Guia completo e Definitivo do eSocial

Entenda tudo sobre o programa das obrigações trabalhistas, Fiscais e Previdenciárias

27 de agosto de 2019

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), foi criado em 2014 com o objetivo de simplificar o envio das informações para os órgãos fiscalizadores.

Cinco anos depois, o Governo anunciou novas mudanças para o programa. Ou seja, em 2020 teremos mudanças substanciais no programa.

Portanto, nesse artigo, vamos trazer um panorama de todas as obrigações que compõem o eSocial. Além disso, o que pretende o governo com as novidades anunciadas. Vamos nessa?

O que é o eSocial?

Com o eSocial, os contabilistas passaram- a registrar de forma unificada e eletrônica as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas. De acordo com o Decreto nº 8373/2014, que instituiu o novo projeto, o sistema vai padronizar, validar, armazenar e distribuir essas informações em âmbito nacional.

Para você que é profissional contábil, a grande vantagem do eSocial é a desburocratização no envio das informações ao governo. Ele subistituiu 15 obrigações, veja quais são elas:

  • Livro de Registro de Empregados;
  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
  • Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
  • Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
  • Folha de pagamento;
  • Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);
  • Guia da Previdência Social (GPS);
  • Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
  • Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
  • Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e de Informações à Previdência Social (GFIP);
  • Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
  • Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
  • Comunicação de Acidente de Trabalho; 
  • Comunicação de Dispensa (CD);

Por que o eSocial foi criado?

O eSocial foi desenvolvido pelo Governo Federal com o objetivo de ter um Ambiente Nacional Virtual para armazenar as informações. Assim, os órgãos que participam do projeto podem usar os dados para a apuração de impostos, contribuição para o FGTS, e etc. O sistema vai dificultar a sonegação dos tributos, já que a unificação das obrigações exige maior transparência na escrituração.

Além disso, o sistema traz diversos benefícios para quem preenche as obrigações. Entre elas estão a redução de gastos com o armazenamento de documentos físicos, a maior segurança jurídica proporcionada pelo sistema e a simplificação dos processos, com o fim das redundâncias entre as diversas obrigações.

eSocial: como preencher?

O preenchimento do eSocial é feito através de grupos de eventos divididos em tabelas, não periódicos e periódicos. Para saber todos os eventos e ter as informações mais atualizadas sobre a escrituração no sistema, você pode fazer o download da última versão disponível do Manual de Orientação. Nele, você vai encontrar as explicações para fazer os cadastros e escriturar os registros. Porém, nós temos algumas informações importantes que você precisa saber!

Quais são as obrigações do eSocial?

O programa é dividido em seis obrigações e essas, por sua vez, são divididas em tabelas, registros , eventos não periódicos e periódicos. Entre eles estão , por exemplo, a folha de pagamento e a DCTFweb. 

Fique atento aos prazos de implementação! Durante estes período alguns eventos do eSocial vão ser flexibilizados. Neste período, o prazo limite passa do dia 07 para o dia 15 de cada mês.

Para facilitar o entendimento, vamos detalhar cada obrigação. Vamos nessa?

Qualificação cadastral

Essa é a primeira obrigação que precisa ser entregue pelo eSocial. Contudo, para conseguir preencher essa obrigação, você vai ter que fazer o cadastro e a atualização das informações sobre os colaboradores da empresa de forma correta.

Isso porque, os dados informados são confrontados com as informações da base do Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) e do Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS). Se for verificada alguma inconsistência pelo sistema, você não vai conseguir enviar o eSocial e nem fazer o recolhimento dos tributos.

Para te ajudar nessa tarefa você pode fazer a Consulta Qualificação Cadastral (CQC) e verificar os possíveis erros.

 

Folha de Pagamento

Uma das obrigações mais importantes e complexas é a que envolve a entrega da folha de pagamento no eSocial. Contudo, ela faz parte dos eventos periódicos e eles devem ser entregues até o dia 07 de cada mês.

De acordo com a receita federal, a folha deve ser apurada do primeiro até o último dia do mês. Logo, se os seus clientes fecham a folha de pagamento antes do mês acabar, vão precisar se adaptar ao novo método.

A novidade é o adiamento da obrigação de folha de pagamento para o 3º grupo. Ou seja, estes contribuintes seriam obrigado a fazer o envio a partir de janeiro de 2020, porém,  mais uma vez foi adiado e não tem nova data para entregar em vigor.

