Guia completo da Nota Fiscal Eletrônica

Tudo que você precisa saber sobre esse documento

6 de dezembro de 2018

A contabilidade digital trouxe algumas mudanças significativas para os escritórios de contabilidade. Uma das principais é a modernização das notas fiscais com o surgimento da nota fiscal eletrônica. 

Apesar de ser um conhecimento bastante difundido, esse documento ainda gera muitas dúvidas para empresários, contadores, transportadores e quem mais precisa fazer uso da NF-e.

Por isso, neste guia completo você vai ter informações sobre como emitir, quais são as vantagens, os tipos e muitas outras informações sobre as notas fiscais eletrônicas. É só seguir a leitura. 

Para que usar a nota fiscal?

A nota fiscal serve para comunicar ao governo a venda de um produto ou serviço da sua empresa. Além disso, ela  é usada para documentar o pagamento de tributos, se estão sendo recolhidos de forma correta e ainda estruturar a contabilidade do negócio. 

Outro ponto importante a se destacar sobre as notas fiscais é que elas são um direito do consumidor e ele precisa apresentar o documento em caso de troca e devolução de produtos ou cancelamento e reclamações de serviços prestados. 

Quem deve emitir nota fiscal fiscal?

Todas as empresas que vendem mercadorias ou prestam algum tipo de serviço precisam emitir nota fiscal. Ou seja, basicamente todas as empresas precisam fazer a emissão deste documento.

A exceção fica por conta dos Microempreendedores Individuais (MEI). Eles são obrigados a fazer a emissão de nota quando comercializam com pessoas jurídicas, caso o destinatário não emita nota fiscal de entrada. 

Nota fiscal para MEI

Já que falamos do MEI, vamos entender melhor essa categoria. Como dissemos, essa categoria só é obrigado a emitir Nota Fiscal quando comercializar com outras empresas. Em caso de prestação de serviço diretamente para o consumidor final — Pessoa Física —, a emissão precisará ser feita se solicitado.

Nesse sentido, caso precise fazer a emissão do documento para a vendas e serviços de transporte intermunicipal e interestadual, o microempreendedor individual precisa pedir autorização na Secretaria de Estado da Fazenda do estado ao qual está localizado. 

Caso a nota seja para prestação serviços e serviços de transporte municipal, o MEI deverá ser autorizado pela Secretaria de Fazenda Municipal.

Não emitir nota fiscal é crime?

Como comentamos esse é um documento que permite o recolhimento dos tributos da forma correta. Ou seja, a não emissão da nota fiscal pode ser configurada como sonegação de impostos. 

A Lei nº 8.137/1990 fala falsificação, alteração ou a recusa de emissão da NF-e. A pensa prevista é de 2 a 5 anos de reclusão além de multas. Além disso, a empresa estará ferindo o direito do consumidor de obter o documento fiscal e pode sofrer sanções também nesta esfera.

E a nota fiscal eletrônica?

A nota fiscal eletrônica se tornou obrigatória em todo o país em 2007. O seu principal objetivo é facilitar e melhorar a fiscalização do governo com relação aos impostos que ele deve receber.

Desde que a NF-e foi implantada no Brasil, o sistema da Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ), já mudou várias vezes ao longo desses anos pois precisa se ajustar à nova realidade fiscal para corrigir erros, mudar algumas informações e se tornar cada vez mais eficiente.

Assim, quando um grupo de mudanças é reunido, são liberadas notas técnicas que trazem essas diversas alterações nos processos de emissão da NF-e. Em 2017 foi a vez da NF-e 4.0!

A versão 3.10, que é anterior à 4.0, foi desativada em abril de 2018. Por isso, é importante garantir que o sistema utilizado para emissão de documentos fiscais esteja adequado para a nova geração da NF-e.

Quais são as vantagens da Nota Fiscal Eletrônica?

