O que é o fluxo de caixa? Entenda tudo sobre essa importante ferramenta administrativa

O Fluxo de caixa cuida do fluxo de dinheiro de um negócio em determinado período

12 de julho de 2020

O fluxo de caixa é a ferramenta que cuida do fluxo de dinheiro de uma empresa em um determinado período. Ou seja, ele cuida das entradas e retiradas de valores do caixa. Sendo assim, ele é um dos pilares fundamentais quando pensamos na estabilidade financeira de um negócio, seja ele de pequeno, médio ou grande porte. Além disso, é  uma importante ferramenta de organização que permite que você tenha mais controle dos seus gastos e evita que você seja pego de surpresa por algum imprevisto!

É por oferecer tantas facilidades e estar ligado diretamente à gestão dos seus processos financeiros, que esse mecanismo pode ser uma das chaves para prevenir perdas. No entanto, calcular o fluxo de caixa não é tão simples quanto parece. 

Por isso, nesse artigo vamos te mostrar os variados tipos de fluxo de caixa, como calcular e ainda alguns pontos de atenção para você não cometer nenhum erro. É só seguir a leitura,

O que é o fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é um instrumento de organização que te ajuda a administrar as suas finanças. Ele acompanha detalhadamente tudo o que diz respeito à movimentação do capital na empresa através da entrada e saída do dinheiro.

Essa análise detalhista é realizada periodicamente, podendo ser diária, semanal ou mensal. Ao final do processo, um balanço anual é gerado para avaliar de forma mais completa a situação financeira do negócio.

Mas não é só isso! Essa administração tem um objetivo: mostrar o saldo disponível para você não ser pego desprevenido. Por isso, listamos alguns procedimentos que vão te ajudar a preservar a saúde financeira e consequentemente, evitar as perdas:

Quais são os tipos de fluxo de caixa?

Sãos dois os principais tipos de fluxo de caixa, o projetado e o livre. Os dois são bastante eficazes e a escolha de qual usar vai depender da estratégia de negócio da sua empresa.Vamos a eles.

Fluxo de caixa projetado

Aqui já começamos a falar um pouco dos benefícios do fluxo de caixa. Mas entraremos em detalhes mais a frente. Isso porque, a intenção aqui é dizer que o modelo projetado vai além de apresentar para o gestor as entradas e saídas da empresa. Ele também permite fazer previsões de acordo com os resultados obtidos.

Resumindo, ele consegue prever três situações:

  • Organização: projetar os pagamentos e recebimentos com objetivo de evitar multas, ou ganhar descontos com a antecipação de débitos;
  • Correção: verificar falhas e planejar ajustes para diminuir as perdas e melhorar as finanças;
  • Afirmação: projetar investimentos, planejar o crescimento e a expansão da empresa.

Bom, o fluxo de caixa projetado nos permite fazer um diagnóstico melhor sobre gastos com fornecedores, consumo de materiais de escritório, contas de consumo básico, por exemplo. E, do outro lado, fazer o contraponto com as entradas de vendas de mercadorias e/ou serviços. 

Com estes dados em mãos é possível planejar melhor a gestão do negócio e tomar decisões mais acertadas para o futuro. Um dica importante? Aliar essa estratégia a um bom planejamento financeiro e tributário é a fórmula mágica para garantir o sucesso da sua empresa. 

Fluxo de caixa livre

Aqui também estamos falando de projeção. No entanto, queremos entender o negócio a longo prazo. Vamos entender melhor: no fluxo de caixa livre, o gestor trabalha com dois cenários. Um a curto prazo — 60 a 90 dias — e o outro a longo prazo, cerca de 05 anos

Com estes dois gráficos, é possível projetar uma hipótese a longo prazo e ir medindo com os relatórios de curto prazo. Portanto, se a análise for positiva é possível investir o capital ocioso. Caso o resultado for negativo, o gestor pode traçar estratégias para prevenir possíveis crises financeiras, ou então, se for o caso, tirar a empresa do vermelho. 

O fluxo de caixa livre, como próprio nome diz, é o caixa final. Ou seja, descontado o fluxo de caixa operacional. Vamos entender melhor sobre ele?

