Home Office: 8 ferramentas para otimizar o seu trabalho

Desvie dos impactos da pandemia com as ferramentas certas

30 de março de 2020

Para desviar dos impactos da pandemia e continuar funcionando, diversas empresas estão em home office, sendo que algumas em primeira mão. 

Separamos ferramentas para otimizar seu trabalho e manter sua equipe 100% conectada. Confira!

Para trabalhos integrados 

O trabalho em equipe já não depende da colaboração físicas presencial em diversas áreas. A organização de arquivos, por exemplo, pode ser facilitada com o auxílio de duas ferramentas. O Google Drive e o Microsoft Teams, formam uma ferramenta importante para o trabalho remoto. 

Google Drive

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Basta criar uma conta gmail e você terá acesso a documentos, planilhas, notas e outros recursos que podem ser compartilhados para toda sua equipe e modificados em tempo real; tudo fica armazenado em nuvem.

Através do menu “Acesso Rápido”, encontre seus arquivos pelo nome sem precisar procurá-los pasta por pasta. O Google Drive disponibiliza 15 GB de armazenamento grátis, sendo que mais gigas podem ser compradas. 

Microsoft Teams

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Pacote de aplicativos semelhante ao Docs, com planilha, banco de dados, clientes de email.. você pode acessar, compartilhar e editar arquivos do Word, PowerPoint e Excel em tempo real.

O Microsoft Teams foi desenvolvido pensando na TI com funcionalidades de gerenciamento para colaboração, reuniões, chamadas e aplicativos em um único local com administração simples.” Site do Microsoft Teams.

Faça reuniões por videoconferência

Manter a comunicação em dia é crucial, principalmente quando estamos em home office. Nesse sentido, as ferramentas Google Hangouts e o Zoom facilitam esse processo para você!

Google Hangouts

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Entre no site com seu gmail e convide seus colegas de trabalho, mas fique atento, eles também precisam ter uma conta google para conseguir utilizar a ferramenta. Essa plataforma permite videochamadas, chamadas de voz e chat.

No google hangouts não existe limite de tempo, no entanto, a ferramenta limita em 150 o número de pessoas participantes de uma mesma conversa. 

Zoom

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Plataforma de videoconferência com chamadas individuais ou até com 100 pessoas, com reuniões de no máximo 40 minutos no plano gratuito. Por ele, também é possível fazer Webinars e compartilhar sua tela para seus colegas. 

Os vídeos com alta qualidade são um destaque dessa ferramenta, além de integrar com seu calendário e email corporativo, podendo fazer agendamentos de reuniões via celular também.

Organização de tarefas para otimizar o trabalho home office

Imagine a famosa parede cheia de post-its e sua agenda, integradas no mesmo lugar ( e de forma organizada). Essa é a função do Asana e do Trello.

Asana

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Software pensado na produtividade de funcionários, sem o uso de e-mails ou intermediários. Crie e atribua tarefas para sua equipe, separadas em colunas personalizadas como “estamos fazendo, concluído, esperando aprovação”. As tarefas criadas são atribuídas aos seus responsáveis, podendo ser agendadas de acordo com o prazo que devem ser entregues.

“Asana é a plataforma de gerenciamento de trabalho que as equipes usam para permanecer focadas nas metas, projetos e tarefas diárias que fazem crescer o negócio.” Site do Asana.

Trello

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O Trello funciona na mesma ideia que o Asana, operando como freemium (gratuito). A organização por meio de cartões com tarefas e atividades o torna bem visual, sendo um dos seus pontos positivos.

Integre suas plataformas usadas diariamente no seu fluxo de trabalho, como Dropbox, Slack e Google Drive. O Trello também pode ser conectado em todos seus dispositivos, mantendo você conectado de qualquer lugar. 

Conversas e mensagens no trabalho home office

As mensagens instantâneas são fundamentais para manter todos funcionários integrados e alinhados das ações e mudanças feitas no trabalho. Nesse sentido, o Slack e Whatsapp são perfeitos para isso.

Slack

Adicione seu time e tenha acesso a conversas individuais ou em equipe. O software também permite o envio de documentos e vídeos, além de poder ser integrado com o Google Drive. Ideal para empresas que querem separar os canais de atividades corporativas das pessoais.

Crie canais separados para comunicação de cada projeto ou atividade, otimizando as conversas sobre o mesmo tópico. Por meio da barra de pesquisa, você consegue localizar qualquer mensagem, incluindo arquivos e integrações.

Whatsapp 

Whatsapp já é usado por boa parte dos brasileiros, sendo assim uma vantagem. O app para conversas pode ter acesso tanto no mobile quando na web, podendo ser usado em qualquer lugar oferecendo mobilidade.

Empresas que usam o Whatsapp como meio de se comunicar com clientes também podem utilizar o Whatsapp Business, criando uma conta comercial com seu número e passando mais credibilidade.

Trabalhe em qualquer lugar!

Além de todas estas ferramentas, o acesso remoto a sua máquina do escritório também é uma boa possibilidade. Para tanto, vamos listar aqui três ferramentas que podem te ajudar a ter acesso ao seu computador do escritório, mesmo estando em casa

Teamviewer

Essa ferramenta oferece, além do acesso à sua máquina, algumas outras funcionalidades importantes como chat, chamadas de vídeo e conexão a contatos próximos automaticamente. Você pode ainda dar ênfase diferente a cada usuário, de acordo com as funções que cada um desempenha dentro do seu escritório.

A versão gratuita do Teamviewer é apenas para teste e dura 07 dias, após este período é preciso pagar uma mensalidade. 

LogMein

As principais diferenças entre estas duas ferramentas estão na usabilidade e no período de testes. O LogMein, tem um sistema mais simplificado e que permite que você acesse a sua máquina como se estivesse sentado na frente dela. Ou seja, os computadores logados trabalham como extensões externas da rede, facilitando a usabilidade do software.

A versão gratuita do LogMein também é para teste, no entanto, ela dura 14 dias e não sete como o Teamviewer.

AnyDesk

O Anydesk desempenha os mesmo serviços que os outros dois citados acima, porém, de forma gratuita. A interface clara e objetiva faz com que essa seja uma importante ferramenta a ser considerada para acesso remoto.

Agora só falta você testar todos esses recursos, escolher qual funciona melhor para sua empresa e mãos à obra! Trabalho Remoto não é mais um problema, mas sim uma grande solução.

Lembrando que a funcionalidade de alguns é válida não só para home office, mas na rotina diária dentro da empresa. São inúmeros os negócios que já têm essas ferramentas no seu dia a dia: nós, por exemplo, usamos muito o Google Drive para produzirmos conteúdos em conjunto e o Asana para separar as tarefas do mês. Prático, não é mesmo?

Ainda assim, é comum se ter algumas dúvidas quanto ao home office, por ser um formato novo de trabalho para diversas empresas. Para te ajudar, preparamos um Webinar sobre como trabalhar em home office, com dicas e conselhos. Confira!

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Escrito por

Gabriela Bowen - Estagiária de Marketing

Gabriela é estagiária de Marketing e Conteúdo da Mastermaq Software, sob a supervisão de João Vitor Fernandes - Analista de Conteúdo.

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