Como preencher os registros da ECF

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) é uma obrigação anual que deve ser preenchida por todas as empresas que são tributadas pelo Lucro Arbitrado, Lucro Real e Lucro Presumido, inclusive as imunes e isentas. Ela faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que tem o objetivo de garantir que os fiscos estejam integrados, uniformizar as informações que as empresas devem fornecer aos órgãos facilitadores e certificar que elas estejam corretas.

O preenchimento da ECF é feito através de registros – também conhecidos como fichas -, que têm o objetivo de gerar informações para a Receita Federal. Para te ajudar nisso, no artigo de hoje vamos falar o que são e como você deve preencher os registros da ECF. Confira!

O que são os registros da ECF?

Os registros da ECF são os campos onde são escrituradas as informações da empresa, para que elas sejam armazenadas pela Receita Federal. Nesses campos você deve registrar a identificação do negócio e do signatário, que, como você sabe, é quem assina a ECF. Além disso, você vai preencher as informações contábeis necessárias, ou seja, todas as operações do negócio que influenciam a composição da base de cálculo e o valor referente ao Imposto de Renda para Pessoas Jurídicas (IRPJ) e à Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido (CSLL).

Os registros são reunidos em agrupamentos, formando blocos de informações que seguem um padrão definido pela Receita Federal. Cada bloco possui uma sequência das informações, que é composta por um registro de abertura e um de encerramento, além dos registros de dados.

No manual de orientação da ECF, você encontra um guia detalhado sobre o que representa cada bloco e o que você deve preencher em cada linha do registro. Porém, caso você use um bom sistema de gestão contábil em seu escritório, essas explicações estarão disponíveis no momento da escrituração, o que vai tornar o preenchimento muito mais simples e ágil.

Como preencher os registros?

Antes de entender como os registros são preenchidos, você precisa considerar que, caso a empresa tenha enviado a Escrituração Contábil Digital (ECD), você deve recuperá-la para que as informações referentes aos lançamentos contábeis sejam utilizadas no preenchimento da ECF. Assim, você diminui a quantidade de informações preenchidas manualmente e, consequentemente, o tempo para fazer a escrituração e a possibilidade de erros também são reduzidos.

Além disso, você deve saber que nem todos os registros presentes no manual da ECF são obrigatórios para todas as empresas. Cada organização preenche apenas os blocos referentes ao seu regime tributário.

Mas, não se preocupe: tanto no sistema validador, quanto em um sistema de gestão contábil, apenas os blocos que devem ser preenchidos pela empresa são habilitados para o registro.

Você pode fazer o preenchimento da ECF diretamente por meio do programa validador ou através de um sistema de gestão contábil. A diferença é que, se você fizer por meio do programa validador, apenas os dados recuperados da ECD serão preenchidos automaticamente. Você vai ter que fazer os demais cálculos antecipadamente e registrar os valores de forma manual.

Em um sistema de gestão contábil, além dos dados da ECD recuperada, também serão aproveitados os dados pertinentes para a geração da ECF que você já informou ao software. Nesse caso, você vai precisar inserir apenas a conta contábil referente a cada registro e os dados serão preenchidos automaticamente. Além disso, os parâmetros e os valores da ECF são armazenados para a Escrituração do próximo ano, o que vai te poupar tempo e diminuir as chances de erro.

E você, gostou de saber mais sobre o preenchimento dos registros da ECF? Aproveite e confira o infográfico que preparamos para você saber como resolver as principais inconsistências dessa obrigação. Continue acompanhando o nosso blog e a nossa página no Facebook para ficar por dentro de mais conteúdos como este!

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