Qualquer empresa está sujeita a ter que lidar com a inadimplência de seus clientes, mas esse problema acontece com frequência em escritórios contábeis.
Portanto, é necessário tomar medidas preventivas para evitar os atrasos nos pagamentos e, além disso, adotar práticas firmes e eficientes para reverter a situação e conseguir recuperar o dinheiro devido pelo cliente.
Quer saber como fazer isso? A seguir, veja as dicas que preparamos para você evitar a inadimplência e ter sucesso em seu escritório contábil!
No momento da negociação e do fechamento do contrato, deixe bem claro para o seu cliente todas as formas de pagamento disponíveis (à vista, parcelado), métodos aceitos (boleto, cartão, transferência, dentre outros) e as consequências do atraso no pagamento (multas, juros e até mesmo a interrupção do serviço prestado).
Dessa maneira, ele estará ciente de todos os contratempos envolvidos com a inadimplência. Se ela ocorrer, você estará em seu direito de cobrá-lo, pois tudo foi combinado em contrato.
Muitas vezes, a inadimplência é causada por puro e simples esquecimento. Afinal, a correria do dia a dia é cada vez maior e, assim, as contas mensais vão se empilhando.
Para evitar atrasos por esse motivo, envie lembretes quando a data de pagamento estiver se aproximando — por exemplo, na semana do vencimento e um dia antes.
SMS, WhatsApp e um rápido e-mail são excelentes para isso. Mantenha a mensagem curta e direta, empregando sempre um tom amigável. Lembre-se de que você está enviando um lembrete, e não uma cobrança ainda!
Ampliar o leque das opções de pagamento aceitas pelo seu escritório contábil é uma medida excelente para facilitar a vida do seu cliente e, assim, aumentar suas chances de receber o valor em dia. Boletos e cartões de crédito, por exemplo, são formas amplamente aceitas hoje em dia e que facilitam bastante o pagamento.
Para lidar com atrasos e evitar que eles se repitam, é importante que você mantenha e avalie o histórico de cada cliente no momento da negociação.
Trata-se do primeiro atraso? Então, você pode ser mais flexível, pois isso incentivará o cliente a quitar a dívida logo e tomar mais cuidado para que isso não se repita.
Mas, se o cliente em questão atrasa com certa frequência, as condições de negociação podem ser mais firmes e menos flexíveis. Afinal, ele provavelmente atrasará de novo. O seu objetivo é retomar o dinheiro o quanto antes e proteger-se contra futuros atrasos.
Para conseguir manter um registro como esse, fique de olho na nossa próxima dica!
Investir em um software de gestão é a melhor solução para aprimorar o controle financeiro do seu escritório contábil. Com ele, você poderá facilitar o acesso a datas de vencimento, lista de clientes com pagamentos em atraso, registro atualizado do histórico de pagamento de todos os clientes e etc.
Assim, você otimiza o trabalho e fica menos suscetível a erros. O processo de negociação e cobrança de atrasos fica muito mais rápido e dinâmico, permitindo que você vá atrás dos clientes e recupere-se da inadimplência sem tanto desgaste.
Gostou de conhecer nossas dicas para lidar e evitar a inadimplência no seu escritório contábil? Aproveite e conheça algumas dicas para inovar em seu negócio!
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