Entenda tudo sobre a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica

O que é, como emitir, benefícios e impostos

6 de julho de 2020

A contabilidade digital modernizou todos os processos contábeis, incluindo a emissão de notas fiscais. Para os prestadores de serviço, por exemplo, é exigido desde 2007 a emissão da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e).

O objetivo dela é facilitar os processos fiscais e tributários, uma vez que tudo pode ser feito pela internet e sem burocracia. No entanto, é preciso ficar atento ao cálculo dos impostos, a emissão correta do documento e outros detalhes.

Sabemos que estes cálculos e processos podem ser complexos e a ajuda de um emissor de notas fiscais pode ser uma boa solução para simplificar ainda mais o seu dia a dia. No artigo de hoje vamos te mostrar todos os detalhes sobre a NFS-e e como escolher um emissor de notas fiscais para a sua empresa. Vamos nessa?

Afinal, o que é Nota Fiscal de Serviço Eletrônica?

Como próprio nome diz, ela é o documento que formaliza as transações entre prestador de serviço e comprador, seja no âmbito físico ou digital. Sendo assim, ela deve ser utilizada quando há prestação de serviço de qualquer natureza, como por exemplo:

  • consultorias;
  • serviços de personal trainer;
  • médicos;
  • entre outros.

A emissão desse documento é realizada nas prefeituras de cada município em que a prestadora está sediada e é preciso ficar atento aos processos de cada cidade. 

A nota fiscal de serviço eletrônica faz parte de uma série de documentos que visa facilitar os processos de fiscalização e combate a sonegação de impostos. Entre eles estão, por exemplo, a NFC-e

Quais são os benefícios da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica?

Como dissemos, o objetivo da NFS-e é facilitar o dia a dia dos prestadores de serviço. Abaixo, listamos alguns benefícios do documento.

  • menos gastos com impressão;
  • menor espaço de armazenamento físico;
  • simplificação de processos;
  • melhor controle tributário;
  • validade jurídica e fiscal;
  • segurança para a realização de transações;
  • emissão automatizada;
  • menos erros com digitação;
  • controle de notas emitidas;
  • organização do fluxo de caixa;
  • integração meios de pagamento;
  • integração em todo o território nacional.

Quem deve emitir NFS-e?

Como já dissemos, sempre que houver a prestação de serviço a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica deve ser usada. É importante ressaltar que empresas que comercializam produtos e serviços, independente do tamanho, regime tributário, também precisam emitir a NFS-e.

Sendo assim, empresas do Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real e até os MEI — em alguns casos — são obrigados a fazer a emissão do documento. Algumas empresas que fazem vendas de serviços pela internet também fazem uso da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica.

Veja alguns exemplos.

  • marketplaces;
  • ERP/Sistemas de gestão em geral;
  • venda de cursos online;
  • venda de congressos online;
  • eventos em geral;
  • agências de marketing.

Como funciona a emissão de Nota fiscal de Serviço Eletrônica?

O processo de emissão da NFS-e é diferente para cada município. Para alguns, é preciso do certificado digital, por exemplo. O ideal é que você consulte os detalhes da cidade a qual o prestador de serviço está domiciliado.

Depois de estar por dentro de todas as peculiaridades, você deve acessar o site do município para a emissão da Nota Fiscal. A NFS-e é dividida em três etapas.

1º Etapa – Credenciamento

Como foi dito anteriormente, cada prefeitura possui seus próprios procedimentos em relação a nota fiscal de serviço eletrônica.

Portanto, o primeiro passo é fazer um credenciamento junto à prefeitura da sua cidade. Uma secretaria que cuida da parte fiscal, subordinado à Prefeitura, será o responsável por cadastrar o seu CNPJ e dar o aval para que o prestador de serviço realize a emissão da NFS-e.

Fique atento, pois cada prefeitura tem um procedimento próprio para essa finalidade. Recomendamos que acesse o site da prefeitura da sua cidade e procure pela área identificada como “Nota Fiscal de Serviços eletrônica” e observe todas as regras para ser tornar emissor.

A primeira etapa é a de credenciamento no site da prefeitura da cidade. Nesse processo será gerado um protocolo para comparecimento ao órgão especializado do município. No órgão será preciso apresentar os seguintes documentos:

  • Protocolo de solicitação de credenciamento;
  • Via original do CPF;
  • Documento de identificação do representante legal e dos atos constitutivos da pessoa jurídica.

Depois dessa análise, se não existir pendências, será gerada uma senha para que você continue o processo.

2º Etapa – Acessando o sistema

Acesse o sistema, entre no local destinado a emissão da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica. Você vai precisar informar o seu CPF, e-mail e a senha que foi gerada. Quando acessar o sistema confira se os dados da sua empresa como CNPJ e Inscrição Estadual e Razão Social estão corretos.

