Como otimizar o tempo para focar no escritório contábil?

O contador pode acabar se perdendo em sua profissão se não souber otimizar o tempo. Nos escritórios, você precisa se dedicar totalmente aos seus clientes e sobra pouco tempo para cuidar dos assuntos do seu negócio e da sua carreira profissional.

Nesses casos, existem alguns erros que são muito comuns e que são empecilhos para você alcançar um nível de realização em relação à gestão do seu escritório e a sua carreira. Corrigi-los é fundamental para que você melhore a sua relação com o tempo e até mesmo a performance da sua equipe.

Quais são os 3 erros mais comuns que impedem uma boa gestão de tempo nos escritórios contábeis? Confira o nosso artigo do dia e faça parte dessa discussão!

3 erros mais comuns na gestão de tempo

1- Ser desorganizado

Para começar, um ambiente desorganizado não inspira concentração. Pelo contrário, oferece mais oportunidades de distração.

São exemplos de um ambiente desorganizado: manter muitos papéis e objetos em cima das mesas, guardar documentos sem um sistema de categorias, não seguir processos e rotinas bem definidos. Da mesma forma, não ter controle sobre as tarefas que precisam ser executadas pode ser fatal para a produtividade.

Muitas vezes, o que acontece é que o profissional chega ao escritório para trabalhar e não faz ideia do que o espera naquele dia. Se esse tipo de situação acontece, você perde mais tempo se inteirando dos assuntos e preparando-se para começar a trabalhar do que efetivamente produzindo. A gestão de processos vai te ajudar nesse caso!

2- Procrastinar

A procrastinação (aqueles momentos em que você se distrai vendo vídeos, respondendo mensagens ou fazendo outras coisas que não têm relação com o seu trabalho) é a maior inimiga da produtividade.

Antes de mais nada, é preciso dizer que ninguém é produtivo o tempo inteiro. Momentos de relaxamento e distração são importantes, mas é mais importante ainda que eles não interfiram nas suas tarefas. Uma das melhores formas de otimizar o tempo é investindo em maneiras de evitar a procrastinação. Nós falaremos sobre isso mais para frente, ainda neste artigo.

3- Ser multitarefa

Conhece aquele ditado “dividir para conquistar”? É exatamente essa a ideia!

Ser um profissional que tenta “abraçar o mundo” sozinho é um erro muito comum entre contadores. Por proatividade ou mesmo falta de confiança no restante da equipe, é bastante normal tomar todas as tarefas para si e acabar sobrecarregado.

Junto com a ilusão multitarefa, está o péssimo hábito de não delegar tarefas. Assim, um profissional é responsável por uma série de atividades e não consegue desempenhar nenhuma delas plenamente.

Seu escritório conta com outros funcionários por um motivo muito simples: você não deve fazer tudo sozinho. Ter uma equipe significa ter apoio, e não utilizar essa ajuda causa uma perda enorme de tempo e de dinheiro.

5 passos para otimizar o tempo no escritório

Agora que você já conhece os 3 erros que mais te impedem de otimizar o tempo, confira mudanças simples que você pode implementar em seu escritório para vencer esses obstáculos:

1- Tenha o hábito de fazer reuniões objetivas

Aquelas cenas de filme, em que o chefe fala sem parar em uma reunião e os funcionários lutam contra o sono e outras distrações, realmente podem acontecer na vida real. A melhor forma de otimizar o tempo no escritório é fazer cada minuto de uma reunião ser o mais útil possível.

Para alcançar esse propósito, você deve manter as pautas mais objetivas. Evite marcar reuniões sem antes fazer uma lista de tópicos que precisam ser discutidos, porque é muito fácil se perder do motivo real da reunião.

Use a lista de tópicos como um checklist. Assim, você se livra da sensação de perda de tempo em uma reunião longa. Ao convocar uma conversa, procure dividir o tempo de forma justa entre você e os seus colaboradores. Apresente seus pontos, permita que eles façam observações e adendos e faça o possível para sair das reuniões com decisões tomadas.

2- Considere limitar o uso de telefone e internet

Smartphones e redes sociais são muito tentadores durante o trabalho. É claro que uma olhadinha ou outra não atrapalha ninguém, mas a linha entre uma pequena pausa e o desperdício de tempo é tênue.

Por isso, pode ser uma boa política estudar formas de limitar o uso dessas tecnologias no escritório. Existem formas mais tranquilas de fazer isso, como um acordo verbal com os seus colaboradores, pedindo que usem seus celulares e acessem a internet com moderação durante o expediente.

Já para casos mais complexos, medidas restritivas podem ser a saída. Você pode bloquear o acesso a alguns websites nos computadores do escritório e até mesmo impedir que celulares se conectem na rede wi-fi. Lembre-se, porém, de que o diálogo é sempre a melhor forma de lidar com a equipe.

3- Trabalhe com níveis de prioridade

Nós já falamos sobre o grande problema da desorganização. Uma forma de vencê-lo é criar níveis de prioridade para as tarefas, para que seja possível definir uma ordem de execução de cada uma delas.

Você pode categorizar as tarefas por nível de complexidade ou prazo de entrega, por exemplo, e até unir esses dois fatores para definir a prioridade. Porém, tenha em mente que demandas urgentes surgirão e é preciso saber priorizar esse tipo de trabalho sem prejudicar o restante da operação.

4- Defina bem as funções de cada colaborador

Cada colaborador precisa saber exatamente a sua função no escritório e você, como contador, precisa ser capaz de delegar tarefas quando necessário.

O trabalho de contabilidade é delicado, cheio de detalhes importantes e um pequeno deslize é suficiente para prejudicar os clientes. Por isso, dividir as tarefas é a melhor forma de assegurar um serviço de qualidade.

Além disso, quando o assunto é otimizar o tempo, precisamos sempre lembrar que até as máquinas mais potentes precisam ser desligadas para continuar funcionando. Momentos de relaxamento e lazer são fundamentais para que um profissional se mantenha saudável. A qualidade do trabalho aumenta quando é executado por um funcionário estável e bem descansado.

5- Conte com o apoio da tecnologia

Aposte na informatização do escritório, com um software contábil de qualidade, que facilite o cumprimento dos processos e o armazenamento de dados. Assim, você otimiza o dia a dia e perde menos tempo com pilhas de papéis.

Essa tecnologia pode te ajudar desde o controle financeiro do escritório até a organização fiscal e tributária. Com um bom software, você pode até gerenciar os contratos e acompanhar de perto a evolução de cada cliente, prevenindo erros e surpresas desagradáveis.

O que você achou das nossas dicas para otimizar o tempo no escritório? Agora, aproveite e saiba como aumentar o seu faturamento!

Mastermaq

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