4 dicas para organizar clientes no escritório contábil

Uma das grandes dificuldades dos escritórios de contabilidade é conseguir organizar clientes. Como você já sabe, os documentos preenchidos de forma incorreta, entregues fora do prazo ou até mesmo não enviados atrapalham o desenvolvimento das tarefas no escritório e podem, inclusive, impedir que você cumpra alguma obrigação.

Porém, existem algumas práticas que você pode começar a aplicar no atendimento aos seus clientes para ajudá-los a melhorar a organização. Falamos sobre algumas delas no artigo de hoje, confira 4 dicas para organizar clientes em seu escritório contábil!

1- Estabeleça uma rotina de comunicação

O primeiro passo para evitar a desorganização dos seus clientes é estabelecer uma rotina de comunicação desde o primeiro contato das empresas com o seu escritório. Essa é uma forma de afirmar, desde o início do relacionamento, quais são as responsabilidades do seu escritório e o que o seu cliente deve cumprir para que você consiga desenvolver as atividades contábeis.

Para isso, tenha um atendimento próximo ao seu cliente. Além de deixar claro quais são os meios em que ele pode falar com você, como telefone, e-mail, Skype, Whatsapp ou alguma outra ferramenta, é importante estabelecer uma rotina de encontros ou reuniões, mesmo que não sejam presenciais. Assim, fica mais fácil conscientizar o cliente sobre os seus compromissos e receber os documentos de forma correta, ao invés de procurá-lo apenas quando os prazos das obrigações estiverem chegando.

2 – Oriente o seu cliente sobre as obrigações a cumprir

Uma forma de organizar clientes e torná-los mais engajados no cumprimento das atividades contábeis é explicando quais são as obrigações do negócio que ele possui e o que é necessário para cumprí-las. Se para os contadores já é difícil se manter atualizado sobre as mudanças relacionadas à contabilidade na legislação, imagina para os empreendedores?

Pode ser que o seu cliente não conheça quais são os seus tributos, obrigações e muito menos prazos de entrega. Ao entender quais obrigações deve enviar ao Fisco, qual é a importância de cada uma delas e o que ele deve te enviar para você conseguir cumprí-la, o seu cliente fica ciente de como é fundamental que ele faça a parte dele.

Por isso, você pode preparar um material com orientações sobre as principais obrigações e até mesmo acompanhar seus clientes durante a primeira vez em que ele for realizar determinada tarefa. Assim, ele se sentirá mais seguro, além de garantir um diferencial ao seu serviço.

Compartilhe conteúdos prontos e preparados para o seu cliente

Para tornar esse processo ainda mais fácil, você pode compartilhar conteúdos prontos com o seu cliente. Aqui no nosso blog, por exemplo, temos diversos materiais gratuitos e uma categoria de artigos dedicada aos empreendedores, onde falamos sobre controle de documentos, planejamento financeiro, gestão e muito mais.

Você pode preparar boletins informativos para enviar por e-mail ou compartilhar os artigos em sua página no facebook. É uma forma simples e fácil de passar conhecimento para as empresas, tornar o seu atendimento ainda mais eficiente e ajudar a organizar clientes do seu escritório.

3 – Envie lembretes para organizar clientes

Além de orientar seus clientes e manter uma rotina de comunicação, nunca é demais lembrar sobre as obrigações e os prazos que se aproximam. Por isso, prepare lembretes nas épocas em que os documentos devem ser encaminhados por seus clientes e envie-os com antecedência.

Você pode fazer isso através do Whatsapp, por exemplo, usando a ferramenta de lista de transmissão. Com ela, você consegue enviar mensagens com fotos, vídeo e áudio para diversas pessoas que não estão em um grupo necessariamente. Basta criar uma “Nova transmissão”, selecionar os destinatários e criar a mensagem que ela será enviada de forma individual para todos os selecionados.

Você também pode fazer isso usando o Google Agenda. É só criar um evento em seu calendário e adicionar os seus clientes. Você pode configurar para que eles recebam uma notificação via e-mail ou pelo celular. Assim, seu cliente vai ser avisado sobre quando o prazo estiver chegando e ainda terá isso marcado em sua própria agenda!

4 – Use uma ferramenta para fazer a troca de documentos

Por fim, é hora de estabelecer a melhor forma dos seus clientes te enviarem os documentos. Uma maneira de organizar clientes nessa hora é utilizando uma ferramenta que facilite a troca dos arquivos. É o caso, por exemplo, do Dropbox e do Google Drive.

Essas ferramentas de armazenamento e compartilhamento de arquivos em nuvem permitem que você e os seus clientes troquem arquivos de diversos formatos, como PDF’s, documentos de texto e imagens, e os organizem em pastas.

Porém, você ainda pode optar por um sistema que se integre ao seu software de gestão contábil. Existem soluções no mercado que permitem não apenas a troca de documentos, mas possuem diversas outras funcionalidades que vão facilitar a sua comunicação com o seu cliente. Procure a que melhor se adeque ao seu escritório!

Gostou das nossas dicas para organizar clientes? Quer saber mais sobre como tornar a comunicação em seu escritório contábil ainda mais eficiente? Então, clique aqui e confira como manter um atendimento de excelência em seu negócio!

Mastermaq

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