Fluxo de caixa operacional

Neste modelo levantamos todos os gastos operacionais da empresa, ou seja, todas as operações financeiras que são necessárias para que a empresa funcione. Nesta conta entram a folha de pagamento, manutenção de estoque, pagamento ou recebimento de empréstimos, entre outros.

Mas fique atento, no fluxo de caixa operacional não devemos contabilizar o pagamento de taxas, impostos e investimento. Este modelo é mais usado para empresas que estão começando a operar e não tem muitas informações a serem apuradas.

Principais pontos de atenção ao realizar o fluxo de caixa

Precisamos ficar atentos a uma série de detalhes ao elaborar um fluxo de caixa. Estas podem parecer informações repetidas, no entanto, é necessário entender bem para evitar erros bobos. 

Faça todo o registro de entrada e saída

Para que o fluxo de caixa possa ser realmente eficaz é necessário fazer o registro de todas as movimentações financeiras do seu negócio, incluindo as ordinárias. Muitas vezes relacionadas à alimentação e higiene pessoal, essas despesas, que costumam ser destinadas a prover as necessidades básicas da loja, acabam passando despercebidas. 

O melhor de tudo é que armazenando os dados sobre tudo o que entra e sai do seu empreendimento você reduz as chances de ser surpreendido por perdas que talvez não sejam tão fáceis de conter se você perceber muito tarde. Ah, e é claro, alguma conta que não está fechando e pode gerar uma grande dor de cabeça!

Fique atento ao seu capital de giro

O capital de giro é um dos elementos mais importantes quando falamos de administração financeira. Ele é o total de recursos que uma empresa possui para garantir a sua subsistência e é medido pela capacidade imediata de transformação desses recursos em capital. 

Sendo assim, esse aspecto tão essencial para a manutenção do fluxo de caixa, deve ser controlado rigorosamente. Ao direcionar suas atenções à ele, você consegue determinar as prioridades dentre as suas despesas e evitar que o seu negócio esteja exposto à futuros riscos, como por exemplo, aqueles que dizem respeito às perdas. 

Além disso, quando você realmente precisar acionar o seu capital de giro, é bem melhor que ele esteja lá, pronto para te atender, não é mesmo?

Analise frequentemente os dados

Um dos principais pontos quando o assunto é fluxo de caixa é a análise frequente dos dados. Já ouviu falar que quanto mais cedo você identifica um erro, mais cedo você também consegue resolvê-lo? É exatamente isso! Sem verificar periodicamente como estão seus dados você não consegue tomar decisões rápidas que te farão acertar rápido.

Além disso, analisar os dados com frequência é sinônimo de prevenção! Isso porque se há monitoramento diário das contas, você provavelmente tem uma visão holística sobre as finanças da loja e, consequentemente, pode conduzir estratégias para lidar com aqueles problemas inesperados… Sim, estamos falando das perdas!

Deixe uma quantia reservada para situações imprevisíveis

Se prevenção é palavra de ordem quando queremos evitar perdas a partir de uma boa gestão do fluxo de caixa, é preciso guardar uma determinada quantia para situações que muitas vezes não conseguimos prever. Isso evita que você tenha que recorrer a recursos como o capital de giro, que está lá para suprir as necessidades, mas não pode ser utilizado em todos os momentos.

Já pensou se tudo o que aparecer de imprevisível for motivo para retirar uma quantia do seu capital de giro? Esse é um dos erros mais comuns na gestão financeira. Isso pode acabar provocando um déficit ainda maior nas suas finanças porque esse recurso é utilizado para fazer a sua empresa girar e não para cobrir tudo o que aparece subitamente.

Então, o melhor mesmo é se organizar e separar um valor considerável para cobrir tudo o que não está inicialmente nos planos da sua loja.

Manual para PMEs

Não Misture as suas finanças com as da empresa

Esse é o principal erro de uma estratégia de gestão. É importante entender que o dinheiro da sua empresa deve ser separado da sua finança pessoal. Tente imaginar que você á mais um funcionário da empresa e que recebe seu salário mensalmente.

