Veja o que fazer para expandir seu escritório de contabilidade

5 de junho de 2017

Quem possui mais experiência de mercado sabe que  é preciso estar antenado a tudo que é novo para conseguir se diferenciar.Possibilidades existem aos montes, você só precisa saber identificá-las e aproveitar o momento certo para fazer sua ideia se disseminar e acrescentar valor ao seu público.

Neste post, você vai saber:

  • Quais são as oportunidades para um escritório contábil;
  • Como expandir a atuação do seu escritório;
  • Quais estratégias são mais efetivas para captar clientes;
  • Como usar a tecnologia para alcançar seus objetivos.

Pronto para a nossa jornada? Então, vamos em frente!

1. Quais são as oportunidades para um escritório de contabilidade?

A contabilidade está, definitivamente, saindo de uma área de suporte para se tornar estratégica no universo corporativo. Por um longo tempo, a ideia de que a contabilidade era apenas um custo a ser suportado pelas organizações foi espalhada. No entanto, o cenário mudou drasticamente.

Com as constantes mudanças fiscais e tributárias — o Brasil aprova cerca de 31 novas regras a cada dia —, é fundamental ter profissionais atualizados e prontos para incorporar novas práticas, deixando de lado as obsoletas. Isso revela uma grande oportunidade para os escritórios de contabilidade, já que, anualmente, são criadas mais de 1 milhão de novas empresas.

Mas o campo de atuação de um escritório de contabilidade não se restringe ao fiscal e tributário. Você pode atuar no setor de recursos humanos — com cálculos de folha de pagamento e obrigações afins — ou optar pela controladoria, por exemplo, outra área bastante promissora.

A consultoria contábil também é uma das melhores áreas a se trabalhar, auxiliando dezenas de empresas ao mesmo tempo. O mercado é amplo e as opções não param de crescer. Tudo o que você precisa é identificar os nichos nos quais pretende atuar e construir uma carreira sólida, pautada em qualidade no atendimento e na excelência dos serviços prestados.

2. Formas de expandir as operações de um escritório de contabilidade

Expandir um negócio exige planejamento, dedicação e proatividade. As coisas não acontecem sozinhas: você precisará pensar em todos os detalhes para fazer seu escritório crescer. Mas a recompensa é, sem dúvida, muito gratificante. Por isso, listamos a seguir algumas formas de ver seu negócio ganhar mais espaço no mercado:

2.1. Abrir uma nova unidade

Quando pensamos em expandir as atividades, logo vem à mente a abertura de uma filial. Escolhendo bem a localização, você pode atingir um público completamente novo, o que pode ser muito bom para o seu escritório. Mas atenção: antes de realizar esse investimento, é preciso fazer um plano de negócios e avaliar uma série de questões.

Análise de mercado

Faça uma análise de mercado para saber quem são seus concorrentes na região em que você pretende abrir a nova unidade. Verifique se existe público e demanda, quais são as necessidades dos potenciais clientes e como você pode apresentar seu escritório de contabilidade como solução.

Verifique se há como estabelecer parcerias com escritórios de advocacia e entidades de classe,  com o objetivo de ganhar visibilidade e indicações. Estude ainda quais são os hábitos desses potenciais clientes, como consomem informação e quais canais de comunicação são mais efetivos para estabelecer uma comunicação clara e objetiva com eles.

Investimento necessário

Outro ponto fundamental para abrir uma nova unidade de negócio é conhecer exatamente qual será o investimento necessário. Além do aluguel do imóvel, considere a contratação de profissionais, a divulgação do negócio, compra de equipamentos e tecnologias para o bom desempenho das atividades.

Tenha um orçamento detalhado para manter o controle dos gastos e não acabar iniciando seu projeto de expansão no vermelho.

Prazos e cronogramas

A abertura de uma nova unidade de negócios é um grande projeto e deve ser gerenciada como tal. Nesse caso, tenha um cronograma das atividades a serem exercidas e prazos definidos para que seu novo escritório comece a operar o quanto antes.

Muitas vezes, perdemos o foco em investimentos como esse, que se arrastam por meses e até anos, gerando prejuízos que podem tornar a conclusão da ideia inviável.

2.2. Aumentar a equipe

Caso não seja o momento de abrir uma nova unidade, você pode optar por aumentar a equipe e a sua capacidade de atendimento aos clientes. Como seres humanos, temos certos limites, e os esforços podem ser potencializados com a ajuda da tecnologia. Porém, chega um momento em que a tecnologia por si só também não dá conta do volume de serviços, sendo necessário agregar outros profissionais competentes para seguir crescendo.

