Como otimizar processos no seu escritório de contabilidade

Quem está inserido no mercado contábil sabe bem como este é um setor competitivo. Por isso, além de manter o cliente fidelizado e satisfeito com os serviços prestados, o sucesso do seu escritório também depende de como otimizar processos para garantir menos tempo na execução dos trabalhos, reduzindo os custos operacionais. Mas como se adequar a esse novo cenário?

A seguir, veja 5 dicas práticas que vão ajudá-lo na otimização do seu escritório:

Esqueça métodos arcaicos

O mundo mudou, e tanto você quanto a sua empresa precisam acompanhar esse novo ritmo. O mercado não admite mais, por exemplo, um profissional contábil que baseia suas estratégias de relacionamento apenas entregando cartões de visitas e panfletos. É claro que esse material continua tendo sua dose de importância, mas a internet e as redes sociais chegaram para otimizar essa comunicação.

Outro procedimento comum mas arcaico que pode ser solucionado pela rede mundial de computadores é o ato de enviar documentos fisicamente, via correio ou entrega motorizada. Contar com uma simples troca de e-mail ou compartilhamento de arquivos através de uma ferramenta online de ponta é, além de mais prático e barato, muito menos danoso ao meio ambiente.

Utilize sistemas atualizados

O tempo dedicado à elaboração manual de uma folha de pagamento ou à escrituração de um livro contábil é bastante oneroso para seu escritório. Como otimizar processos nesse contexto? Simples: utilizando sistemas contábeis modernos.

O mercado possui diversas opções de softwares para melhorar o seu trabalho, e certamente o custo para a contratação desse serviço é bem menor que o custo do tempo gasto em trabalhos manuais. Além da possibilidade de erros ser reduzida drasticamente, a apuração de tributos e o fechamento de uma folha, por exemplo, ficarão muito mais rápidos contando com a colaboração do cliente para lançamentos.

Mapeie os processos

Cada atividade mantida por um ou mais departamentos deve ser mapeada, da entrada à saída. Os colaboradores podem – e devem – auxiliar nesse momento, já que eles estão diretamente envolvidos nas operações e podem opinar, portanto, em como otimizar processos no seu escritório contábil. Esse exercício de mapeamento e definição de tarefas também é importante para identificar distorções nas informações e tomar ações adequadas para corrigir o fluxo.

Conte com uma equipe treinada

Não adianta modernizar seu escritório, contratar os melhores softwares e mapear os processos se os colaboradores não estão sintonizados com esse contexto. Você vai precisar de pessoas capacitadas e dispostas a utilizar as ferramentas adotadas e capazes de se adaptar à cultura de sua empresa. Por isso, fique atento a possíveis dificuldades na rotina de trabalho e procure ajudar o time.

Monitore o desempenho

Depois de aplicadas as melhorias, é necessário mensurar o ganho de produtividade em seu escritório contábil. É interessante que você tenha informações acerca do cenário anterior à otimização para apresentar os resultados à equipe, mantendo todos engajados e no ritmo para continuar apresentando o melhor desempenho possível. Você pode utilizar como indicadores, por exemplo, o tempo de trabalho desempenhado, a quantidade de lançamentos em um intervalo ou o número de obrigações fiscais enviadas.

Saber como otimizar processos é fundamental para o sucesso do seu escritório contábil. Colocando em prática as dicas que apresentamos, os serviços prestados em sua empresa ganharão em qualidade e eficiência, oferecendo tempo para você absorver mais clientes e maximizar seu faturamento.

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Mastermaq

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