Ao lançar despesas pessoais no fluxo de caixa da sua empresa você pode mascarar números e comprometer o controle financeiro. Além disso, você pode ferir o princípio da Entidade, que determina a separação entre o patrimônio da pessoa jurídica e física.

crie categorias

O fluxo de caixa, além de permitir a organização financeira de sua PME, ainda pode ser uma excelente ferramenta gerencial, e ignorar isso poderá prejudicar a boa gestão da sua organização.

Para evitar esse erro é preciso, além do entendimento do fluxo de caixa e da sua atualização diária, o máximo de detalhamento possível na hora de contabilizar as receitas e despesas. Considere o uso de sistemas inteligentes, que auxiliem e tornem o processo de elaboração e análise mais rápido e seguro.

Após reconhecer suas entradas e saídas de forma detalhada, devem ser criadas categorias tanto para os valores recebidos quanto para os pagamentos. Isso lhe dará transparência total sobre como o dinheiro de sua empresa está sendo gasto e de onde ele está vindo, permitindo otimizar meios de recebimento e cortar ou substituir alguns gastos.

Contabilizar valores ainda não disponíveis

É muito comum que as empresas recebam e paguem a prazo. No entanto, o reconhecimento desses valores como valores já disponíveis, poderá desconstruir totalmente seu fluxo de caixa e o entendimento sobre a realidade da sua empresa.

Tanto as entradas quanto as saídas de dinheiro relativas a parcelamentos devem ser projetadas para momento de sua ocorrência. Em um pagamento feito em três parcelas, por exemplo, o valor deverá ser lançado em sua mensalmente, e não de uma única vez.

Também é preciso prestar atenção a outro erro comum nesse contexto: os cheques pré-datados, tanto os recebidos quanto aqueles utilizados para pagamento de contas de sua empresa. Assim como ocorre com o pagamento a prazo, os cheques só devem ser contabilizados em seu fluxo de caixa quando forem descontados ou recebidos em sua conta bancária. Ou seja, nunca lance como valor presente, créditos e débitos futuros.

Deixar de utilizar o fluxo de caixa como ponto estratégico

O seu fluxo de caixa precisa ser usado como ferramenta gerencial da empresa. Ou seja, as decisões estratégicas precisam ser tomadas de acordo com ele. Vai fazer algum investimento? Vai cortar gastos? Contratar alguém ou algum fornecedor?

Consulte o seu fluxo de caixa para analisar as possíveis consequências e ter a certeza de que este é momento certo.

Esquecer de definir um indicador financeiro para a sua empresa

Qual é o indicador que a sua empresa utiliza para saber se é a hora de investir ou cortar gastos? Você sabe, por exemplo, qual é o ponto de equilíbrio financeiro da sua empresa.

Os indicadores de desempenho da sua empresa são importantes para você medir se as estratégias estão dando certo ou não, propor melhorias ou mudanças.

Entenda os ciclos e como eles impactam no fluxo de caixa

Compreender a conexão existente entre estoque, vendas e o recebimento das vendas é primordial para conseguir controlar o fluxo de caixa e ter sucesso no planejamento financeiro de uma empresa. Para isso o ciclo financeiro, operacional e econômico são fundamentais.

Ciclo econômico

O ciclo econômico nada mais é do que o tempo que o produto se mantém no estoque. Portanto, ele é considerado desde o momento da aquisição da matéria-prima, até a venda do produto propriamente dito.

Para facilitar o entendimento, pense em uma empresa onde os produtos permaneçam em estoque por 25 dias, em média. Pode-se afirmar, então, que o prazo médio de estocagem é de 25 dias – esse é o ciclo econômico.

Ciclo operacional na ajuda ao fluxo de caixa

O ciclo operacional engloba o período entre a data de compra do produto até a data do pagamento pelo cliente. Ou seja, o ciclo operacional compõe-se da soma dos processos operacionais da empresa. São eles: compra, tempo de estocagem e pagamento da matéria-prima e estocagem do produto final. As vendas desses produtos e os recebimentos dos valores também entram no cálculo.