No crescimento da equipe, você tem dois caminhos: especializar seu escritório de contabilidade em uma única área — como fiscal e tributária, por exemplo — ou criar uma equipe multidisciplinar, que atenda a várias necessidades de um mesmo cliente. Cada opção tem suas vantagens, e nós as veremos logo em seguida.

2.3. Focar em nichos

Um escritório especializado vai ter tanto conhecimento sobre determinado tema que poderá construir sua reputação com maior velocidade. Por outro lado, seus clientes serão mais pontuais, e o aumento da quantidade de clientes dependerá da sua capacidade de atuação em um espaço geográfico maior.

Ao focar suas atividades em uma área específica, também será preciso encontrar profissionais que atendam ao perfil desejado e, muitas vezes, facilitar o acesso a treinamentos fundamentais para a boa execução do trabalho.

Mas esses investimentos não serão em vão, com certeza! Seu escritório de contabilidade poderá se tornar uma referência no mercado, atraindo clientes de outros lugares pelas boas recomendações.

Aqui, mais uma vez, a tecnologia pode te ajudar a ficar mais próximo desses clientes, com e-mails, chats internos, plataformas de colaboração na nuvem, vídeo e audioconferências, entre outras ferramentas de comunicação on-line.

2.4. Explorando outras áreas de atuação

Um escritório de contabilidade multidisciplinar pode captar vários clientes na mesma região, com projetos integrados ou atendimentos pontuais. Você pode ser responsável pela contabilidade por inteiro de alguns clientes ou gerenciar apenas uma das áreas, como a controladoria.

Essa atuação mais ampla vai garantir maior demanda de trabalho e uma rotina bastante corrida, além de uma equipe antenada com todo o universo contábil para atender aos clientes com a maior qualidade possível.

É possível que você até tenha uma equipe bem maior do que em um escritório especializado, pois preencher todas as áreas de atuação do contador requer um time grande. Se os custos de contratação são maiores, você precisa garantir mais clientes, o que veremos em um tópico especial mais adiante.

Saindo do mercado empresarial, você ainda pode criar uma divisão para atendimento a pessoas físicas, que também requerem serviços contábeis. Imposto de renda, contabilidade pessoal e gestão de patrimônio são apenas alguns dos serviços que podem ser oferecidos nessa modalidade.

2.5. Oferecendo consultorias

A consultoria é um campo amplo para a contabilidade. Muitas empresas possuem setores de contabilidade enxutos – que só se dedicam ao operacional – ou sequer contam com isso, e o dono do empreendimento é quem faz a contabilidade (correndo vários riscos, é claro).

Nesse sentido, o consultor pode atuar em diversas frentes e atender a vários clientes de uma única vez, sem ficar preso a nenhum deles. E o melhor: atuar apenas na parte estratégica, que é o desejo de muitos profissionais experientes no mercado.

Suas atividades serão diagnosticar a situação do cliente, identificar falhas e propor melhorias, orientando a execução das atividades e o desenvolvimento de melhores práticas. Toda sua experiência será colocada à prova, e aquele conhecimento que somente a prática traz poderá ser aplicado para ajudar outras pessoas.

Na consultoria, você tem prazos para concluir o trabalho e deixar o cliente por conta própria, com a devida orientação. Isso permite que você atenda a um número maior de pessoas, estipule preços com base nas necessidades de cada cliente e tenha maior flexibilidade de atuação.

2.6. Fazendo parcerias para oferecer serviços completos

Uma maneira de expandir um negócio sem precisar realizar tantos investimentos é formando parcerias para oferecer serviços complementares.

Se você quer partir para a área de consultoria, seria interessante aliar-se a advogados, profissionais de RH, gestores empresariais, profissionais de finanças, entre outros, para formar um time campeão. Assim, os clientes que precisarem de um desses serviços saberão que podem contar com os outros também, o que aumentará a sua visibilidade no mercado.

Mas fica a dica: una-se a profissionais com bom conhecimento, que tenham experiência em suas respectivas áreas. Um deslize de um colega pode comprometer a sua reputação e acabar minando sua tentativa de expandir seu escritório. Selecionar as pessoas certas para compartilhar um bom trabalho é essencial para levar seu objetivo adiante.

Além da consultoria, você também pode buscar outros formatos de parceria. Participar de cooperativas, entidades de classe, entidades representativas — como sindicatos e ONGs —, entre outras instituições, é uma boa forma de ampliar seus horizontes.

2.7. Franqueando o modelo de negócio

Se o seu objetivo é expandir seu escritório para várias unidades, mas você não possui capital suficiente para o investimento, uma ótima opção é tornar seu negócio uma franquia. Assim outros profissionais interessados em aproveitar a sua marca e reputação no mercado farão esse investimento.