GRFGTS

Em 2019, uma das inovações é o começo da utilização da GRFGTS (Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) para o recolhimento e consulta de informações referentes ao FGTS.

Neste sentido, a GRFGTS vem para substituir a GFIP e unificar duas guias: a GRF (Guia de Recolhimento do FGTS) e GRRF (Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS).

DCTFweb

A DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos) faz parte das obrigações que precisam ser entregues ao governo, em integração com o eSocial e a EFD-Reinf.

Ela é uma declaração que substitui a GFIP para o recolhimento de contribuições previdenciárias. Portanto, para te explicar melhor essa obrigação, preparamos este artigo com todas as informações sobre a guia.

Saúde e Segurança do Trabalho

Na mesma portaria citada acima o Governo definiu as regras para a entrega dos eventos de Saúde e Segurança do Trabalho – SST.

Ela também será escalável e começa em setembro para o primeiro grupo. Os eventos que precisaram ser entregues são os S-2210, S-2220 e S-2240.

Veja as datas: 

  • 1º Grupo – 08/09/2020
  • 2º Grupo – 08/01/2021
  • 3º Grupo – 08/07/2021
  • 4º Grupo – 10/01/2022
  • 5º Grupo – 08/07/2022
  • 6º Grupo – 09/01/2023

Sim. foram criados mais dois grupos. Mas fique tranquilo que vamos te explicar isso em detalhes ao longo deste texto;

RAIS e GAGED

A Portaria nº 1.127 de 14 de outubro de 2019, institui as novas diretrizes para substituição do CAGED e da RAIS. Neste sentido, a partir de janeiro de 2020 a obrigação será substituída para os grupos 1,2 e 3. Já para a RAIS a substituição será para os grupos 1 e 2 e valerá para o calendário de 2019 – Preenchido em 2020.

Essa mudança, segundo o governo, diminui a quantidade de obrigações que precisam ser entregues pelo contribuinte. Além disso, diminui a possibilidade de erros e inconsistências na base de dados do governo, tendo em vista que as informações serão enviadas de forma única.

Entrada do terceiro grupo

A portaria 1419 de dezembro de 2019 definiu a entrada do terceiro grupo na obrigatoriedade do envio do eventos periódicos do eSocial. Ou seja, as empresas que são MPEs optantes pelo simples nacional, MEI, empregadores pessoa física e entidades sem fins lucrativos passar a fazer o envio do evento de folha de pagamento a partir de dezembro de 2020.

É importante ficar atento, pois a entrega será escalonável de acordo com o final do CNPJ.

Entenda abaixo como será a entrega:

  • Eventos de tabela e não periódicos – já implantados
  • Eventos Periódicos (folha de pagamento) – S-1200 a S-1299:
    • 08/09/2020 – CNPJ básico com final 0, 1, 2 ou 3
    • 08/10/2020 – CNPJ básico com final 4, 5, 6 ou 7
    • 09/11/2020 – CNPJ básico com final 8, 9 e pessoas físicas
  • 08/07/2021 – Eventos de SST – Saúde e Segurança do Trabalhador S-2210, S-2220 e S-2240 .

Criação de novos grupos

É isso mesmo! A informação que você leu acima não está errada. Isso porque, o órgão gestor de eSocial anunciou também a criação de mais dois grupos na obrigação. Contudo, eles são apenas o resultado do desmembramento do grupo 4, que fica agora composto apenas pelos Entes Públicos de Âmbito Federal e as Organizações Internacionais.

Já no Grupo 5 estão os Entes Públicos de Âmbito Estadual e o Distrito Federal e o Grupo 6 os Entes Públicos de Âmbito Municipal, as Comissões Polinacionais e os Consórcios Públicos.

