eSocial: tire as suas principais dúvidas sobre esse projeto!

Como o próprio nome já diz, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) tem o objetivo de unificar as informações enviadas pelas empresas ao governo sobre os colaboradores, como é o caso das novas contratações, demissões, folha de pagamento e etc. Ele é um projeto conjunto da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), da Caixa Econômica Federal, do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e do Ministério do Trabalho (MTb).

O eSocial ainda gera muitas dúvidas para os profissionais da contabilidade sobre o seu funcionamento e quais são as suas vantagens. Então, se esse é o seu caso, não se preocupe! No artigo de hoje, vamos falar sobre esse novo projeto e ainda temos uma dica muito importante para você ao final. É só continuar a leitura!

O que é eSocial?

Com o eSocial, os contabilistas vão passar a registrar de forma unificada e eletrônica as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas. De acordo com o Decreto nº 8373/2014, que instituiu o novo projeto, o sistema vai padronizar, validar, armazenar e distribuir essas informações em âmbito nacional.

Para você que é profissional contábil, a grande vantagem do eSocial é a desburocratização no envio das informações ao governo. Ele vai substituir 15 obrigações, veja quais são elas:

  • Livro de Registro de Empregados;
  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
  • Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
  • Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
  • Folha de pagamento;
  • Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);
  • Guia da Previdência Social (GPS);
  • Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
  • Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
  • Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e de Informações à Previdência Social (GFIP);
  • Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
  • Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
  • Comunicação de Acidente de Trabalho;
  • Comunicação de Dispensa (CD);

Mas, quem é obrigado a preencher essa obrigação?

O eSocial precisa ser enviado por todas as pessoas e empresas que contratarem um prestador de serviços e que tenham obrigações trabalhistas, previdenciárias ou tributárias relacionadas a essa contratação.

Porém, inicialmente, o sistema será obrigatório apenas para as empresas que faturam acima de 78 milhões anualmente. Em julho, o sistema passa a ser obrigatório para os negócios que faturam abaixo desse valor. Você pode conferir o calendário do eSocial de 2018 clicando aqui!

Por que o eSocial foi criado?

O eSocial foi desenvolvido pelo Governo Federal com o objetivo de ter um Ambiente Nacional Virtual para armazenar as informações. Assim, os órgãos que participam do projeto podem usar os dados para a apuração de impostos, contribuição para o FGTS, e etc. O sistema vai dificultar a sonegação dos tributos, já que a unificação das obrigações exige maior transparência na escrituração.

Além disso, o sistema traz diversos benefícios para quem preenche as obrigações. Entre elas estão a redução de gastos com o armazenamento de documentos físicos, a maior segurança jurídica proporcionada pelo sistema e a simplificação dos processos, com o fim das redundâncias entre as diversas obrigações.

eSocial: como preencher?

O preenchimento do eSocial é feito através de grupos de eventos divididos em tabelas, não periódicos e periódicos. Para saber todos os eventos e ter as informações mais atualizadas sobre a escrituração no sistema, você pode fazer o download da última versão disponível do Manual de Orientação. Nele, você vai encontrar as explicações para fazer os cadastros e escriturar os registros. Porém, nós temos algumas informações importantes que você precisa saber!

Qualificação cadastral

Um ponto importante sobre o eSocial que você precisa ficar atento é a qualificação cadastral. Para conseguir preencher essa obrigação, você vai ter que fazer o cadastro e a atualização das informações sobre os colaboradores da empresa de forma correta, de preferência antes do eSocial entrar em vigor.

Isso porque os dados informados são confrontados com as informações da base do Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) e do Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS). Se for verificada alguma inconsistência pelo sistema, você não vai conseguir enviar o eSocial preenchido e nem fazer o recolhimento dos tributos.

Para te ajudar nessa tarefa e evitar possíveis problemas futuros, o site do eSocial disponibilizou a Consulta Qualificação Cadastral (CQC), onde você consegue ver se existem inconsistências relacionadas aos nomes, datas de nascimento, CPFs e Números de Inscrição Social (NIS) cadastrados. Para fazer a verificação, é só clicar aqui.

Preenchimento dos eventos

O preenchimento do eSocial segue uma coerência lógica relacionada à sequência dos eventos. Assim, as informações enviadas nos eventos iniciais são usadas nos próximos  preenchimentos – caso você insira um evento que não esteja coerente com os outros que foram registrados anteriormente, ele será recusado pelo sistema. Isso segue o conceito de integridade referencial, que é o respeito à relação entre os eventos.

Por isso, você precisa ficar atento à conexão entre os dados registrados: caso exista algum erro na escrituração de um evento, ele vai trazer consequências para os próximos preenchimentos. Isso pode causar dificuldades na entrega da obrigação e retrabalho.

Como otimizar o preenchimento do eSocial?

Para tornar o envio do eSocial muito mais eficiente, você vai precisar usar um sistema de gestão contábil. Esse tipo de software é preparado para que você consiga preencher os eventos de forma correta e muito mais simples, atendendo às condições da obrigação.

O NGeSocial, por exemplo, é uma solução da Mastermaq que faz a gestão do envio e recebimento dos eventos, respeitando regras e controlando recibos e protocolos. Com esse módulo, você vai acompanhar o processo de atendimento do eSocial, já que ele disponibiliza alertas de possíveis inconsistências e avisos dos eventos transmitidos com sucesso.

Além de fazer a gestão do envio e recebimento dos eventos, o NGeSocial é totalmente integrado com o NGFolha, a solução que faz o processamento de folhas de pagamento. A integração permite a visualização dos status relacionados ao eSocial na origem da informação.

Através do NGFolha, você também pode fazer a consulta de Qualificação Cadastral online e em lote, que permite a validação das informações dos colaboradores. Também existe a rotina de Saneamento de Dados, que valida as informações com base nas regras definidas pelo eSocial e aponta possíveis inconsistências.

Agora que você já sabe as principais informações sobre o eSocial, preparamos um webinar para que você tire as dúvidas que restaram! O webinar eSocial e Reforma Trabalhista: O que muda na sua empresa? Quais os impactos? foi ministrado por Valéria Evangelista no dia 23 de novembro, às 14 horas. Para assistir a gravação, é só clicar neste link. Você não pode perder!

Mastermaq

Com mais de 25 anos de experiência, a Mastermaq oferta produtos e serviços baseados em softwares para todo o território nacional. Contamos com uma rede especializada que atende em todas as regiões do país, envolvida no acompanhamento de milhares de contratos ativos.

LEIA TAMBÉM