Guia completo e Definitivo do eSocial

Entenda tudo sobre o programa das obrigações trabalhistas, Fiscais e Previdenciárias

27 de agosto de 2019

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) foi criado em 2014 com o objetivo de simplificar o envio das informações para os órgãos fiscalizadores.

Desde sua criação, muitas mudanças já ocorreram nessa obrigação. Portanto, nesse artigo, vamos trazer um panorama atualizado de todas as obrigações que compõem o eSocial. Vamos nessa?

O que mudou com a criação do eSocial?

Com o eSocial, os contabilistas passaram a registrar de forma unificada e eletrônica as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas. De acordo com o Decreto nº 8373/2014, que instituiu o  projeto, o sistema vai padronizar, validar, armazenar e distribuir essas informações em âmbito nacional.

Para você que é profissional contábil, a grande vantagem do eSocial é a desburocratização no envio das informações ao governo. Ele vai substituir 15 obrigações, veja quais são elas:

Por que o eSocial foi criado?

O eSocial foi desenvolvido pelo Governo Federal com o objetivo de ter um Ambiente Nacional Virtual para armazenar as informações. Assim, os órgãos que participam do projeto podem usar os dados para a apuração de impostos, contribuição para o FGTS, etc. O sistema visa também combater a sonegação dos tributos, já que a unificação das obrigações exige maior transparência na escrituração.

Além disso, o eSocial traz diversos benefícios para quem preenche as obrigações. Entre elas estão a redução de gastos com o armazenamento de documentos físicos, a maior segurança jurídica proporcionada pelo sistema e a simplificação dos processos, com o fim das redundâncias entre as diversas obrigações.

eSocial: Como preencher?

O preenchimento do eSocial é feito através de grupos de eventos, tais quais os eventos de tabelas, eventos não periódicos e eventos periódicos. Para saber todos os eventos e ter as informações mais atualizadas sobre a escrituração no sistema, você pode fazer o download da última versão disponível do Manual de Orientação. Nele, você vai encontrar as explicações para fazer os cadastros e escriturar os registros. Porém, nós temos algumas informações importantes que você precisa saber!

Quais são as obrigações do eSocial?

O programa é dividido em seis obrigações e essas, por sua vez, são divididas em tabelas, registros, eventos não periódicos e periódicos. Entre eles estão, por exemplo, a folha de pagamento e a DCTFweb

Fique atento aos prazos de envio dos eventos, pois a data limite de fechamento é no dia 15 de cada mês.

Para facilitar o entendimento, vamos detalhar cada obrigação. Continue a leitura!

Qualificação cadastral

Esse é um passo importante que você precisa fazer antes de enviar os eventos de cada trabalhador ao eSocial. Contudo, para conseguir preencher essa obrigação, você terá que fazer o cadastro e a atualização das informações sobre os colaboradores da empresa de forma correta.

Isso porque os dados informados são confrontados com as informações da base do Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) e do Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS). Se alguma inconsistência for encontrada pelo sistema, você não vai conseguir enviar o eSocial e nem fazer o recolhimento dos tributos.

Para te ajudar nessa tarefa você pode fazer a Consulta Qualificação Cadastral (CQC) e verificar os possíveis erros.

Folha de Pagamento

Uma das obrigações mais importantes e complexas é a que envolve a entrega da folha de pagamento no eSocial. Essa obrigação faz parte dos eventos periódicos, e estes devem ser entregues até o dia 15 de cada mês.

De acordo com a receita federal, a folha deve ser apurada do primeiro até o último dia do mês. Logo, se os seus clientes costumam realizar o fechamento da folha de pagamento antes do mês acabar, terão de se adaptar ao novo método.

A novidade é que, desde o mês de maio de 2021, já está em vigor a entrega dos eventos de folha de pagamento para as empresas do terceiro grupo, exceto os empregadores/contribuintes pessoas físicas (com exceção do doméstico), cujo a nova data de envio será definida em portaria a ser publicada.

DCTFweb

A DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos) faz parte das obrigações que precisam ser entregues ao governo, em integração com o eSocial e a EFD-Reinf.

Ela é uma declaração que substitui a GFIP para o recolhimento de contribuições previdenciárias. Portanto, para te explicar melhor essa obrigação, preparamos um artigo com todas as informações sobre a guia. Clique aqui para acessar o conteúdo.

Saúde e Segurança do Trabalho

Os eventos de Saúde e Segurança do Trabalho (SST) para as empresas do 1º grupo – que até então estavam previstos para serem implantados em junho de 2021 – foram adiados, uma vez que os mesmos só serão recebidos na nova versão S-1.0. Sendo assim, a nova data de início da obrigatoriedade de envio desses eventos será definida em portaria a ser publicada.

RAIS e GAGED

A Portaria nº 1.127 de 14 de outubro de 2019 institui as novas diretrizes para substituição do CAGED e da RAIS. Neste sentido, desde janeiro de 2020, a obrigação foi substituída para os grupos 1,2 e 3 (CAGED). Já para a RAIS a substituição ocorreu apenas para os grupos 1 e 2 a partir do ano calendário de 2019 (preenchido em 2020).

Essa mudança reduziu a quantidade de obrigações que precisavam ser entregues pelo contribuinte. Além disso, diminuiu também a incidência de erros e inconsistências na base de dados do governo, tendo em vista que as informações passaram a ser enviadas de forma única.