As datas para as entregas destes dois grupos são as seguintes:

Grupo 4

  • 08/09/2020 – Eventos de tabela S-1000 a S-1070, do leiaute do eSocial, exceto o evento S-1010
  • 09/11/2020 – Eventos não periódicos S-2190 a S-2420
  • 08/03/2021 – Evento de tabela S-1010
  • 10/05/2021 – Eventos periódicos – S-1200 a S-1299
  • 10/01/2022 – Eventos de SST – Saúde e Segurança do Trabalhador S-2210, S-2220 e S-2240

Grupo 5

  • Eventos de tabela, não periódicos e periódicos – cronograma a ser estabelecido em ato específico
  • 08/07/2022 – Eventos de SST – Saúde e Segurança do Trabalhador S-2210, S-2220 e S-2240

Grupo 6

  • Eventos de tabela, não periódicos e periódicos – cronograma a ser estabelecido em ato específico
  • 09/01/2023 – Eventos de SST – Saúde e Segurança do Trabalhador S-2210, S-2220 e S-2240

Novo eSocial: mudanças nos eventos, campos e registros

O novo leiaute já está disponível para desenvolvedores e usuários e a simplificação ocorrerá em duas fases. A primeira, inclusive, já está em execução e diz da flexibilização de eventos e campos.

1º fase do novo eSocial: flexibilização de campos

O documento que regulamenta estas mudanças, é a Nota Técnica 15/2019. As alterações são válidas desde já, tendo em vista que ela ajusta a versão do leiaute 2.5, que já era utilizada. 

Nesse sentido, a principal alteração é o  status de alguns campos e grupos de “OC” (Obrigatório na condição) para “F” (Facultativo).

Podemos citar como exemplo o grupo {documentos} no evento S-2200. Agora, ele passa a ser facultativo, mesmo que o colaborador tenha algum documento exigido anteriormente.

Ainda nas alterações que vão entrar em vigor com a revisão do leiaute 2.5, a nota orientativa 19/2019, excluiu, por completo alguns eventos. São eles: 

  • S-1300 – Contribuição Sindical Patronal;
  • S-2260 – Convocação para Trabalho Intermitente;
  • S-2250 – Aviso Prévio
  • S-1070 – Tabela de Processos Adm./Judiciais (dispensada quando a matéria do processo for autorização de trabalho de menor, dispensa de contratação de PCD ou aprendiz, segurança e saúde no trabalho, conversão de licença saúde em acidente do trabalho. Será obrigatória apenas quando a matéria do processo for tributária, FGTS ou Contribuição Sindical).

Houve também uma flexibilização para os avisos de afastamentos. Com essa revisão, é possível enviar o fim de um afastamento de forma antecipada. Isso facilita, por exemplo, a organização das empresas, tendo em visto que ausências como férias e licença maternidade tem datas fixas para começar e terminar.

Na perspectiva de modernização do programa, já estão previstas várias outras mudanças. Continue a leitura que vamos falar delas, agora.

2º fase do novo eSocial: leiaute simplificado

Você deve estar se perguntando, porque eles estão falando de novo eSocial? Nem mudou tanto! O Governo está considerando um novo programa, tendo em visto que foram muitas mudanças. 

O novo leiaute, portanto, reduz o número de campos, elimina a duplicidade de informações, substituí obrigações e elimina a necessidade de enviar informações que já constam na base de dados governamentais.

Veja abaixo as principais alterações

  • redução do número de eventos;
  • expressiva redução do número de campos do leiaute, inclusive pela exclusão de informações cadastrais ou constantes em outras bases de dados (ex.: FAP);
  • ampla flexibilização das regras de impedimento para o recebimento de informações (ex.: alteração das regras de fechamento da folha de pagamento – pendências geram alertas e não erros);
  • facilitação na prestação de informações destinadas ao cumprimento de obrigações fiscais, previdenciárias e depósitos de FGTS;
  • utilização de CPF como identificação única do trabalhador (exclusão dos campos onde era exigido o NIS);
  • simplificação na forma de declaração de remunerações e pagamentos.

Quer entender melhor? Continue a leitura que vamos detalhar algumas dessas alterações.

Exclusão de eventos

Com o novo leiaute, os eventos abaixo vão deixar de existir:

S-1030 – Tabela de Cargos/Empregos Públicos: essas informações serão enviadas no evento de admissão. 

S-1040 – Tabela de Funções/Cargos em Comissão: também será informado na admissão, eliminando a necessidade de criar tabela para o trabalho em duplicidade.

S-1050 – Tabela de Horários/Turnos de Trabalho: será necessário informar os dados para a substituição do registro em um campo de texto descritivo no evento de admissão, (S-2200), complementado por outros campos parametrizados.