São vários os benefícios que a NF-e traz. abaixo listamos os principais:

  • Armazenamento digital dos arquivos  – Diminuição de gastos com espaço físico. Chega daqueles arquivos cheio de pastas e papéis;
  • Redução de tempo com a facilidade e agilidade no preenchimento das informações e o envio para os órgãos fiscalizadores;
  • Redução dos custos com impressão – Os arquivos podem ser facilmente enviados por e-mail para o consumidor e digitalmente para as SEFAZ; 
  • Facilidade e praticidade na consulta de documentos;
  • Simplificação de operações – — Tudo pode ser feito por um emissor de NF-e.

Minha empresa deve emitir NF-e?

Apesar de obrigatória em todo o território nacional, existem algumas especificidades para cada estado. Sendo assim, é importante que você consulte a SEFAZ para entender como funciona a emissão de nota fiscal eletrônica.

Outra opção é consultar as resoluções e portarias publicadas no Portal da NF-e

Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica?

NF-e

O NF-e é o tipo de emissão de Nota Fiscal Eletrônica mais popular. Ele é usado para o comércio de produtos que precisam passar pela tarifa ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços). A sua legalização é feita a partir da assinatura digital do seu emissor e da Secretaria da Fazenda.

O XML da NF-e

Ao ser emitida a Nota Fiscal Eletrônica, são gerados dois arquivos pelo sistema: um com extensão .xml e outro que deverá ser impresso, também chamado de DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). Os dados referentes à movimentação constante no documento fiscal (seu arquivo .xml) são enviados para um repositório que, posteriormente, poderá ser consultado por qualquer cidadão que esteja de posse do código de barras existente no DANFE.

Essa modalidade de documento fiscal existe exclusivamente em ambiente eletrônico. Deve-se ressaltar, porém, que o DANFE também têm relevância fiscal, pois ele deverá acompanhar a mercadoria quando ela estiver em trânsito.

NFS-e

Esta é uma Nota Fiscal Eletrônica ligada a serviços. Foi originada com a intenção de suprir a Declaração de Serviço (ligada à tarifa ISS – Imposto Sobre Serviços). Cada nota deste tipo está relacionada a um modelo de serviço específico e ela deve ser arquivada (no prazo de até 5 anos depois a sua emissão) no formato XML.

A NF-e não é emitida sem validação e assinatura para autorização de uso com certificado digital. Já a NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica), dependendo da cidade, pode ser transmitida sem uso da certificação, apenas com um perfil de usuário no sistema municipal.

No entanto, grande parte das prefeituras exige certificado para emissão. Independente do caso, quando há necessidade de certificação digital, é preciso que ela seja de titularidade da empresa e esteja dentro da validade.

CT-e

O CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) surgiu em 2012 e está relacionado ao transporte rodoviário de carga. Emite-se esse documento para acompanhar a mercadoria durante o trânsito.

Os seus valores são únicos e o seu procedimento é bem mais rápido. A sua legalização é feita pela assinatura digital do vendedor e da SEFAZ.

NFC-e

A NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica), será uma das substitutas ao cupom fiscal tradicional mas em formato eletrônico. Ele tem como intuito facilitar o controle fiscal por parte do governo ao mesmo tempo em que traz vantagens para os empreendedores, tais como a redução de gastos e a maior agilidade.

Ela é um documento legal que comprova que o comprador adquiriu determinado produto ou serviço e confirma os custos reais dessa transação para efeitos de ordem fiscal.

O que é o MDF-e?

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais é emitido quando existe o transporte de mercadorias. Esse documento foi instituído em 2010 e, a partir de 2014, tornou-se obrigatório em todo território nacional.

Apesar de sua emissão ser obrigatória ele é um documento que é armazenado digitalmente. Ou seja, é necessário fazer a impressão apenas do documento auxiliar DAMDFE. 

Como emitir uma Nota Fiscal Eletrônica na sua empresa?

Para fazer a emissão de uma Nota fiscal eletrônica é preciso seguir os seguintes passos:

Obtenha um certificado digital

Para emitir a Nota Fiscal Eletrônica, primeiramente, você precisa de uma assinatura digital para atestar sua legalidade e comprovar que foi a sua instituição que a emitiu. É preciso que você a obtenha junto a uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP).