Franquear um modelo de negócio requer o mesmo cuidado que abrir uma nova empresa. Pesquisa de mercado, conhecimento da concorrência, entendimento do perfil do consumidor, estratégias de precificação adequada e um código de qualidade bem definido.

Isso porque o franqueado deverá seguir exatamente os mesmos processos que o seu escritório de contabilidade, mantendo um padrão de qualidade similar às demais unidades de negócio.

Antes de partir para a abertura de franquias, você precisa rever todos os seus processos, eliminar gargalos, implementar melhorias e registrar absolutamente tudo para que o conhecimento seja repassado aos franqueados interessados.

Seja em qualquer ponto do país, todos os processos, desde a captação de clientes até os relatórios gerenciais, deverão ser padronizados — o que exige uma capacidade de supervisão e controle bastante grande.

Além disso, será preciso criar treinamentos para os novos franqueados, com o objetivo de prepará-los para levar a sua marca e zelar por ela.

2.8. Inovando no seu modelo de negócio

Contabilidade é uma profissão de tradição, isso nós sabemos. Mas não significa que você não possa buscar alternativas para oferecer um serviço diferenciado aos seus clientes, que agregue valor e traga melhores resultados financeiros ao negócio.

Se os seus clientes estão por aí só esperando você fazer uma oferta, tudo o que você precisa é chegar até eles e convencê-los de que o seu escritório é a melhor opção. E quer ferramenta melhor do que a internet para isso?

Expanda seu negócio para a internet e desenvolva um sistema de atendimento on-line que seja capaz de suprir as necessidades do seu público. Preste consultoria a distância, desenvolva plataformas colaborativas, resolva problemas do seu mercado com os recursos disponíveis.

Invente uma nova forma de prestar serviços que seja alocada na empresa do cliente ou que tenha um quiosque tira-dúvidas dentro de um shopping, por exemplo. Converse com seus clientes para saber o que pode ser feito para melhorar a vida deles e potencializar seus negócios.

3. Estratégias para conseguir mais clientes

Opções para expandir seu escritório contábil: Agora, você precisa saber como atrair mais clientes, independentemente das soluções escolhidas para o seu negócio. Vamos às dicas:

3.1. Tenha um site atraente

A porta de entrada de muitos clientes para um escritório de contabilidade é, sem dúvida, o site corporativo. Quando surge a necessidade de falar com um contador para esclarecer algum ponto da legislação que não está claro, por exemplo, a maioria das pessoas recorre ao Google e lança uma pergunta.

Caso você tenha previsto essa pergunta e usado a palavra-chave certa no conteúdo do seu site, o internauta chegará até ele. Mas, se ele não for atrativo, com uma boa usabilidade e informações relevantes, nada feito: o visitante logo passará para o site concorrente.

Abandone os velhos templates pesados e altamente corporativos, carregados de informação em uma única página. Procure por um web designer ou agência especializada para desenvolver um site agradável, fácil de usar e com as informações mais importantes sobre o seu negócio.

3.2. Invista em marketing

Já dizia o velho ditado: quem não é visto, não é lembrado. E isso continua válido hoje, tanto para o universo on-line quanto para o off-line. Estratégias de marketing off-line continuam gerando resultados surpreendentes se você souber como e onde investir. Mas é preciso conhecer o perfil do público que você quer atrair, antes de mais nada.

No marketing on-line, tudo se torna um pouco mais simples. Você determina com mais facilidade quem são seus clientes e pode promover uma comunicação personalizada, usando recursos tecnológicos. Até a mensuração do ROI (retorno sobre o investimento) é realizada em tempo real, evitando desperdícios e prejuízos de tempo e dinheiro.

3.3. Peça recomendações

Seus clientes mais fiéis e satisfeitos vão concordar em dar um depoimento para um material publicitário ou para disponibilizar no seu site. As pessoas gostam de dar suas opiniões e inspirar outras a seguirem seus exemplos.

Quando distribuir cartões de visita, deixe um a mais para que a pessoa possa repassar adiante. Peça para seus clientes fazerem indicações diretas para que seu escritório entre em contato e tente fechar um novo negócio. Não se esqueça de dar um benefício a quem fizer isso, é claro.

Motivar sua rede de contatos é a melhor maneira de manter sua marca sempre viva na memória das pessoas.

3.4. Serviços Complementares
Para se destacar  no mercado atual é importante ir além e oferecer serviços novos e mais especializados para o seu cliente. Isso pode agregar muito valor para o seu escritório, um exemplo disso é a auditoria, com um bom sistema você consegue auditar os arquivos com mais facilidade, rapidez e exatidão. Assim, você consegue mostrar vantagens para o seu cliente vendendo isso como serviço, e consequentemente aumentar o lucro e credibilidade do seu escritório.

