5 dicas incríveis para você crescer o seu escritório de contabilidade

19 de julho de 2019

Obrigações, registros, entregas, eSocial, essas palavras conseguem consumir grande parte do dia a dia de um escritório de contabilidade. Portanto, entender todas as rotinas e cumprir os prazos estipulados pelo Governo é um grande desafio para os contadores.

Nesse sentido, a administração do próprio escritório acaba ficando em segundo plano e não sendo feito da maneira correta. Isso pode, entre outras consequências, levar a diminuição de clientes e a baixa rentabilidade do negócio.

Então, você sente que seu escritório enfrenta problemas como esse? Não consegue organizar os processos internos e melhorar as entregas para o seu cliente? No artigo de hoje, vamos te mostrar 5 dicas incríveis para você melhorar a gestão do seu escritório de contabilidade. É só continuar a leitura.

Ciclo PDCA dentro de um escritório de contabilidade

Entender bem cada uma dessas quatro letras e em qual estágio o seu projeto está, é fundamental para melhorar a administração do seu escritório.

P – Planner (Planejamento)

O Planejamento é primordial em todos os campos que vamos atuar. Por isso, a ação de cada setor do seu escritório precisa ser alinhada às estratégias definidas para cada cliente.

É recomendado que você promova discussões entre os setores, elas vão ajudar a identificar os problemas que estão travando as entregas. A partir daí é possível propor algumas ações que possam solucionar os entraves.

Após definir as estratégias de cada cliente e as ações para melhorar os seus processos internos, é hora de montar as equipes de trabalho e começar a executar as ações previstas.

D – Desenvolver

O desenvolvimento diz respeito a executar o que foi planejado. As equipes de trabalho traçam os seus planos de ação e os avanços precisam ser mensurados em espaços de tempos pré-definidos.

Como dissemos, cada cliente precisa de um determinado tratamento, por isso, é fundamental que você instrua quais são as prioridades para cada um deles. Acompanhe a realização das tarefas desenvolvidas por seus colaboradores.

Quanto mais cedo o escritório de contabilidade começar a funcionar de maneira sistêmica e com processos definidos, mais rápido ele vai conseguir entregar bons serviços para os seus clientes.

C – Conferir

A parte de conferência precisa andar junto com o desenvolvimento. É aconselhado que você faça pequenas reuniões diárias para se inteirar do andamento de cada demanda. Suas equipes terão ritmos diferentes, porém, é preciso garantir que os objetivos serão alcançados dentro dos prazos estipulados.

Existem ferramentas que auxiliam nesse processo de conferência e acompanhamento de demandas. O Asana e o Trello, por exemplo, permitem que todos os envolvidos no projeto acompanhem o andamento das tarefas. Com isso, é possível identificar os problemas e tentar achar soluções para resolvê-los.

A – Agir

Aqui serão definidas as ações feitas durante o desenvolvimento e a conferência. Por exemplo, um determinado cliente tem problemas com os prazos de entregas. Para resolver esse problema, o escritório de contabilidade pode disponibilizar um calendário e com isso, orientar o cliente a se organizar. Com isso ele fará o envio das informações em tempo hábil para os órgãos governamentais fiscalizadores.

Pense nas dores dos seus clientes e crie soluções para trata-las.

2. Comunicação efetiva e eficiente

Para esse processo funcionar, a comunicação entre as áreas do escritório de contabilidade precisa ser limpa e direta. Os ruídos podem gerar interpretações equivocadas e causar problemas de relacionamento dentro da equipe.

Por isso, o contato apenas por e-mail ou telefone não é o ideal. Um bom gestor precisa circular pelas áreas, ouvir seus colabores em reuniões presenciais, ou, quando a distância não permitir, por meio de ferramentas que permitam fazer comunicações por vídeo. A proximidade é a principal ferramenta para diminuir os ruídos de comunicação.

3. Motivação da equipe

Motivação é fundamental para qualquer atividade. Por isso, é preciso pensar em maneiras de manter sua equipe engajada com as atividades do seu escritório.

Cursos de capacitação, plano de carreira e gratificações por produtividade, todas essas são boas estratégias para reter talentos e deixar a moral do seu time sempre em alta.

4. No escritório de contabilidade o cliente é rei

A frase “o cliente é rei” é um dos maiores jargões administrativos. Essa frase pode parecer um exagero, porém, quando a realidade é um escritório de contabilidade ela funciona como um mantra.

Atender as expectativas do cliente é o objetivo principal de todo gestor. Portanto, todos os investimentos e estratégias devem buscar esse resultado. Sendo assim, é importante criar técnicas para atender bem quem procurar os seus serviços.

Isso não significa que você deve bajular o seu cliente, muito pelo contrário. Contudo, tratar o cliente como rei significa entregar o melhor serviço, ajudá-lo a cumprir suas obrigações e evitar que ele tenha problemas com o fisco.

Um cliente satisfeito tem mais chances de indicar os seus serviços e ajudar melhorar a rentabilidade do seu escritório contábil.

5. Use o NPS e entenda como os clientes enxergam o seu escritório de contabilidade

Você deve estar se perguntando! O que é esse tal de NPS? Mas fique tranquilo. Essa não é uma nova obrigação do governo e nem um conjunto de papeladas que você precisa enviar para o fisco.

O Net Promoter Score (NPS), é a medição de quanto a sua rede de clientes indicariam os seus serviços. Ou seja, com esse dado, você pode medir o quanto os serviços do seu escritório de contabilidade está satisfazendo o seu cliente.

É preciso aprimorar algum ponto? É necessária uma mudança drástica em seus processos e rotinas? Nada melhor do que o seu próprio cliente para dizer isso, certo?

O que achou das nossas dicas? Espero que elas ajudem a alavancar o seu escritório de contabilidade. Quer saber mais sobre como melhorar os seus processos e ampliar o seu faturamento? Baixe o nosso ebook sobre empreendedorismo contábil e fique por dentro das melhores práticas administrativas para o seu escritório.

Escrito por

João Vitor Fernandes - Analista de Conteúdo

João Vitor é jornalista, pós-graduado em Marketing para Mídias Sociais e Especialista em Produção de Conteúdo com certificações em Inbound Marketing e Blogues Corporativos. Atualmente atua como Analista de Conteúdo na Mastermaq.

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