Sendo assim, esse ciclo é a somatória do prazo médio de estocagem com o prazo médio de recebimento. Suponha que sua empresa tem uma média de recebimento de clientes de 60 dias. Então, o ciclo operacional seria de 85 dias (60+25).

Ciclo Financeiro ou Ciclo de Caixa

Por último, temos o ciclo financeiro. Ele é composto pelo prazo médio de pagamentos aos fornecedores aliado ao prazo médio do recebimento das vendas.

Conhecido como ciclo de caixa, ela começa no pagamento da matéria prima e finaliza com o recebimento das vendas. Assim, afirma-se que o ciclo financeiro é o ciclo operacional menos o prazo médio de pagamento da empresa.

Considerando que o prazo de pagamento dos fornecedores é de 40 dias, pode-se dizer que o ciclo operacional é de 45 dias.

Como fazer os cálculos do fluxo de caixa

Agora que você já sabe o conceito dos ciclos, mostraremos as fórmulas e exemplos de cada um.

Ciclo Econômico: Fórmula = Prazo Médio Estocagem = 25 dias.
Operacional: Fórmula = Ciclo Econômico + Prazo Médio Recebimento = 25 + 60 = 85 dias.
Financeiro (Ciclo de caixa): Fórmula = Ciclo Operacional – Prazo Médio Pagamentos = 85 – 40 = 45 dias.

Entendendo o impacto no Fluxo de Caixa

Os três ciclos impactam diretamente no seu fluxo de caixa. É interessante destacar que durante um período do ciclo, ela poderá ter que arcar com os custos referentes aos insumos. Mesmo não efetuando vendas, as condições da negociação da sua empresa pode levar a isso. Logo, será necessário um capital de giro capaz de suportar esses investimentos. Não se esqueça, também, os demais custos da empresa que não estão ligados à produção.

Uma dica que lhe proporcionará um bom fluxo de caixa é ter uma meta. Planeje de acordo com que o prazo médio de pagamento aos fornecedores seja maior que o tempo do ciclo operacional. Se você compra a matéria prima com pagamento para 90 dias e o ciclo operacional é de 85 dias. Sendo assim, o ciclo funcionou sem você precisar gastar. Além disso, você ainda ficou com recursos adicionais por 5 dias, para “trabalhar” por você.

Mas além de fazer a correta gestão de entradas e saídas, é necessário realizar um planejamento contábil e tributário. Como os processos foram subdivididos em ciclos, todo o trabalho de contabilidade deve ser bem gerenciado, de forma que os documentos sejam devidamente repassados para o contador responsável no momento certo. Caso isso não aconteça, o seu fluxo de caixa será prejudicado devido ao pagamento de multas e outras tarifas.

Manual para PMEs

Conclusão

Como pudemos ver, as perdas representam grandes prejuízos para o varejo e para reduzi-las você pode, além de continuar atento com o seu fluxo de caixa, realizar uma administração de materiais eficiente. Procedimentos como esse ajudam no gerenciamento de riscos do seu negócio e te dão uma visão mais ampla sobre os seus problemas.

Mas, apesar desses mecanismos de prevenção te ajudarem, é importante considerar que eles não são automatizados. Isso pode demandar de você mais tempo e esforço, além é claro, da probabilidade de não identificar erros antecipadamente.

Por isso, considerar uma opção que te ajude a resolver essas vulnerabilidades pode ser decisivo para você, não só evitar prejuízos, mas multiplicar a lucratividade do seu negócio! Para ser mais eficaz, um bom sistema pode te ajudar!

Agora que você já sabe como um fluxo de caixa interfere no seu processo de prevenção de perdas, não deixe de conferir também o nosso artigo que te apresenta uma solução ainda mais eficaz para administrar o seu negócio!

Escrito por

João Vitor Fernandes - Analista de Conteúdo

João Vitor é jornalista, pós-graduado em Marketing para Mídias Sociais e Especialista em Produção de Conteúdo com certificações em Inbound Marketing e Blogues Corporativos. Atua como Analista de Conteúdo na Mastermaq.

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