3.5. Invista em relacionamento

Não perca a paciência com aqueles possíveis futuros clientes que entram em contato várias vezes, mas nunca fecham negócio. Em vez disso, eduque-os com conteúdo de qualidade, disponibilizados no seu blog ou por e-mails, e invista em um relacionamento sem compromisso. Quando eles estiverem prontos para uma negociação de verdade, procurarão por você.

Para os clientes habituais, cuidado redobrado: um bom relacionamento, baseado na confiança, torna seus clientes promotores da sua marca — ou seja, eles falam bem do seu escritório de contabilidade sem qualquer incentivo adicional. Ter promotores é essencial para conquistar a confiança do público e atrair novos clientes.

3.6. Invista na fidelização

Por fim, crie estratégias de fidelização de clientes que se tornem também atrativos para quem ainda não tem um relacionamento com seu escritório. Um programa de pontos, sorteios mensais e até clubes de vantagens podem ser usados tanto para reter clientes quanto para atraí-los. Comunique essas vantagens em seu site, redes sociais e outros pontos de contato com potenciais clientes.

4. Uso da tecnologia como aliada

Chegamos ao último ponto do nosso e-book para aproveitar o momento e expandir seu escritório de contabilidade: o uso da tecnologia como aliada. Não é novidade que os escritórios estão cada dia mais informatizados, tanto por uma demanda dos órgãos fiscalizadores quanto pela necessidade de ganhar produtividade nos negócios.

Então, vamos começar pelo básico?

4.1. Sistema de gestão contábil

Ter um sistema de gestão contábil em seu escritório pode otimizar processos, tornando-os mais ágeis e eficientes. Com as informações gerenciais centralizadas nessa ferramenta, você aumenta sua capacidade de coleta, análise e armazenagem de dados, sem falar na segurança.

Ter um escritório de contabilidade com arquivos físicos é um grande risco. São diversos os casos de perda total de documentos estratégicos, tanto próprios quanto de clientes.

Nesse sentido, a tecnologia ajuda a preservar os dados e facilitar a recuperação de qualquer informação a qualquer tempo.

4.2. Comunicação on-line

As tecnologias que visam facilitar a comunicação e interação entre equipes e clientes são outra possibilidade de aliados tecnológicos que você pode ter. Chats on-line, e-mails automatizados, colaboração na nuvem, videoconferências, entre outros recursos, são indispensáveis para quem se comunica o tempo todo com outras pessoas.

4.3. Monitoramento e controle

O setor contábil vive de prazos e está constantemente tentando correr contra o tempo para atender a todas as exigências governamentais, seja em que nicho de mercado for. Por isso, ter um controle preciso de cada obrigação é essencial para não incorrer em multas e prejuízos financeiros.

Nesse sentido, a tecnologia contribui para que você descanse o cérebro e deixe o controle por conta da máquina. Lembretes, avisos, rotinas programadas, tudo isso pode ser planejado e executado automaticamente, mantendo sua equipe focada em seus afazeres.

Chegou o momento de fazer essa atividade: a pessoa é informada, programa seus afazeres e pronto. Uma forma bastante eficiente de monitorar a produtividade também, não é?

4.4. Todas as soluções em uma só

É natural que a gente adquira tecnologias conforme as necessidades vão se apresentando. No entanto, isso pode resultar em uma gestão fragmentada e em uma tomada de decisão mais difícil, já que você não pode consolidar os dados e ter uma visão abrangente do desempenho do seu escritório.

Porém, isso já não é mais um problema. Hoje, existem muitas soluções no mercado que integram todas as funcionalidades que você precisa para gerenciar seu escritório de contabilidade com eficiência máxima. Nada de cinco programas abertos ao mesmo tempo: você pode ter uma única plataforma, com todos os recursos necessários para ter um negócio produtivo e ágil.

Viu como você pode aproveitar o momento atual para expandir seu escritório de contabilidade? Interessado em seguir adiante com esse aprendizado? Confira o artigo Software de gestão para contadores: por que você precisa de um!

Escrito por

Mastermaq Software

A Mastermaq mantém, há 27 anos, uma história ao lado dos contadores e empresas, com o propósito de transformar a contabilidade em fator de sucesso para o empreendedor brasileiro. Especialistas em soluções para gestão e operação de organizações, com forte aderência às legislações: contábil, fiscal, trabalhista e tributária, a empresa atende todo o território nacional.

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