Como planejar os custos fixos em pequenas empresas?

A saúde financeira de uma empresa é seu bem mais precioso. Afinal, sem ela, não importa o quão bom o produto ou serviço seja, os negócios não serão prósperos.

Planejamento e controle são as palavras-chave quando o assunto é finanças, e arquitetar os custos é uma prática que você precisa dominar se quiser elevar o patamar de sucesso da sua empresa.

Neste artigo, falaremos tudo sobre custos fixos. Como calcular, analisar e planejar os custos para que eles sejam aliados e não vilões do seu orçamento? Confira no nosso post do dia!

O que são os custos fixos?

Os custos fixos são aqueles menos suscetíveis às oscilações externas do mercado alvo e/ou da própria empresa. Isso significa que eles sofrem poucas alterações, mesmo com mudanças no número de vendas, e geralmente são previsíveis. São exemplos de custos fixos:

  • Salário dos colaboradores;
  • Impostos;
  • Despesas de aluguel e manutenção do escritório.

O que altera os custos fixos?

Apesar de alguns serem considerados fixos, todos os custos sofrem variações a longo prazo. Dizer que um custo é fixo não significa que o valor será sempre o mesmo.

O aluguel, por exemplo, geralmente passa por reajustes anuais, enquanto impostos podem ser alterados conforme taxas de inflação, períodos de crise econômica ou reformas tributárias. Um aumento expressivo no faturamento também pode alterar custos fixos.

Caso a sua empresa ganhe fama rapidamente, novos clientes chegarão e poderá ser necessário migrar para um espaço maior ou promover colaboradores para contratar outros, gerando aumento dos salários. Independente dessas mudanças, os custos fixos sempre devem estar presentes no orçamento, já que representam a estrutura básica para que o seu negócio continue funcionando.

Como calcular os custos fixos?

Para manter um controle financeiro adequado, você precisa mapear os custos fixos com atenção e não esquecer de atualizá-los conforme ocorram mudanças. Para calculá-los, faça um levantamento de todas as despesas mensais da sua empresa e registre-as de forma separada e ordenada. Alguns valores se repetirão todos os meses e esses serão os custos fixos necessários para manter o negócio.

Os custos fixos costumam ser mensurados em relação ao faturamento. Para fazer isso, é preciso ter uma média mensal dos custos fixos (do último ano, por exemplo) e verificar qual é a porcentagem que essa média representa em relação ao faturamento.

Não existe um parâmetro ideal para todas as empresas, pois a relação custos fixos-faturamento depende de uma série de fatores: o porte da sua empresa, o segmento em que ela atua, a presença de concorrentes fortes e até mesmo o próprio faturamento. Entretanto, em um escritório de contabilidade de pequeno a médio porte, é interessante que os custos fixos não ultrapassem 25% do faturamento. Essa proporção indica que há equilíbrio entre despesas, ganhos e não aponta cenários de risco para as finanças.

Você também pode analisá-los em relação ao lucro  da sua empresa ou de um período para outro, para controlar se os custos fixos estão se equilibrando ao total que você está faturando.

Como os custos fixos entram no controle financeiro?

O controle financeiro dos custos é essencial para o sucesso de qualquer empresa. Para uma análise segura, é importante registrar todas as entradas e saídas de capital, além de identificar e categorizar as despesas e receitas.

Categorizar gastos significa dividi-los entre fixos e variáveis. Feita a divisão, você pode verificar o peso dos custos fixos no orçamento e saber se é viável mantê-los como estão. Nesse momento, você vai poder identificar os problemas financeiros, como custos muito altos que não se justificam.

Muitas empresas vão à falência porque insistem em manter uma estrutura que não se paga: salários altos para colaboradores que não apresentam alta performance e aluguel caro em um ambiente grande que não recebe muitos clientes. Nesse cenário, é preciso rever toda a operação e considerar fazer cortes e mudanças para alcançar um ponto de equilíbrio em que seja possível sustentar a empresa, sem sacrificar uma fatia muito grande do faturamento.

Erros frequentes no planejamento financeiro

Projeções irreais

Um dos erros mais comuns na hora de planejar as finanças é subestimar os custos fixos. Algumas projeções, por serem apenas estimativas virtuais, tendem a entregar custos menores.

Por outro lado, projeções otimistas para o faturamento podem mascarar desequilíbrios. A dica é fazer estimativas mais detalhadas e considerar a possibilidade de aplicar uma margem de erro em cada projeção.

Para um planejamento de custos eficaz, você precisa contar com um bom planejamento de vendas e com uma estimativa confiável do faturamento. A partir dela, você pode projetar os custos fixos e analisar se eles estarão dentro de uma margem aceitável, acima do possível ou abaixo do necessário.

Indícios de sazonalidade

Analisando as projeções de vendas e a realidade de cada mês, é possível encontrar indícios de sazonalidade no negócio. Isso quer dizer que, em alguns meses, o faturamento da sua empresa é expressivamente maior ou menor que em outros. Essa informação pode ajudar muito nas futuras projeções!

Organização de dados

Além de se esforçar para que as projeções não te enganem, outra medida fundamental para evitar erros de planejamento é fazer a conciliação bancária. Ela é o mecanismo que confirmará as informações do seu fluxo de caixa, ajudando a prevenir estimativas falsas.

Para um controle financeiro bem organizado, você pode apostar em um bom sistema ERP. Para essa organização, analise:

  • Vendas (ticket médio, vendas por colaboradores e vendas totais por mês);
  • Colaboradores (rendimento e cumprimento de metas);
  • Estoque (pedidos de compra e estimativa de validade);
  • Entradas e saídas de dinheiro (despesas a quitar e pagamentos a receber).

Controle os dados de forma otimizada e segura

Por meio de um sistema ERP você pode controlar todos esses dados de forma otimizada e segura. As planilhas são ótimas maneiras de organizar informações, mas o cruzamento de dados e outras ações conjuntas levam mais tempo e estão sujeitas a erros.

Com um sistema de gestão completo, você pode encontrar módulos para gerenciar cada uma dessas frentes, tornando o planejamento e a análise de custos mais confiáveis. As empresas pequenas podem se beneficiar muito de um ERP, pois a organização que esse tipo de sistema oferece facilita arquitetar ações de expansão e desenvolvimento. Assim, você se previne de levar sustos ao final do mês e gerencia sua empresa com muito mais tranquilidade.

Como você lida com os custos fixos na sua empresa? Deixe um comentário e compartilhe sua experiência com a gente!

Mastermaq

Com mais de 25 anos de experiência, a Mastermaq oferta produtos e serviços baseados em softwares para todo o território nacional. Contamos com uma rede especializada que atende em todas as regiões do país, envolvida no acompanhamento de milhares de contratos ativos.

LEIA TAMBÉM