Credencie-se na secretaria da fazenda

É também necessário se cadastrar na Secretaria de Estado da Fazenda. No início, selecione a modalidade de credenciamento “Em homologação”. Dessa forma, as notas não serão emitidas oficialmente (será apenas um teste), até que você esteja apto para essa atividade (nesse momento, selecione a opção de credenciamento “Em produção”).

Adote um software emissor de NF-e

Em breve, será preciso optar por um software gerador de notas fiscais eletrônicas. Afinal, o programa da Sefaz (emissor gratuito) deixou de ser atualizado em janeiro de 2017.

Mas não se preocupe, existem vários sistemas gestores que emitem NF-e a custos reduzidos. Busque por um que esteja adequado às necessidades da sua instituição!

Fluxo de emissão da Nota fiscal eletrônica

Existe um passo a passo a ser cumprido para a emissão de um nota fiscal eletrônica. Desenhamos ele no infográfico abaixo. Confira:

 

Conheça os arquivos  XML, DANFE, CFOP e NCM

XML

O XML (sigla para Extensible Markup Language, ou Linguagem Extensível de Marcação Genérica em português) é uma linguagem computacional, também conhecida como linguagem de marcação. Esse nome se dá devido à sua aplicação em textos ou outros tipos de dados, tornando-os passíveis de serem lidos por indivíduos ou computadores.

Uma de suas características é a flexibilidade de uso em diferentes bancos de dados. Ou seja, ao ser escrito por um determinado banco, é possível que outro o decodifique.

DANFE

O DANFE é o documento auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Ele contém várias informações da NF-e, tendo em vista que é uma representação gráfica e simplificada do documento. No entanto, é importante ficar claro que ele não substitui a emissão da NF-e, apesar de facilitar a sua visualização.

CFOP

Essa é a sigla para o Código Fiscal de Operações e Prestações. Ou seja, ele identifica, por meio de números, a natureza de circulação de mercadorias e serviços de transporte intermunicipais e interestaduais.

Esse código precisa estar indicado nas notas fiscais, documentos, guias e escriturações de livros

NCM

No mesmo sentido do código CFOP, a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) identifica as mercadorias comercializadas entre os países. Ele deve contar nas notas fiscais eletrônicas mesmo quando a transação for feita no mercado interno. 

Além da regulação, esse código é usado para fins estatísticos e melhoramento das condições econômicas. 

E o que é um certificado digital?

O Certificado Digital foi criado pelo governo em 2001. É uma assinatura eletrônica que permite que pessoas e empresas se identifiquem, assinem digitalmente de qualquer parte do mundo e sejam reconhecidas em cartório. Todo esse processo é feito com muito mais agilidade e segurança para os dados. O Certificado é basicamente a sua identidade digital perante os órgãos.

Baseada em criptografia, a Certificação Digital utiliza algoritmos capazes de garantir confidencialidade em todos os processos via internet. Além da segurança das suas transações, o Certificado tem a mesma autenticidade jurídica que uma assinatura feita a próprio punho.

Empresas que tem mais de cinco empregados (Simples Nacional), Lucro Real ou Lucro Presumido precisam emitir NF-e e, portanto, necessitam da assinatura eletrônica.

Como corrigir uma NF-e?

Em caso de erros no processo de emissão ou até mesmo após a nota fiscal eletrônica ter sido emita, é possível fazer a correção e evitar problemas com o Fisco. Veja quais são os procedimentos. 

Cancelamento de Nota Fiscal

A alternativa mais simples para corrigir erros é cancelar a NF-e emitida. Porém, para que este processo seja válido, é necessário que a mercadoria ainda não tenha circulado. Além disso, o cancelamento só é possível em no máximo 07 dias (168 horas) a partir da data de emissão. 

Fique atento pois estes prazos podem variar de acordo com cada região. Então, é sempre prudente consultar as regras para cada estado. 

Emissão de Nota Fiscal Complementar

Esse é um documento para corrigir erros de valores errados nas notas fiscais. Mas fique atento, você só poderá usar este método caso for preciso acrescentar valores à sua NF-e. Caso você precise retirar valores, este método não é válido

Ou seja, nenhuma outra operação é aceita a não ser a de acrescentar valores à Nota Fiscal Eletrônica.