Caso exista algum erro você precisa entrar em contato com a prefeitura e pedir para corrigir os erros. 

3º Etapa – Emitindo a nota

Agora é hora de emitir a sua Nota Fiscal de Serviço Eletrônica. Primeiro, é preciso informar  os dados do contratante do serviço e informar qual o método de emissão:

  • intermediação — onde é indicado  o CNPJ da empresa que está fazendo a intermediação do serviço prestado
  • substituição — quando se aponta o CNPJ do tomador e o número da nota a ser substituída.

A NFS-e será comum caso não atenda a algum destes requisitos acima. 

Depois você vai informar a atividade exercida pela empresa e que foi cadastrada na prefeitura. É preciso informar a atividade que mais se enquadra ao serviço prestado. 

Feito isso, caso você tenha escolhido a opção de dedução da base de cálculo, por exemplo, é preciso informar a baixa de materiais. Neste caso, o preenchimento é feito com o cadastro das notas fiscais recebidas e alguns campos que identificam algumas características da nota. Sendo assim, o valor será deduzido da nota.

Detalhando o serviço

Agora é hora de começar o detalhamento da nota. Aqui é preciso informar os itens que compõem a nota fiscal. É preciso adicionar um por um e colocar todos os detalhes como horas trabalhadas e valor do serviço.

Assim que a NFS-e for enviada, de acordo com os perfis de emissor e tomador cadastrados, será enviado um e-mail com a chave de acesso à Nota Fiscal de Serviço  Eletrônica. É possível também pedir para fazer o envio direto para o e-mail do cliente.

Atenção: A NFS-e deve ser preenchida de acordo com a lista de serviços determinadas pelo sistema de cada prefeitura.

Após o envio, a nota fica armazenada no sistema do município e uma cópia do XML deve ser guardada pelo prestador de serviço pelo prazo estipulado por lei — que no Brasil é de 05 anos. Se necessário é possível pedir o cancelamento, caso identifique algum erro. 

Como cancelar uma NFS-e?

Caso o seu processo seja manual, como o que citamos acima, o risco de erros é grande. Mas, mesmo com um emissor de notas, erros são possíveis. Ou então, você pode passar por alguma situação que seja necessário um reembolso ou garantia. Para tanto, você precisará cancelar a NFS-e. 

Neste caso, você tem duas opções. Fazer o cancelamento pelo site da prefeitura e aguardar a autorização do cancelamento, ou fazer pelo seu sistema emissor de nota fiscal. 

O cancelamento fica a cargo da prefeitura e cada município tem a sua regra. Em alguns casos, por exemplo, não existe o cancelamento e sim a substituição do documento por outro e este precisa ser vinculado à primeira NFS-e, indicando a correção 

Existe também prefeituras que exigem abertura de processo administrativo, que precisa ser feito presencialmente. Sendo assim, é necessário ficar atento a todos os detalhes e contar com um bom emissor de notas fiscais. 

​Como calcular os impostos da NFS-e?

Os impostos da sua Nota Fiscal de Serviço Eletrônica dependem do regime tributário ao qual a empresa está inserida.  Sendo assim, é importante entender bem qual regime é o ideal para a sua empresa. Caso exista alguma dúvida, é importante consultar o seu contador.

Ele pode te ajudar a escolher o regime ideal para a sua empresa e, consequentemente economizar com impostos.

Escolhendo um bom emissor de Notas Fiscal

Como já sabemos, vivemos uma fase em que tudo muda o tempo todo. Essas mudanças e novidades além de se apresentarem em grande quantidade, têm um peso muito importante quando falamos de desenvolvimento do negócio e lucratividade. Sem estar atualizado, você não só deixa de ganhar, como pode perder muito do que construiu, afinal as legislações são bastante severas e as exigências precisam ser cumpridas a rigor!

Por isso, para estar em conformidade com as tendências do mercado, é preciso contar com uma solução completa, que não só te ajuda a se atualizar, mas também possibilita otimizar o processo de emissão de nota fiscal eletrônica com ainda mais praticidade e segurança. 

Veja as principais facilidades do emissor de nota fiscal:

  • filtros inteligentes;
  • processos automatizados;
  • interface moderna e multiplataforma;
  • suporte especializado;
  • acompanhamento em tempo real.

Espero que tenhamos te ajudado a entender todos os detalhes da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica. Quer conhecer a nossa solução para emissão de notas fiscais? Converse com um de nossos consultores e descubra como podemos te ajudar. 

Escrito por

João Vitor Fernandes - Analista de Conteúdo

João Vitor é jornalista, pós-graduado em Marketing para Mídias Sociais e Especialista em Produção de Conteúdo com certificações em Inbound Marketing e Blogues Corporativos. Atua como Analista de Conteúdo na Mastermaq.

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