Embora a relação dos empresários com parceiros e fornecedores seja meramente profissional, nada impede que uma boa negociação seja utilizada em momentos de necessidade. Na proximidade do vencimento de uma conta que a empresa não terá como pagar, qual seria sua solução? Um dos erros mais comuns dos empresários é optar por deixar prazos estourarem antes de dialogar com o fornecedor ou contratante.

Além de prejudicar a imagem da empresa, essa atitude só mostra que você não tem abertura para discutir saídas que beneficiem ambas as partes. Deixe o orgulho de lado e renegocie sempre que for preciso, entrando em contato com a entidade a qual se deve e explicando a sua situação. Desde que não seja um costume recorrente, essa escolha pode ser muito mais positiva do que esperar uma cobrança de última hora.

Soluções atualizadas

Por fim, manter um bom controle financeiro exige da empresa uma busca constante por soluções atualizadas. Entre elas, podemos citar as famosas tecnologias de um sistema de gestão, comumente projetado para atender necessidades específicas de um modelo de negócio.

Por meio de um software ERP, a empresa consegue organizar suas finanças em um único local, o que facilita o controle e acompanhamento de diferentes dados e despesas. Com manipulação fácil, tais sistemas permitem a qualquer empresa diminuir custos, otimizar o tempo, garantir o controle e focar em novas estratégias de trabalho.

Conhecendo os fatores que facilitam a organização das contas a pagar, você já pode planejar formas de incluí-los aos poucos na rotina empresarial. E você, como você faz o controle financeiro da sua empresa hoje? Conte pra gente nos comentários e participe!

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