Nota Fiscal de Substituição e Anulação

Existe ainda a possibilidade de fazer um documento de Substituição e Anulação, caso uma das duas opções anteriores não consigam resolver o seu problema. Ela pode ser feita em até 60 dias após a data de emissão da NF-e, no entanto, existem alguns pontos a serem observados. 

Esse método é válido para quando você precisa reduzir o valor final da sua Nota Fiscal Eletrônica. Outro detalhe é sobre a Inscrição Estadual (IE) do comprador. Caso ele não possua a IE, será necessário que ele emita uma declaração de anulação do serviço de transporte, e nesse documento indicar o número, valor e data da NF-e original. Só depois desse trâmite é que você conseguirá emitir a nota de substituição e anulação. 

Agora, caso o comprador tenha Inscrição Estadual, basta ele emitir uma Nota de Anulação de Valores. 

Carta de correção

Mas como nem tudo são flores, o seu cliente pode ter percebido o erro após o envio da mercadoria. Por isso, é possível fazer uma Carta de Correção Eletrônica que pode ser emitida para informar algumas alterações na CTe.

As alterações são válidas desde que não entrem em algumas destas situações:

I – as variáveis que determinam o valor do imposto, tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou da prestação;

II – a correção de dados cadastrais que implique mudança do emitente, tomador, remetente ou do destinatário;

III – a data de emissão ou de saída.

Quanto ao prazo, a Carta de Correção Eletrônica pode ser feita em até 30 dias após a data de emissão da Nota Fiscal. Outro ponto é que uma NF-e pode ter no máximo 30 cartas de correção. 

Como consultar uma NF-e do seu CNPJ?

Antes de entender esse processo é preciso explicar sobre os números de série de uma Nota Fiscal. A legislação brasileira existe que as NF-e de uma empresa sejam numeradas de 000.001 a 999.999. Ou seja, a primeira nota emitida por uma empresa será da série 01 e terá numeração 000.001 quando chegar à nota fiscal 999.999, ela passará para a série 02 e a numeração voltará para 000.001.

Agora vamos ao processo para a consulta da NF-e:

  • O primeiro passo é acessar o Portal Nacional da SEFAZ.
  • Depois, digite a chave de acesso no campo correspondente.
  • Confirme o captcha selecionando a opção “não sou um robô”.
  • Por fim, insira o seu certificado digital A1 ou A3.

A chave de acesso você encontra no DANFE. Ou seja, só é possível fazer uma consulta a NF-e com o documento auxiliar em mãos. 

É preciso armazenar as notas fiscais?

Sim! É importante armazenar as notas fiscais por um prazo de 05 anos. Isso porque, o processo fiscalização pode retroagir por até essa data e você precisará apresentar toda documentação necessária em caso de alguma investigação. 

Porque usar um emissor de Nota Fiscal Eletrônica?

Como já sabemos, vivemos uma fase em que tudo muda o tempo todo. Essas mudanças e novidades além de se apresentarem em grande quantidade, têm um peso muito importante quando falamos de desenvolvimento do negócio e lucratividade.

Sem estar atualizado, você não só deixa de ganhar, como pode perder muito do que construiu. Lembre-se que as legislações são bastante severas e as exigências precisam ser cumpridas a rigor!

Por isso, para estar em conformidade com as tendências do mercado, é preciso contar com uma solução completa, que não só te ajuda a se atualizar, mas também possibilita otimizar o processo de emissão de nota fiscal eletrônica com ainda mais praticidade e segurança.

Bom, esse foi o Guia Completo da Nota Fiscal Eletrônica. Espero que a gente tenha conseguido te ajudar e entender tudo sobre esse documento. Quer continuar os seus estudos? Baixe o nosso material sobre como Moldar o seu negócio para otimizar os resultados. Esperamos você!

Escrito por

João Vitor Fernandes - Analista de Conteúdo

João Vitor é jornalista, pós-graduado em Marketing para Mídias Sociais e Especialista em Produção de Conteúdo com certificações em Inbound Marketing e Blogues Corporativos. Atua como Analista de Conteúdo na Mastermaq.

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