Guia do Sistema ERP: planejando seus recursos empresariais

Manter a organização das informações é essencial para qualquer empresa: sendo ela grande ou pequena, é preciso que os dados estejam bem organizados para manter a rotina do escritório contábil sob controle. Nesse contexto, uma companhia que consegue automatizar e modernizar seus processos, é capaz de reduzir custos e aumentar sua produtividade, ganhando um diferencial competitivo. É por isso que muitas empresas contam com um sistema de ERP (Enterprise Resources Planning , ou Planejamento de Recursos Empresariais).

Mas qual é a importância de escolher um software específico para as necessidades do seu negócio? Continue a leitura e descubra!

Conheça as 7 principais vantagens de um ERP

Ao adotar as soluções tecnológicas de um sistema ERP (sistema integrado de gestão empresarial), por exemplo, você obterá as seguintes vantagens que tornarão sua empresa mais competitiva:

1. Melhorias na organização e no controle

Com ferramentas tecnológicas de ponta, os processos e atividades do dia a dia operacional passam a ser controlados de acordo com rotinas padronizadas. Isso faz com que as operações fiquem mais organizadas e traz ao gestor mais poder de controle do negócio.

2. Redução de custos

Existem várias formas de diminuir os custos com a tecnologia. Ao integrar melhor todos os departamentos com um sistema ERP, ganha-se agilidade, diminui-se os erros e retrabalhos e otimiza-se o tempo dos colaboradores. Automatizando as atividades relacionadas ao dia a dia burocrático da empresa, a quantidade de pessoal também pode ser diminuída, o que ajuda a reduzir os gastos sem perder em qualidade.

3. Otimização de processos

A tecnologia ajuda a padronizar os processos. Com sistemas e aplicativos, pode-se criar workflows (sequências lógicas de atividades) que precisam ser seguidos dentro dos departamentos, de modo que um processo novo só começa quando o outro termina. Logo, o poder de parametrização e de automação trazido pela tecnologia pode tornar os processos empresariais otimizados e eficientes.

4. Redução de falhas produtivas

A padronização e a integração de processos obtidos com ferramentas tecnológicas também contribuem para a diminuição das falhas produtivas. A produção aumenta ao mesmo tempo em que os erros e retrabalhos diminuem, uma vez que os colaboradores devem seguir exatamente o que está parametrizado nas ferramentas.

5. Otimização de tempo

Todo o tempo dispensado para consolidar planilhas, analisar dados e até corrigir erros e falhas é mitigado com o bom uso de soluções tecnológicas. Isso significa que, usando um bom ERP, em poucos cliques é possível gerar relatórios gerenciais, fazer projeções e tomar decisões inteligentes com base em dados confiáveis.

6. Análises de resultados claras e confiáveis

A tecnologia também permite que o antigo modo de administrar um negócio baseado na intuição (ou no empirismo) dê lugar a uma gestão mais pragmática e focada no poder analítico do gestor. Com as ferramentas tecnológicas adequadas, é possível imputar, processar e analisar dados em tempo real e com total confiança.

7. Construção de cenários futuros e identificação de tendências

Por fim, ao utilizar soluções como ERP, é possível fazer simulações, projeções de cenários de negócios e estabelecer metas baseadas em tendências de mercado e de comportamento do cliente. Isso é possível porque, com a automatização, os dados passam a ser melhor capturados e administrados, transformando-se em informações relevantes para a tomada de decisão.

O que considerar em um sistema ERP?

As principais razões para contar com um software de ERP em uma empresa são: eliminar atividades demoradas, como conferência, organização e lançamento de dados e mitigar erros com o controle manual das informações. Além disso, criar uma inteligência de negócio com análises comparativas e garantir que os registros estarão em total aderência com as normas empresariais e governamentais.

Esses ganhos de produtividade permitem que você ofereça produtos e serviços de alto valor agregado — qualidade que será percebida pelos clientes — e tenha mais controle sobre as operações. Pode parecer óbvio, mas é fundamental que o software escolhido para o seu escritório seja aderente às suas necessidades.

Afinal, o ERP deve se adequar aos seus processos e não o contrário. Por isso, avalie as seguintes funções que os sistemas devem oferecer a você:

Necessidades primárias

Para se certificar de que o seu sistema ERP não deixará nada passar, confira se ele conta com as funções de parametrização de lançamentos, recebimento de documentos, correções, fechamentos e emissão de guias de pagamento. Além disso, ele também deve possibilitar o controle de honorários, a administração de áreas como financeiro, contábil, fiscal, estoque, produtividade, vendas, pessoas, retaguarda e compras. É como se você contratasse um gerente de planejamento.

Resolução e prevenção de problemas

Um sistema ERP, além de controlar e tornar mais transparente, pode otimizar diversos processos da operação, diminuindo erros e retrabalhos, aumentando a rapidez e reduzindo custos. Com isso, você ganha mais tempo para fazer com perfeição aquelas ações que considera determinantes para o sucesso do seu negócio. É como se você contratasse um segundo gerente, o de operações.

Funções e ferramentas indispensáveis

Um sistema que fará a diferença para o seu negócio deve estar preparado para atender o seu segmento, oferecendo facilidades nas atividades do dia a dia e garantindo a gestão de rotinas administrativas, como folha de pagamento, contábil, fiscal, patrimônios e tributos. É como se você contratasse um terceiro gerente, o administrativo.

Por que escolher um sistema ERP específico?

Já que cada negócio possui uma especialidade, também existem necessidades específicas que devem ser atendidas pelo ERP. Portanto, para trabalhar com mais precisão e eficiência, cada empresa precisa de um software ERP voltado para os seus propósitos. Isso torna a escolha de um bom fornecedor fundamental e esse processo deve ser feito com cautela e pesquisa de mercado.

Como escolher o fornecedor de ERP ideal?

Uma pesquisa feita pela Choosing an ERP System com empresas que passavam pela implementação de um sistema ERP pela segunda vez, revelou dados interessantes: antes mesmo de considerar o preço ou a facilidade operacional como características principais, as companhias queriam contar com fornecedores de qualidade e nome no mercado. Empresas que já passaram por essa experiência sabem que escolher um fornecedor sem nome e representação de mercado pode causar transtornos operacionais e até prejuízo a longo prazo.

Por isso, optar por softwares que valorizam as necessidades específicas da operação do cliente, tenham constante suporte/assistência técnica e experiência no mercado, são considerados pontos essenciais.

As características de um bom fornecedor de ERP

  • Suporte: garantir suporte aos usuários com técnicos especializados, estrutura de treinamento e capacitação gratuita para os clientes em plataformas digitais;
  • Implementação completa: processo de implementação e configuração do sistema, deixando o sistema 100% pronto para o uso;
  • Integração: sistemas altamente integrados, que façam conexões entre as diferentes áreas do negócio, para otimizar a produtividade e possibilitar uma estrutura de B.I;
  • Atendimento: ampla estrutura de atendimento por diferentes tipos de canais, como telefone, chat e site;
  • Familiaridade: total conhecimento das particularidades legais da sua região;
  • Evolução: aprimoramento constante dos produtos, pesquisa de mercado, abertura às sugestões e demandas de clientes.

Como você viu, um sistema ERP oferece muitos benefícios às empresas, que vão desde ganhos em eficiência até a otimização do fluxo de informações, passando ainda pela qualidade dos resultados. Além disso, escolher o fornecedor de ERP é uma tarefa que demanda pesquisa por parte dos empreendedores, para garantir a melhor decisão às suas necessidades e estratégias.

Ainda tem dúvidas sobre a importância do sistema ERP? Utilize a área de comentários para que possamos saná-la!

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