6 dicas da Mastermaq para quem tem dificuldades com sistemas ERP!

Este post foi escrito para aqueles empresários que perdem o sossego ao ouvir o termo “sistemas ERP”. Então, se você tem dúvidas e dificuldades para entender o que é e o que esse tipo de software pode trazer de positivo para a sua empresa, você veio ao lugar certo!

Enterprise Resource Planning, ou simplesmente ERP, é um tipo de sistema que tem o objetivo de auxiliar na gestão e no planejamento de recursos da sua empresa, unindo dados de vários setores em uma única ferramenta.

Como escolher o sistema que mais se encaixa no seu perfil? Siga nossas dicas e não perca o controle durante o processo de implementação!

1- Planeje a implementação

Como qualquer outro procedimento, a implementação do sistema ERP precisa de planejamento para que nada saia errado. Veja alguns pontos que você não pode deixar de levar em consideração:

Estimativa de tempo

Implementar um software leva tempo. Por isso, você precisa fazer uma estimativa que leve em conta a dificuldade do trabalho, a quantidade de funcionalidades envolvidas na implementação e quantas máquinas receberão o sistema. Previsões muito acima ou abaixo da real necessidade de tempo podem prejudicar todo o processo, então é importante que você faça essa estimativa com cuidado.

Adaptação dos processos

Sempre que um sistema for adicionado às rotinas da sua empresa, você vai precisar adaptar os processos relacionados a ele. Caso a sua empresa não tenha um registro físico dos processos ou você e sua equipe demorem muito para fazer esse mapeamento, pode ser que a implementação seja demorada e as demandas do suporte aumentem.

Responsáveis

É muito importante definir quem será responsável por cada etapa da implementação. Caso um ou mais colaboradores puderem ser treinados diretamente pela empresa, melhor ainda! Assim, eles podem ajudar no processo de adaptação, passando o treinamento adiante.

2- Envolva os colaboradores-chave da empresa

Essa dica é especial para empresas de pequeno e médio porte. Nelas, a decisão de adotar sistemas ERP costuma partir de cima, dos gestores, e acaba não envolvendo os colaboradores operacionais, que lidarão com a ferramenta no dia a dia.

Essa falta de inclusão pode trazer sérios problemas para o uso do software, sendo a resistência dos colaboradores em aceitar a novidade o pior deles. Por isso, o ideal é que você envolva colaboradores-chave de todos os setores que serão impactados pelo sistema, para que eles possam opinar e participar do processo de escolha da melhor solução. Também é interessante incluir esses colaboradores nos testes da ferramenta, já que eles é quem vão utilizá-la.

3- Garanta o treinamento necessário para a sua equipe

Ao envolver colaboradores no processo de escolha do sistema ideal, você pode saber se o software realmente atende às demandas da sua equipe. Depois de testado e aprovado, enquanto o sistema é implementado, será fundamental fornecer treinamento para todos que precisarem dominar a ferramenta.

No momento da aquisição, vários benefícios são garantidos por parte da empresa desenvolvedora do software. Porém, eles só poderão ser cumpridos se o sistema for utilizado de forma correta, aproveitando tudo o que ele pode oferecer para a sua empresa.

Por isso, treinamentos podem facilitar o processo de adaptação. Algumas empresas também oferecem cursos online e esses materiais são disponibilizados assim que o sistema começa a operar. Isso vai melhorar a produtividade da sua empresa, pois familiariza o seu colaborador com a ferramenta, além de reduzir a necessidade de assistência técnica.

4- Não resista às mudanças

A ideia de adquirir um sistema ERP e modernizar a gestão na empresa é muito empolgante. Por conta disso, muitos empresários vão em frente com a compra e só depois compreendem a complexidade de migrar de uma gestão em planilhas para um software.

Nesse momento, surge muita resistência e arrependimento, que pode resultar na desistência de seguir com a implementação. Por parte dos colaboradores, pode existir resistência por falta de entendimento dos benefícios e melhorias que o sistema pode oferecer.

Como dissemos há pouco, esse problema pode ser resolvido ampliando a participação da sua equipe no processo de escolha da ferramenta. Seja qual for a origem da resistência, ela pode gerar lentidão e ineficácia na adaptação dos processos.

A escolha do sistema precisa ser feita com responsabilidade

Para que a aquisição não seja em vão (em outras palavras, para não desperdiçar dinheiro), a escolha do sistema precisa ser feita com responsabilidade. Ao mesmo tempo, é necessário trabalhar com a sua equipe para melhorar a aceitação da novidade.

5- Conheça os benefícios e limitações dos sistemas ERP

Uma boa dica para ter certeza sobre a adoção de sistemas ERP é conhecer cada benefício que ele pode trazer para as rotinas da sua empresa. Se realmente for uma boa aquisição, não restarão dúvidas após essa análise! Inclusive, a empresa de software é responsável por garantir que você tenha total consciência do que está adquirindo.

Porém, não podemos nos esquecer de que toda ferramenta tem limitações. É muito raro encontrar uma opção que possa suprir totalmente as demandas e necessidades da sua empresa e, por isso, é necessário se adaptar aos limites da solução escolhida.

6- Utilize a estrutura de suporte

O suporte é um serviço complementar ao sistema, e é muito valorizado. Além de resolver chamados técnicos e solucionar dúvidas, um atendimento pós-venda de qualidade fornece meios para que você possa aprender a usar melhor a ferramenta que adquiriu.

Aproveite a estrutura de suporte oferecida pela empresa para conhecer cada ponto do sistema e descubra diferentes formas de usá-lo a seu favor.

Dica bônus da Mastermaq

As maiores dificuldades com sistemas ERP surgem porque os próprios programas não são intuitivos e preparados para os usuários. O MasterERP, a solução de gestão da Mastermaq, foi desenvolvido pensando nas necessidades das empresas.

A experiência do usuário é fundamental para a adaptação do sistema e, por isso, oferecemos a Universidade Mastermaq, com cursos online que te ajudarão a aproveitar todas as funcionalidades que nossa solução oferece.

Interessou-se pela nossa proposta? Entre em contato conosco e descubra o que podemos fazer pela sua empresa!

Mastermaq

Com mais de 25 anos de experiência, a Mastermaq oferta produtos e serviços baseados em softwares para todo o território nacional. Contamos com uma rede especializada que atende em todas as regiões do país, envolvida no acompanhamento de milhares de contratos ativos.

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