Departamento Pessoal: como fazer uma folha de pagamento eficiente?

Para ter um departamento pessoal eficiente, você primeiramente precisa de uma boa gestão. Mas, além da gestão, a sua empresa precisa estruturar bem os processos para ter melhores resultados, principalmente quando falamos da folha de pagamento.

Aqui no blog, já te falamos sobre a importância da folha de pagamento para a gestão de pessoas. Você já sabe que ela funciona como um histórico dos funcionários, detalhando os eventos que envolvem a sua relação com o empregado e descrevendo as informações trabalhistas.

Mas o que talvez você não saiba é como criar uma folha que te ajude no RH estratégico. Então, siga a leitura e saiba como implementar no seu departamento pessoal ações para uma folha de pagamento eficiente!

Use o controle de ponto a seu favor

O pagamento do salário do funcionário é determinado por fatores que vão além do cumprimento da função. É claro que você coloca em sua empresa pessoas que estejam aptas para cumprir a função. Entretanto, elas têm que cumprir um horário, muitas vezes determinado em assembleias com o sindicato, para executar bem o seu serviço.

A partir do momento que sua empresa tem mais de 10 funcionários, o registro de ponto já é obrigatório. Então, se essa ação já é obrigatória, é melhor realizar um controle que facilite a vida do seu departamento pessoal.

Existem duas possibilidades: o registro manual, com a designação de um funcionário específico para a função, ou com o registro via sistema. Se pensarmos bem, a segunda opção é a melhor para garantir a comprovação do serviço do seu empregado em caso de ações judiciais, ou mesmo para questionamentos na entrega da folha de pagamento.

Nós também já demos algumas dicas para você melhorar o controle de ponto da empresa. Fique atento para não deixar esse registro para trás!

Tenha uma data específica para entregar os holerites

O holerite é um documento que representa a felicidade do trabalhador. É nela que estão descritos os valores depositados pela empresa, descontos, benefícios e demais itens. Ela é sempre entregue no dia do pagamento e é obrigatória, mas funciona melhor se for feita com datas fixas.

Além de cumprir com prazos legais, você consegue organizar melhor o seu departamento pessoal e programar com tranquilidade o despacho dessas informações. Isso também gera satisfação ao funcionário, que já saberá exatamente o dia de pagamento.

É importante destacar que você não precisa entregar o holerite em papel. Para isto, existe também a possibilidade de fazer a entrega via email ou por sistema de intranet. Alguns softwares do mercado permitem o envio dessas informações de forma automatizada, otimizando suas tarefas.

Preveja os gastos da sua empresa com folhas de pagamento

Antes mesmo do ano começar, você consegue prever alguns gastos “extras”. Um bom exemplo é o décimo terceiro de seus funcionários. Como você sabe, o pagamento é feito em duas parcelas, sendo uma até novembro e outra até 20 de dezembro.

Então, já analise a folha de pagamento da sua empresa e prepare-se para esse gasto, separando os valores para esse depósito. O mesmo vale para as férias. Esse tipo de ação evita gastos extras  e garante um caixa mais forte.

Determine cargos e salários com seu departamento pessoal

Tudo fica mais fácil quando os cargos e salários da sua empresa estão claros. Assim, além de saber exatamente o que cada um faz, você sabe o quanto cada um recebe.

O departamento pessoal poderá simplificar o controle de gastos com os pagamentos, tendo uma visão mais ampla de qual área da sua empresa deve receber investimento – de pessoas ou recursos.

Use a tecnologia na sua empresa

Para facilitar o trabalho do departamento pessoal, existem no mercado  alguns softwares para a gestão das folhas de pagamento. Neste caso, é importante estudar a opção que melhor se adeque à empresa.

O gerenciamento da folha de pagamento não é algo tão simples e por isso que a tecnologia é uma grande aliada para que a gestão de pessoas seja bem feita. Assim, você garante que vai cumprir as obrigações trabalhistas corretamente, evitando processos judiciais ou multas com o fisco.

Agora que você já entendeu como fazer uma boa gestão de folha de pagamento para o seu departamento pessoal, sua empresa está pronta para os desafios de uma boa gestão de RH! Nos acompanhe no Facebook e no LinkedIn para mais dicas como essa.

Mastermaq Software

A Mastermaq mantém, há 27 anos, uma história ao lado dos contadores e empresas, com o propósito de transformar a contabilidade em fator de sucesso para o empreendedor brasileiro. Especialistas em soluções para gestão e operação de organizações, com forte aderência às legislações: contábil, fiscal, trabalhista e tributária, a empresa atende todo o território nacional.

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