Declaração do Simples Nacional: saiba como gerar e retificar a Defis

Nós já falamos sobre o que é a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (Defis) aqui no blog e para que ela serve – você já conferiu? Mas, para estar muito bem preparado para entregar essa obrigação, é fundamental que você se informe com antecedência sobre o que deve preencher e como enviá-la.

Por isso, hoje você vai ficar por dentro de quais são as informações transmitidas na Declaração do Simples Nacional, como a obrigação é entregue, quais são as possíveis multas e como fazer a retificação. Não perca tempo: se prepare para entregar essa obrigação de forma eficiente!

Quais informações você deve ter em mãos para a Declaração do Simples Nacional?

Antes de entender o que deve ser declarado na Defis, você precisa saber o que é o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). Ele representa a unificação de todos os tributos recolhidos pelas empresas enquadradas nesse regime tributário. Confira quais são esses impostos:

  • Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins);
  • Contribuição para Programa de Integração Social (PIS)/Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (Pasep);
  • Contribuição Patronal Previdenciária (CPP);
  • Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL);
  • Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ);
  • Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e Sobre Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS);
  • Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
  • Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS).

Na Declaração do Simples Nacional, você registra uma série de informações referentes às movimentações da empresa do seu cliente no ano-calendário anterior. Então, se você está preenchendo a Defis 2018, por exemplo, as informações escrituradas serão as de 2017 – a não ser que o seu cliente se enquadre como Situação Especial, que explicamos nesse artigo aqui.

Assim, a Receita Federal pode verificar se os tributos foram recolhidos de forma correta e de acordo com a legislação. Veja quais são algumas das informações que você precisa preencher para a entrega da Declaração:

  • identificação dos sócios da empresa e rendimentos recebidos por eles: nome, número do Cadastro de Pessoas Físicas (CPF), rendimentos isentos (dividendos) e pagos (Pró-labore) recebidos pelos sócios do negócio, Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) sobre os valores pagos ao sócio pela empresa e o percentual de participação dos sócios no capital social da organização no último dia do ano-calendário de referência – no caso da DIRF 2018, dia 31 de dezembro de 2017;
  • saldo em caixa e no banco disponíveis no início e no final do ano-calendário referente à Defis;
  • quantidade de colaboradores no início e no final do período abordado na Declaração;
  • valor total de receitas e despesas;
  • rendimentos em aplicações financeiras;
  • ganhos de capital, que diz respeito à venda de bens;
  • valor total relacionado à compra de materiais para venda ou industrialização, entre outras.

Com tantas informações assim, fica muito difícil fazer um controle e preencher a obrigação manualmente de forma eficiente e sem cometer erros, não é mesmo?

Por isso, é importante que você conte com um sistema de gestão contábil na hora de enviar a Declaração do Simples Nacional. Com ele, você vai registrar os dados referentes às movimentações da empresa ao longo de todo o ano e, na hora de gerar a obrigação, é só exportar as informações. Assim, elas vão ser preenchidas de forma automática!

Como gerar e entregar essa obrigação?

A Defis é um módulo do Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório (PGDAS-D). Então, para preencher e enviar a obrigação, você precisa acessar este link no site da Receita Federal e clicar em “PGDAS-D e DEFIS – até 12/2017”.

Assim, você se conecta ao módulo onde vai preencher as informações e gravar o recibo de entrega da Declaração do Simples Nacional. Ele vai verificar quais são as pendências nos registros e enviar a obrigação para a base de dados do governo.

Saiba como fazer o preenchimento e a transmissão

Primeiro, você vai selecionar qual é o tipo de Declaração que precisa enviar. No caso de uma empresa que não se enquadra como situação especial e precisa entregar a primeira versão da obrigação no ano, você vai selecionar “Declaração Original”.

Se o seu cliente tiver formalizado um processo administrativo para a inclusão da empresa no Simples Nacional durante o ano-calendário de referência da Defis, você vai preencher a obrigação incluindo as seguintes informações:

  • administração tributária onde o processo foi formalizado;
  • estado e município em que o processo foi protocolado;
  • número do processo.

Depois de registrar as informações no PGDAS-D ou exportar o arquivo do seu sistema de gestão contábil, você vai clicar em “Salvar” para guardar as informações preenchidas – você pode, inclusive, usar esse botão para pausar o preenchimento e finalizá-lo depois.

Então, após escriturar e salvar os dados, é hora de saber se o programa encontra alguma inconsistência no seu arquivo. Para isso, você vai clicar em “Verificar Pendências” e, assim, receber um relatório.

Pode ser que o PGDAS-D encontre algum campo sem informação, o que vai impedir o envio. Nesse caso, você vai precisar voltar para a etapa de preenchimento da Declaração. Nenhum campo pode estar em branco – caso exista algum valor que não existe, você deve preencher com zero.

Com tudo pronto e validado, é só clicar em “Transmitir” para enviar a Defis para o governo. É importante que você baixe e salve também o documento que certifica que você enviou a obrigação. Para isso, é só clicar em “Gravar recibo”.

Qual é a multa se você atrasar o envio?

Se você atrasar a entrega da Declaração do Simples Nacional, o cliente não corre o risco de sofrer multas por conta dessa obrigação. Mas, você só vai conseguir entregar as apurações dos tributos mensais da empresa a partir de março – ou seja, emitir o DAS – se tiver enviado a Defis.

Então, caso você atrase a entrega da Defis 2018 em um mês, por exemplo, não vai conseguir enviar o DAS referente a março que, assim como todos os outros, deve ser entregue até o dia 20 do mês seguinte.

Por isso, o seu cliente vai sofrer a seguinte penalidade prevista na legislação para o atraso na transmissão da DAS (você pode conferir quais são todas no site do Simples Nacional):

  • multa de 2% por mês-calendário ou fração sobre o valor total de tributos e contribuições declarados no DAS, podendo chegar a até 20% no máximo e com o valor mínimo de 50 reais por mês de referência da obrigação. Considerando a aplicação dessa penalidade mínima, a multa pode ser reduzida em dois casos:
    • Quando a DAS for apresentada antes de algum procedimento de ofício, o valor pode ser reduzido à metade;
    • Se ela for apresentada no prazo determinado por intimação, o valor da penalidade pode ser reduzido a 75%.

Como fazer a retificação?

Para corrigir alguma informação incorreta em uma Declaração do Simples Nacional que já foi transmitida, você pode fazer uma retificação. Funciona da seguinte forma: você vai acessar o módulo de transmissão da obrigação, do mesmo jeito que fez para enviar a Defis original, e selecionar a opção “Declaração Retificadora”.

Depois disso, você vai corrigir as informações necessárias e transmitir novamente. É importante saber que a retificação vai substituir a Declaração original, passando a ter o mesmo valor que ela, e que você não vai precisar pagar nenhuma taxa para retificar a Defis.

Porém, tudo fica muito mais simples, rápido e otimizado se você contar com um sistema de gestão contábil! Como ele vai processar as informações que você registrou ao longo do ano a partir das movimentações da empresa, permitindo exportá-las de forma automática para a Defis, você evita erros logo na Declaração original!

Agora você já está se sentindo mais preparado para a entrega da Declaração do Simples Nacional? Então, não perca tempo e confira as dicas que nós preparamos para você neste artigo!

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