8 dicas de gestão do tempo para contabilistas

Os contabilistas possuem uma alta carga de trabalho. Para quem tem seu próprio escritório de contabilidade, o faturamento no final do mês está diretamente relacionado à capacidade de completar essa carga de trabalho dentro do prazo, sem comprometer a qualidade do serviço. Por isso, eficiência e eficácia produtiva é um fator importante para garantir o sucesso do seu negócio. Neste post, vamos falar mais sobre a produtividade e trazer algumas dicas de gestão do tempo que você pode aplicar a partir de hoje. Quer fazer seu trabalho render mais? Acompanhe!

O que é produtividade?

Antes de falar sobre dicas de gestão do tempo, vamos voltar à teoria. Quem entende um pouco de administração sabe que o conceito de produtividade é aplicado em várias áreas de uma empresa, e não apenas à capacidade individual de trabalho. Uma definição comum para esse conceito é a relação qualitativa e quantitativa entre input e output – ou entre recursos e resultados.

Vinculando o tempo ao fator produtividade, o input se refere ao tempo disponível, e o output é a quantidade e qualidade do trabalho realizado dentro dele. Para chegar a um estado de alta produtividade, precisamos utilizar pouco input e entregar muito output. Em outras palavras: fazer mais, em menos tempo. Veja algumas dicas de como fazer isso.

Desperdiçadores de tempo

O primeiro método para aumentar a produtividade da sua equipe é reduzir a ocorrência de situações que desperdiçam nosso tempo. Basicamente, estamos falando de interrupções e distrações que não agregam valor ao trabalho. Veja as principais:

Uso de redes sociais durante o horário de trabalho

A internet é uma ferramenta de trabalho que facilmente pode ser confundida com diversão, o que nos faz perder o foco e a produtividade. Facebook e similares, se utilizados sem critérios claros, são considerados os maiores vilões da produtividade em nossa época.

Você não precisa proibir seu uso ou bani-los completamente, especialmente se as redes sociais são úteis para a comunicação com seus clientes ou para o marketing do seu escritório. Porém, limite o tempo de uso a alguns minutos e determine um horário fixo para essa finalidade.

Ausência de métodos de organização

Talvez o segundo maior desperdiçador de tempo seja a desorganização no escritório. Isso vale para a organização física do ambiente, para a organização dos arquivos no seu computador e até mesmo para a organização da sua agenda.

Manter a ordem do local de trabalho envolve desenvolver um hábito que muitas pessoas consideram difícil. Porém, se você desenvolver sistemas práticos e lógicos, fica mais fácil manter tudo no lugar. Alguns exemplos de organização que você pode aplicar são: por data, por esquema de cores ou por ordem alfabética.

Excesso de reuniões

As reuniões são um problema silencioso. Embora pareçam importantes – pois realmente há assuntos que só podem ser explicados e resolvidos pessoalmente –, elas rapidamente se tornam uma desculpa para conversar com os colegas sobre vários outros pontos, que poderiam muito bem ser discutidos rapidamente com uma troca de e-mails.

Otimizadores da gestão de tempo

Por outro lado, existem otimizadores de tempo, como técnicas e ferramentas especializadas, que nos ajudam a aproveitar melhor o tempo disponível. Alguns deles envolvem tecnologia, enquanto outros dependem apenas de uma folha de papel e uma caneta. Confira:

Notificações eletrônicas

Com a grande quantidade de informações que nós recebemos todos os dias, é natural ter uma certa dificuldade para memorizar tudo. Alguns anos atrás, as pessoas resolviam esse problema usando agendas para anotar qualquer coisa que fosse importante – como lembretes e prazos.

No entanto, as notificações eletrônicas são bem mais eficientes: com elas, você não precisa verificar quais são os eventos do dia. Em vez disso, você recebe um aviso automático com antecedência. E como ninguém mais sai de casa sem o celular, você não vai perder nenhuma notificação importante.

Deslocamento

O tempo que você gasta no deslocamento pode otimizar muito sua produtividade diária. Já que você vai passar tempo no trânsito de qualquer forma, por que não usá-lo para adiantar tarefas?

Algumas coisas que você pode fazer são: ler um livro (ou ouvir um audiobook), adiantar ligações para clientes e colegas, planejar seus horários e revisar um documento ou apresentação. Fique atento apenas às questões de segurança, e por favor não use o celular enquanto dirige.

Sistemas de priorização

Os sistemas de priorização ajudam a determinar quais tarefas precisam ser realizadas primeiro e quais podem ser deixadas para depois. Essa é a forma mais eficaz de garantir que você vai cumprir prazos sem colocar muita pressão em si mesmo. Um sistema interessante é o uso da matriz urgente-importante, que consiste em 4 quadrantes em que você registra suas demandas conforme características.

Conceitos

  • Urgência: Significa que a atividade exige nossa atenção imediata. É agora! As coisas urgentes se impõem a nós. Assuntos urgentes normalmente são óbvios.
  • Importância: Tem a ver com resultados. Se algo é importante, certamente contribui para as nossas metas prioritárias. As questões importantes que não são tão urgentes exigem de nossa parte mais iniciativa e mais pro atividade.

Categorizações

  • Não importante e não urgente: Se algo não é importante e nem urgente, você pode colocar no final da sua lista de prioridades. E-mails engraçados, conversas de corredor e assuntos pessoais costumam se enquadrar aqui
  • Não importante, mas urgente: Você deve se perguntar como algo que não é importante tornou-se urgente a ponto de fazer com que você interrompa o trabalho que realmente agrega valor. Isso acontece e se você tem muitas demandas nesse quadrante, uma dica; há problemas em seus processos e controles. Procure nosso post sobre gestão de processos para auxilia-lo.
  • Importante, mas não urgente: São assuntos que de fato, agregam valor ao seu trabalho e geralmente estão vinculado à estratégia do negócio. Com a gestão de tempo adequada, você consegue completar essas tarefas dentro do prazo, e ser ser reconhecimento como um profissional de alto desempenho. O foco principal do seu trabalho deve sempre ser neste quadrante.
  • Importante e urgente: Crises. Questões importantes só se tornam urgentes porquê você não deu a elas a atenção necessária em algum momento e, por isso, elas agora precisam ser resolvidas rapidamente. O ideal é que você trabalhe para que tudo o que é importante nunca se torne urgente, eliminando este quadrante.

Ferramentas de apoio

Nós já falamos um pouco sobre o uso do smartphone para otimizar a produtividade, mas esse é apenas um dos modos como a tecnologia pode te ajudar! Aqui vão mais dicas de gestão do tempo usando ferramentas de apoio:

  • Aplicativos para criar to-do lists, ou seja, listas de afazeres. Alguns exemplos populares são Wunderlist e Remember the milk.
  • Para quem adota o Sistema Pomodoro de gestão do tempo, o Tomato Timer ajuda a dividir e controlar os períodos que serão utilizados para realizar cada tarefa.
  • A Agenda do Google permite organizar todos os compromissos do seu dia com recursos adicionais, como compartilhar eventos com sua equipe e criar notificações recorrentes.
  • Os softwares de contabilidade também automatizam diversas tarefas, permitindo que você se concentre nas áreas mais analíticas e estratégicas do seu trabalho.

Gerenciar o tempo adequadamente e aumentar a sua produtividade são metas que vão exigir uma mudança de hábitos. Porém, além de melhorar os resultados do seu trabalho, essa atitude também permite que você tenha mais tempo para a sua vida pessoal, aproveitando sua família e amigos.

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