Guia do Sistema Contábil: você sabe o quanto precisa de um?

Às vezes, nos acostumamos tanto a seguir processos manuais enraizados na cultura do negócio, que nem percebemos como ferramentas facilitam a nossa rotina diária. Se você trabalha em um escritório de contabilidade e precisa melhorar as operações, ter um sistema contábil pode ser a solução.

Além disso, hoje, qualquer negócio depende de comunicação integrada e da tecnologia para funcionar. Por isso, adquirir um software é fundamental para obter informações com eficiência e tomar decisões mais acertadas.

Mas como nem tudo é um mar de rosas no oceano corporativo, é preciso saber exatamente quais softwares estão preparados para atender o empreendedor contábil. Afinal, ninguém quer investir ou depender de um sistema que não atenda às necessidades específicas do seu negócio.

Já teve aquela sensação de que pode e deve aumentar sua produtividade no trabalho? Confira o nosso guia completo sobre sistema contábil!

Por que usar um sistema contábil para a gestão?

Quem vive a rotina de um escritório de contabilidade, sabe que os desafios de gestão são inúmeros. Com a constante expansão do setor contábil e o dinamismo específico deste mercado, gerenciar processos nunca foi tão importante.

Afinal, é preciso controlar de perto os honorários para evitar prejuízos, garantir a produtividade da equipe, controlar e assegurar a entrega de trabalhos e, é claro, ficar de olho nas finanças do escritório. São tantas necessidades específicas que os softwares padrão do mercado não conseguem acompanhar as demandas do empresário contábil.

Por isso, é necessário encontrar uma ferramenta que atende especialmente às necessidades deste setor. Veja por que usar um software de gestão para contadores:

Contratos atualizados

O setor contábil tem uma característica: a necessidade de firmar contratos com os clientes. Em geral, esses contratos possuem algumas características, como:

  • Reembolso de despesas adicionais envolvidas na execução do serviço contratado;
  • Mudança na faixa de valor de acordo com o volume de demandas;
  • Serviços extras, que podem acarretar em despesas inesperadas.

Gerir todas essas informações manualmente é muito complicado, arriscado, ineficiente e o pior: seu escritório pode perder dinheiro e nem se dar conta disso.

Gestão personalizada

Um dos pontos críticos do escritório contábil é a definição dos honorários e o entendimento da rentabilidade do negócio a partir da produtividade dos funcionários. Existe uma dificuldade em estabelecer um preço adequado pelo volume de operações e lançamentos, complexidade das obrigações e pelo porte da empresa.

Softwares padrão não são programados para dar essas respostas ao contador, pois para isso, seria necessário uma série de operações específicas. Já um sistema contábil especializado pode ser parametrizado com precisão para dar tais respostas.

Produtividade garantida

Para se destacar em um mercado competitivo, é preciso não só entregar mais, mas fazer isso em menos tempo, garantindo a qualidade do resultado. Para isso, é necessário ser eficiente e eficaz.

O primeiro passo para melhorar a produtividade é analisar o volume de entregas da sua equipe, a quantidade de operações realizadas, quais clientes são atendidos e que colaboradores participam do processo. Ter um controle informatizado dessas informações significa maior poder de análise para redefinir as melhores formas de operar, garantindo entregas satisfatórias para o consumidor e para o negócio.

Comunicação eficiente

Não tem nada pior do que ver seu cliente solicitar, pela quarta vez, um documento que já foi enviado e a equipe ficar perdida no atendimento. Isso acontece porque o acesso às informações é mais demorado quando se depende de controles manuais e esse atraso compromete as operações internas e gera desgastes no relacionamento com o consumidor. Dependendo do cliente, isso pode acontecer com muita frequência e atrapalhar toda a produtividade da equipe.

Além da comunicação externa e do controle de protocolos, um software de gestão para contadores permite melhorar também a comunicação interna. Com as informações necessárias disponíveis na rede, todos os colaboradores saberão exatamente onde estão as informações, demandas, quais tarefas devem ser feitas e quando precisam ser realizadas.

Acompanhamento da saúde financeira da empresa

É de extrema importância achar e controlar os dados financeiros da sua empresa de forma rápida, prática e segura. Ainda existem gestores que não desenvolveram um controle sistemático de finanças e vivem desorganizados com os números.

Algumas instituições até conseguem manter planilhas organizadas, mas a medida que o negócio cresce, o ideal é optar por um software de gestão que permita atualizar os dados on-line e gerar relatórios e projeções futuras, por exemplo. Afinal, para que você consiga ter uma ideia da saúde financeira da empresa, é necessário ter todos os dados importantes disponíveis de forma lógica e acessível.

Integração com o cliente

O sistema contábil permite que o contador tenha mais acesso às movimentações diárias dos clientes, melhorando, por exemplo, o atendimento, agilizando os processos de obtenção de documentos e a realização das obrigações fiscais. Um ponto importante dos softwares diz respeito à conciliação bancária que esses sistemas apresentam. Uma vez que a grande maioria permite importar arquivos diretamente do banco, economizando um tempo precioso na rotina de trabalho.

Controle financeiro eficiente

Uma das falhas mais comuns no controle financeiro ocorre quando o gestor mescla as contas pessoais com as da empresa. Além de mascarar os reais ganhos e perdas do negócio, essa prática impede que você saiba realmente como a sua empresa está e induz a decisões erradas na gestão. Um software contábil é a solução para não cometer essas e outras falhas quando o assunto é finanças.

Teve suas dúvidas sobre sistema contábil respondidas? Gostaria de sugerir algum assunto que não foi abordado? Sinta-se à vontade e utilize os comentários!

Mastermaq

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