Gestão do escritório contábil: 4 dicas para melhorar os processos da sua empresa

14 de novembro de 2016

O dia a dia de um escritório de contabilidade é cheio de desafios. É uma luta diária para corrigir dados e providenciar alvarás e licenças. Tudo isso sem contar a preocupação constante em cumprir prazos, preencher formulários e interpretar dados da legislação; Portanto a gestão do escritório contábil é algo que exige planejamento.

Se você vive essa rotina, é importante entender que ela não é a parte principal do seu negócio. Ou seja, é hora de pensar na gestão do seu escritório.

Para te ajudar a entender melhor esse processo, preparamos esse artigo com dicas para melhorar os processos da sua empresa.

Melhorando a gestão do escritório contábil

Como dissemos, a gestão do escritório contábil exige planejamento e disciplina. Sendo assim, é preciso ficar atento a pequenos descuidos, que podem contribuir para diminuir a produtividade da equipe. Isso pode gerar problemas de motivação, comunicação interna, desgastes com clientes e baixo retorno financeiro.

Portanto, é preciso ficar atento aos sinais da sua equipe e agir para resolver de forma objetiva e rápida.

4 principais erros da gestão do escritório contábil

1. Não conhecer a sua persona

Você sabe qual é o modelo de negócio do seu cliente? E a dinâmica da operação do escritório? Estratégias de gestão devem considerar, dentre outros fatores, as características da persona que representa o seu cliente.

Muitos escritórios de contabilidade desconhecem os clientes que atendem e, por isso, têm dificuldade em direcionar ações de marketing para atrair novos clientes e fidelizar os atuais.

Entendê-los é importante para saber tomar decisões estratégicas. Estude bem as particularidades dos seus clientes para definir um perfil para o público e tomar decisões mais acertadas em relação a ele. Uma boa gestão considera atender seus clientes relevando suas necessidades e particularidades. Assim, será uma garantia de oferecer qualidade e agilidade nos serviços prestados.

2. Não ter um fluxograma de trabalho

Uma gestão eficiente exige um fluxograma de trabalho bem definido, que evidencie as diretrizes estratégicas – missão, valores, visão e objetivos – do seu negócio. É preciso deixar bem claro para os clientes internos e externos, qual direção você pretende tomar para alcançar resultados cada vez melhores. Lembre-se que não definir com clareza as tarefas dos colaboradores impossibilita o gestor de controlar a qualidade e o desempenho do trabalho executado.

Defina prazos e metas de produtividade para cada colaborador e delegue tarefas. Essa segmentação permitirá utilizar ferramentas de controle para implementar uma contabilidade interna organizada. Conhecendo o trabalho e o desempenho de cada colaborador, é possível saber quais problemas estão impedindo a produtividade, otimizando a resolução das falhas.

3. Não investir em posicionamento no mercado

Não basta apenas ser um excelente profissional. Para gerir com eficiência um escritório contábil, é preciso desenvolver habilidades de empreendedores que o destaquem da concorrência.

Muitos escritórios contábeis não sabem ou não investem em recursos publicitários. Porém, este é um importante diferencial competitivo que pode trazer mais clientes para o seu negócio. Afinal, quando um cliente percebe a qualidade dos serviços prestados, é natural que ele o indique a outras empresas. Por isso, investir no fortalecimento da marca é essencial para alcançar um bom posicionamento no mercado.

4. Não automatizar as tarefas

A área contábil é uma das que mais sofre com constantes atualizações de legislação. E isso exige que os profissionais da sua equipe acompanhem de perto todas estas mudanças. Portanto ,realizar tarefas operacionais manualmente já não cabe mais nas atuais necessidades dos escritórios contábeis. A automatização dos processos possibilita maior agilidade nos lançamentos e atualização constante das novas normas fiscais/contábeis e tributárias.

Com as novas exigências referentes ao SPED, eSocial, Bloco K, ECF e demais obrigações, uma boa gestão de escritório contábil é essencial. Assim, a automatização dos processos é um passo importante para um negócio de sucesso, agilizando a rotina e tornando o contato com os clientes mais transparente e direto.

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Escrito por

Mastermaq Software

A Mastermaq mantém, há 27 anos, uma história ao lado dos contadores e empresas, com o propósito de transformar a contabilidade em fator de sucesso para o empreendedor brasileiro. Especialistas em soluções para gestão e operação de organizações, com forte aderência às legislações: contábil, fiscal, trabalhista e tributária, a empresa atende todo o território nacional.

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