Contabilidade online: 6 dicas para otimizar seus serviços contábeis

2 de fevereiro de 2017

A presença digital é um requisito para qualquer empresa que deseja se tornar referência na área em que atua. Até mesmo áreas tradicionais e regulamentadas, como a da contabilidade, precisam se adequar a essa nova era da tecnologia.

Para estar à frente da concorrência, é necessário utilizar sistemas integrados, estar online e contar com as tecnologias de redes em nuvem. São estes recursos que garantirão a estabilidade e a eficiência necessárias em um mundo cada vez mais interconectado.

Neste artigo, você entenderá porque é importante ter uma estrutura de contabilidade online e ter acesso à dicas de recursos e ferramentas úteis para trabalhar em rede de forma integrada. Aproveite a leitura!

Contabilidade online e o Princípio da Oportunidade

Uma das principais convenções observadas pelos profissionais de contabilidade é o princípio da Oportunidade, que se refere ao momento em que devem ser registrados todos os fatos contábeis.

É este princípio que traduz a busca da eficiência, fazendo com que as variações no patrimônio e no resultado de uma empresa sejam registrados em sua totalidade — dessa forma, a integridade das informações contábeis é mantida.

O contador tem na tecnologia uma grande aliada na hora de fazer cumprir essa convenção que, como consequência, permite adotar uma postura muito mais estratégica junto aos clientes e à própria empresa.

Confira as dicas abaixo para contar com uma presença online:

1. Utilize soluções integradas

O mercado de contabilidade não é mais um mercado local. Com as ferramentas certas, hoje é possível atender clientes de qualquer localidade. E mesmo que você não pense em atuar com grande abrangência geográfica, ainda assim é necessário estar preparado para enfrentar uma concorrência que pode vir de qualquer parte do país.

Muitos profissionais ainda utilizam opções gratuitas ou focadas apenas no registro das operações contábeis. Esta prática, porém, está longe de garantir uma contabilidade online. Atualmente, mais do que apenas um software, é necessário contar com soluções que sejam aderentes a todo o cenário fiscal, contábil e tributário do país, e que garanta ainda uma operação contábil que integre esses assuntos. Além disso, investir em uma solução que possa ser utilizada também pelo cliente é o que garantirá agilidade e segurança, maximizando os benefícios de uma contabilidade moderna.

É importante contar também com ferramentas que apresentem um suporte ativo para os usuários e que entreguem confiabilidade e segurança. O MasterConnect é um exemplo de solução que atende a todos estes quesitos, oferecendo suporte regionalizado, total conformidade com Questões legais, fiscais, contábeis e tributárias, comunicação ordenada com seu cliente, além de controle e segurança nas atividades do seu negócio.

2. Tenha um certificado digital

Recentemente, a Secretaria da Receita Federal (SRF) e o Ministério das Relações Exteriores do Reino Unido firmaram acordo para aumentar a capacidade nas práticas de investigação da Secretaria.

Essa foi apenas uma das muitas ações recentes da SRF, que se mostra atenta às tendências mundiais de modernização da gestão e auditoria tributária. Tal preocupação tem sido seguida por diversas esferas da administração pública, que vem aumentando a cada dia o número de procedimentos que podem ser acessados online.

A chave para acessar estes serviços é contar com um certificado digital válido. Ele que permitirá o acesso à procedimentos como SPED, eSocial, Cadastro Sincronizado, e-Defesa e Simples Nacional. Além desses serviços de esfera federal, há também inúmeros outros disponíveis online nos 26 estados, no Distrito Federal e nos cerca de 5.570 municípios de nosso país.

No site do Ministério da Fazenda, é possível acessar uma relação completa dos principais serviços necessários em âmbito federal.

3. Conte com uma boa ferramenta de planilhas de dados eletrônicas

O dia a dia da contabilidade envolve tarefas distintas, e na maior parte delas, é possível que alguma planilha  de dados seja necessária. Para isso, você pode optar por uma das duas ferramentas abaixo:

  • Office 365: solução da Microsoft para quem precisa acessar os documentos de qualquer lugar.
  • Planilhas: ferramenta do Google que pode ser acessada de qualquer computador, tablet ou celular conectado à internet. Permite fazer planilhas e documentos de forma colaborativa entre funcionários e clientes.

O ponto forte do Office 365 é a compatibilidade com os demais aplicativos da Microsoft Office. Enquanto isso, o Google Planilhas é mais recomendado para quem não precisa da complexidade do Office e prefere ter mais mobilidade, podendo compartilhar facilmente seus documentos. Caso você tenha ambas as necessidades, nada o impede de utilizar as duas ferramentas concomitantemente.

4. Estipule prazos rigorosos para seus clientes enviarem a documentação

Um dos maiores problemas para a produtividade na contabilidade é o atraso no envio de informações e documentos por parte dos clientes. Porém, isso pode ser amenizado ou resolvido com a utilização de ferramentas de compartilhamento.

Dropbox,  OneDrive e o próprio MasterConnect que citamos anteriormente, são ótimas ferramentas para este fim. Contudo, para o meio contábil, o MasterConnect fornece uma das melhores experiências de compartilhamento e segurança no trato com as informações pois foi desenvolvido especificamente para as necessidades deste mercado.

Essas ferramentas tornam obsoleto o envio de malotes em grande parte dos casos, e o cliente pode passar a compartilhar seus próprios arquivos em tempo real. Com isso, o tempo perdido no envio físico desses documentos serão sanados e, além disso, haverá a simplificação do trabalho e maior controle do que, quando e como foram entregues dos documentos.

5. Estreite a comunicação com o cliente

Um dos principais benefícios de estar online é a facilidade de comunicação. Atualmente, as reuniões presenciais já podem ser substituídas por videoconferências via Skype ou Google Hangouts. Na prática, ambos os serviços atendem às necessidades de uma reunião online e são de fácil acesso em qualquer local do mundo.

Essas ferramentas podem ser utilizadas até mesmo para oferecer um diferencial nos serviços prestados, possibilitando que o contador preste um suporte ativo com seus clientes e superando o e-mail como ferramenta para tirar dúvidas, já que estes não são tão ágeis e eficientes como um atendimento ao vivo. Em tempos de concorrência acirrada, todo diferencial é bem-vindo!

6. Melhore o seu marketing de relacionamento

Seria desperdício contar com toda uma estrutura operacional online e não aproveitar estes mesmos recursos comercialmente, não é?

Assim, a contabilidade online é o ambiente perfeito para um marketing de relacionamento atuante e assertivo. Quanto maior a proximidade com o cliente, maiores são as chances de você expor à ele as novas soluções, serviços e consultorias que você pode oferecer de forma complementar

Ao contar com toda esta estrutura, é possível agregar mais valor às propostas de serviços contábeis e consequentemente à sua marca.

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Escrito por

Mastermaq Software

A Mastermaq mantém, há 27 anos, uma história ao lado dos contadores e empresas, com o propósito de transformar a contabilidade em fator de sucesso para o empreendedor brasileiro. Especialistas em soluções para gestão e operação de organizações, com forte aderência às legislações: contábil, fiscal, trabalhista e tributária, a empresa atende todo o território nacional.

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