Gestão de escritório contábil: você tem feito da maneira correta?

O dia a dia de um escritório de contabilidade é cheio de desafios: é uma correria para corrigir dados incorretos, providenciar alvarás e licenças, calcular taxas e impostos, entre outros sufocos diários. Tudo isso sem contar a preocupação constante em cumprir prazos, preenchendo formulários e interpretando uma legislação que se altera a todo instante. Se você vive essa rotina, não a aceite como se a coisa mais importante do seu negócio. É hora de pensar na gestão do seu escritório.

A gestão do escritório contábil exige planejamento e disciplina para desdobrar o idealizado em benefícios na operação. Por falta de planejamento e racionalização, pequenos descuidos ou erros acabam comprometendo a produtividade da equipe gerando problemas de motivação, comunicação interna, ineficiência produtiva, desgastes com clientes e baixo retorno financeiro.

Para te ajudar a rever o plano da sua estrutura de negócio, listamos aqui os principais erros cometidos na gestão de escritório contábil que comprometem seu empreendimento. Acompanhe!

Não conhecer o público-alvo

Você sabe qual é o modelo de negócio do seu cliente alvo? E a dinâmica da operação dele? Estratégias de gestão devem considerar, dentre outros fatores, as características do público-alvo. Muitos escritórios de contabilidade desconhecem os clientes que atendem e, por isso, têm dificuldade em direcionar ações de marketing para atrair novos clientes e fidelizar os atuais.

Entende-los serve também para melhor atende-los. Estude e registre dados sobre os ramos de atuação, o porte, particularidades legais, localização geográfica e todos os demais detalhes que forem relevantes para que o seu trabalho possa ser executado da forma mais eficiente e que atenda todas as necessidades esperadas pelo cliente. Uma boa gestão considera atender seus clientes relevando suas necessidades e particularidades. Assim, será uma garantia de oferecer qualidade e agilidade nos serviços prestados.

Não ter um fluxograma de trabalho

Uma gestão eficiente exige um fluxograma de trabalho bem definido, que evidencie as diretrizes estratégicas – missão, valores, visão e objetivos – do seu negócio. É preciso deixar bem claro para os clientes internos e externos qual direção você pretende tomar para alcançar resultados cada vez melhores. Lembre-se que não definir com clareza as tarefas dos colaboradores impossibilita o gestor de controlar a qualidade e o desempenho do trabalho executado.

Defina prazos e metas de produtividade para cada colaborador e delegue tarefas. Essa segmentação permitirá utilizar ferramentas de controle para implementar uma contabilidade interna organizada. Conhecendo o trabalho e o desempenho de cada colaborador, é possível saber quais problemas estão impedindo a produtividade, otimizando a resolução das falhas.

Não investir em posicionamento no mercado

Não basta apenas ser um excelente profissional: para gerir com eficiência um escritório contábil, é preciso desenvolver habilidades de empreendedores que o destaquem da concorrência, que está cada dia mais acirrada.

Muitos escritórios contábeis não sabem ou não investem em recursos publicitários, mas este é um importante diferencial competitivo que pode trazer mais clientes para o seu negócio. Afinal, quando um cliente percebe a qualidade dos serviços prestados, é natural que ele o indique a outras empresas, ajudando na captação de novos clientes. Por isso, investir no fortalecimento da marca é essencial para alcançar um bom posicionamento no mercado.

Não automatizar as tarefas

A área contábil é uma das que mais sofre com constantes atualizações de legislação. E isso exige, é claro, que os profissionais da sua equipe acompanhem de perto todas estas mudanças. Realizar tarefas operacionais manualmente já não cabe mais nas atuais necessidades dos escritórios contábeis. A automatização dos processos possibilita maior agilidade nos lançamentos e atualização constante das novas normas fiscais/contábeis e tributárias.

Com as novas exigências referentes ao SPED, eSocial, Bloco K, ECF e demais obrigações, uma boa gestão de escritório contábil é essencial. Assim, a automatização dos processos é um passo importante para um negócio de sucesso, agilizando a rotina e tornando o contato com os clientes mais transparente e direto.

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