Entrada do terceiro grupo

A portaria conjunta SERFB/SEPRT nº 76, de 22 de outubro de 2020 definiu a entrada do terceiro grupo na obrigatoriedade do envio dos eventos periódicos do eSocial. Ou seja, as empresas que são MPEs optantes pelo simples nacional, MEI, empregadores pessoa física e entidades sem fins lucrativos passariam a enviar os eventos de folha de pagamento a partir de maio de 2021. Porém o governo acabou adiando a entrada dos empregadores/contribuintes pessoas físicas (exceto doméstico), que ainda não possuem uma nova data definida. 

eSocial Simplificado:

No fim de 2020, o Governo Federal anunciou uma grande mudança no eSocial. Teve início então uma modernização no sistema, de forma a facilitar o processo de envio das informações.

Conforme previsto na Lei Nº 13.874/2019, o eSocial Simplificado foi oficializado em 23 de outubro de 2020, com a criação das Portarias Conjuntas RFB/SEPRT Nº 76 e RFB/SEPRT Nº 77.

A partir das mudanças a serem realizadas, o Governo está considerando um novo programa. O novo leiaute, portanto, reduz o número de campos, elimina a duplicidade de informações, substitui obrigações e elimina a necessidade de enviar informações que já constam na base de dados governamentais.

Veja abaixo as principais alterações

  • diminuição do número de eventos;
  • expressiva redução do número de campos do leiaute, inclusive pela exclusão de informações cadastrais ou constantes em outras bases de dados (FAP, por exemplo);
  • ampla flexibilização das regras de impedimento para o recebimento de informações (um exemplo é a alteração das regras de fechamento da folha de pagamento – pendências geram alertas e não erros);
  • facilitação na prestação de informações destinadas ao cumprimento de obrigações fiscais, previdenciárias e depósitos de FGTS;
  • utilização de CPF como identificação única do trabalhador (exclusão dos campos onde era exigido o NIS);
  • simplificação na forma de declaração de remunerações e pagamentos.

Quer entender melhor? Continue a leitura para conferir detalhadamente algumas dessas alterações.

Exclusão de eventos

Com o novo leiaute, os eventos abaixo vão deixar de existir:

S-1030 – Tabela de Cargos/Empregos Públicos: essas informações serão enviadas no evento de admissão.

S-1035 – Tabela de Carreiras Públicas: os dados serão enviados no evento de admissão. 

S-1040 – Tabela de Funções/Cargos em Comissão: também será informado na admissão, eliminando a necessidade de criar tabela para o trabalho em duplicidade.

S-1050 – Tabela de Horários/Turnos de Trabalho: será necessário informar os dados para a substituição do registro em um campo de texto descritivo no evento de admissão (S-2200), complementado por outros campos parametrizados.

S-1060 – Tabela de Ambientes de Trabalho: essas informações foram migradas para o evento S-2240 – Condições Ambientais do Trabalho – Fatores de Risco.

S-1080 – Tabela de Operadores Portuários: os dados serão informados como Lotação Tributária.

S-1250 – Aquisição de Produção Rural: essas informações serão preenchidas na EFD-Reinf no evento R-2055.

S-1295 – Solicitação de Totalização para Pagamento em Contingência: como o fechamento do eSocial passou a ocorrer até o dia 15, essa funcionalidade perdeu o sentido.

S-1300 – Contribuição Sindical Patronal: esses dados estavam previstos na RAIS. A partir da retirada das informações dessa obrigação, esse evento perde sua função. 

S-2221 – Exame Toxicológico do Motorista Profissional: esse exame não será mais exigido no CAGED.

S-2245 – Treinamentos, Capacitações, Exercícios Simulados e Outras Anotações: Estas informações foram migradas para o Evento de Admissão do Trabalhador (S-2200).

S-2250 – Aviso Prévio: Será criado um grupo dentro do evento de desligamento (S-2299). Com isso, as informações de desligamento vão ser informadas apenas uma vez. 

S-2260 – Convocação para Trabalho Intermitente: As informações do trabalho intermitente já fazem parte do evento de admissão (S-2200) e os dados de remuneração já compõem o evento de remuneração (S-1200). Por isso esse evento será extinto.

Outras mudanças do novo eSocial Simplificado

Além da exclusão de eventos, serão extintos mais de 500 campos. Outra alteração é a identificação do colaborador apenas pelo CPF. Deste modo, o NIS deixa de ser exigido.

Segundo a portaria do Governo, essa medida evita problemas com mudança de NIS durante o contrato de trabalho, além de otimizar o recebimento de benefícios previdenciários e do FGTS pelo trabalhador. 

Agora que você já sabe quais são as obrigações e as mudanças do eSocial para 2021, que tal conhecer o um sistema que simplifica as entregas dessas obrigações?  Leia nosso próximo artigo e se informe!

Escrito por

Mastermaq Software

A Mastermaq mantém, há 28 anos, uma história ao lado dos contadores e empresas, com o propósito de transformar a contabilidade em fator de sucesso para o empreendedor brasileiro. Especialistas em soluções para gestão e operação de organizações, com forte aderência às legislações: contábil, fiscal, trabalhista e tributária, a empresa atende todo o território nacional.

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