Gestão eletrônica de documentos: o que é e como implementar?

Os documentos de uma empresa são fundamentais para o seu pleno funcionamento. É neles que se encontram informações confidenciais e legais como contratos, planilhas, textos e demais registros. É natural que esses arquivos se acumulem ao longo dos anos, mas é preciso ter cuidado! Afinal, se guardados de forma tradicional, eles podem ocupar muito espaço e se tornarem um entrave para a empresa, criando morosidade e burocracia até nos processos mais simples. É nesse contexto que uma gestão eletrônica de documentos (GED) se mostra necessária para garantir a agilidade dos processos internos do seu negócio. Ainda não sabe o que é GED? Então acompanhe esse post e veja tudo o que ela pode fazer pela sua empresa:

O que é gestão eletrônica de documentos (GED)

A gestão eletrônica de documentos (GED) é uma forma prática e eficiente de organizar arquivos corporativos. Sua função é condensar as informações em formato digital com segurança, automatizando todos os processos burocráticos de acordo com as necessidades internas do negócio. Dessa forma, você ganha tempo, libera seus funcionários de trabalhos manuais demorados e aumenta a produtividade da sua equipe em outras linhas de operação.

Implantando a GED

Quando falamos do arquivamento de documentos corporativos, algumas etapas são importantes na hora de iniciar a transferência do físico para o digital. É preciso planejar previamente para que a segurança das informações seja mantida e nada se perca no meio do caminho. Veja em poucos passos como começar a GED no seu negócio:

Disponibilize funcionários

Antes de tudo, verifique se há disponibilidade de pessoal para separar documentos e decidir o que deve ser digitalizado. Dependendo do porte da organização, essa tarefa inicial de triagem também pode ser terceirizada com sucesso. Caso contrário, os funcionários encarregados deverão coletar todos os documentos que serão transferidos para o sistema digital e uni-los a outros que já estão neste formato. Esse procedimento exigirá muita capacidade de organização e uma boa dose de concentração!

Crie métodos de categorização

Criar critérios relevantes de categorização é o segundo passo mais importante para ganhar eficiência e aumentar a produtividade. Com isso, os documentos poderão ser encontrados com facilidade quando necessário, eliminando a difícil (e demorada) tarefa de garimpar pastas físicas no dia a dia. Tente utilizar critérios como períodos, áreas de responsabilidade, tema, grau de relevância, grau de confidencialidade, entre outros.

Controle o acesso

É fundamental controlar o acesso aos documentos da sua empresa. Caso existam documentos confidenciais, por exemplo, é necessário que seu acesso seja restrito às pessoas autorizadas. O contato com gerentes e demais influenciadores é importante nessa fase, garantindo decisões assertivas sobre o caráter sigiloso de determinados arquivos.

Aproveite os benefícios

Como você pode ver, a GED é um método vantajoso de organização de documentos. Sua implementação traz benefícios potenciais duradouros à empresa, como a facilidade de coleta e repasse de dados, a alta disponibilidade das informações, menor dependência de manutenção de arquivos por parte dos funcionários e menor risco contra roubos e danos, além da redução do uso de espaço físico.

Cuidados importantes

Os documentos da organização que ainda não foram escaneados devem ser limpos e preparados antes da digitalização. Os que não tiverem função ou forem obsoletos podem ser descartados nessa fase, evitando trabalhos desnecessários. Quanto aos documentos já presentes em formato digital, é preciso catalogá-los para definir a que assunto se referem ou a qual departamento pertencem, se não estão corrompidos ou se apresentam algum problema técnico. Lembre-se ainda de fazer o backup dos arquivos para que nada seja perdido em caso de eventualidades.

Sua empresa depois da GED

Seus documentos já estão digitalizados, catalogados e organizados em um software de gerenciamento? Agora ficará muito mais fácil organizar os novos arquivos nesse novo sistema: basta submetê-los a uma triagem rápida para decidir a qual tema ou setor eles devem ser anexados, otimizando as buscas.

Atualmente, ferramentas como DropBox, Google Drive e One Drive já oferecem plataformas seguras de armazenamento na nuvem, garantindo a eficiência dos seus processos. Se não se sentir seguro para realizar esse processo, não hesite em contar com a ajuda de uma empresa especializada!

E você, já implantou a gestão eletrônica de documentos na empresa? Tem alguma dúvida sobre o processo? Compartilhe conosco nos comentários!

Mastermaq

Com mais de 25 anos de experiência, a Mastermaq oferta produtos e serviços baseados em softwares para todo o território nacional. Contamos com uma rede especializada que atende em todas as regiões do país, envolvida no acompanhamento de milhares de contratos ativos.

LEIA TAMBÉM