S-1060 – Tabela de Ambientes de Trabalho: essas informações foram migradas para o evento S-2240 – Condições Ambientais do Trabalho – Fatores de Risco.

S-1080 – Tabela de Operadores Portuários: essas informações serão informadas como Lotação Tributária.

S-1280 – Informações Complementares aos Eventos Periódicos: as informações referentes a desoneração da folha será enviada no cadastramento da empresa (S-1000) e em grupos específicos do evento de fechamento da folha (S-1299).

S-1300 – Contribuição Sindical Patronal: essas informações estavam previstas na RAIS. A partir da retirada das informações dessa obrigação, esse evento perde sua função. 

S-2221 – Exame Toxicológico do Motorista Profissional: esse exame não será mais exigido no CAGED, com isso, esse evento perde sua função.

S-2250 – Aviso Prévio: Será criado um grupo dentro do evento de desligamento (S-2299). Com isso, as informações de desligamento vão ser informadas apenas uma vez. 

S-2260 – Convocação para Trabalho Intermitente: As informações do trabalho intermitente já fazem parte do evento de admissão (S-2200) e as informações de remuneração já compõem o evento de remuneração (S-1200). Por isso esse evento será extinto.

Outras mudanças da segunda fase do novo eSocial

Além da exclusão de eventos, serão extintos mais de 500 campos. Outra alteração é identificação do colaborador apenas pelo CPF, deixando de ser exigido o NIS.

Segundo a portaria do Governo, essa medida evita problemas com mudança de NIS durante o contrato de trabalho, além de otimizar o recebimento de benefícios previdenciários e do FGTS pelo trabalhador. 

O controle do banco de horas deixará de ser informado ao novo eSocial, ou seja, as rubricas de crédito e débitos serão extintas. Para além disso, será disponibilizada uma tabela de rubricas padrão. Com isso, as empresas podem deixar de enviar o evento S-1010 e ter mais segurança jurídica quanto às incidências tributárias.

Unificação de prazos e simplificação de eventos

A partir da implantação do novo eSocial, os prazos para todos os eventos serão os mesmos e vão coincidir com o fechamento da folha de pagamento, que foi prorrogado para o dia 15 do mês seguinte. 

Algumas informações da folha também vão mudar. Os dados que antes eram divididos em dois eventos (S-1200 e S-1210), agora serão enviados todos no S-1200. O outro, portanto, ficará apenas para informar alterações nos valores da retenção do imposto de renda e a data de pagamento.

Novo eSocial: modo simplificado para MPE’s

Assim como já funciona para os Microempreendedores Individuais, as micro e pequenas empresas (MPE’s) poderão fazer o envio das informações de forma simplificada. Ou seja, essas empresas vão utilizar o sistema web simplificado.

Portanto, serão disponibilizadas ferramentas para cadastro de colaboradores e cálculo de folha de pagamento simples e automatizadas. Sendo assim, a gestão trabalhista dentro das empresas ficará mais simples e com menos custos operacionais.

Ajustes nos valores previdenciários

A portaria nº 914, de 13/01/2020, reajustou salários de contribuição, benefícios e outras contribuições previdenciárias, inclusive, o salário-família. Portanto, a nova conta do benefício é de R$46,62 e deverá ser paga para segurados que ganhem até R$ 1425,56.

Veja abaixo outros reajustes

novo esocial

eSocial doméstico

o eSocial doméstico também passou por mudanças com o novo eSocial. Ou seja, a modalidade também seguirá os ajustes no salário família e outras contribuições previdenciárias.

Portanto, assim como o eSocial ele foi modificado para facilitar a vida do empregador. Confira neste artigo tudo sobre o eSocial Doméstico e entenda como enviar as informações dos seus colaboradores; 

Agora que você já quais são as obrigações e as mudanças do eSocial para 2020, que tal conhecer o um sistema que simplifica as entregas dessas obrigações?  Leia nosso próximo artigo e se informe!

Escrito por

Mastermaq Software

A Mastermaq mantém, há 28 anos, uma história ao lado dos contadores e empresas, com o propósito de transformar a contabilidade em fator de sucesso para o empreendedor brasileiro. Especialistas em soluções para gestão e operação de organizações, com forte aderência às legislações: contábil, fiscal, trabalhista e tributária, a empresa atende todo o território nacional.

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