Saiba como melhorar o gerenciamento do tempo no trabalho

Lidar bem com o tempo e saber aproveitá-lo é um dos grandes desafios da atualidade. Às vezes, parece que a quantidade de compromissos e tarefas a cumprir é maior do que o número de horas do dia, não é?

Para conseguir dar conta de todos os afazeres de maneira eficiente — e é claro, sem abrir mão da qualidade —, é preciso desenvolver estratégias de gerenciamento do tempo no trabalho. Dessa forma, é possível evitar dispersões e tornar a jornada cada vez mais dinâmica e proveitosa.

A rotina do profissional moderno, independentemente da área onde ele atua, está cada vez mais intensa. Além de desenvolver bem o trabalho, temos uma série de outras responsabilidades, como responder e-mails, lidar com clientes, funcionários e parceiros e estar sempre atentos ao networking.

Sem um bom planejamento, você corre o risco de se perder em meio a tantas tarefas, ou de usar o tempo de maneira incorreta, desconsiderando as prioridades.

Para evitar esse problema, mostraremos a seguir o que é preciso para você realizar um bom gerenciamento do tempo no trabalho, tornando o expediente mais produtivo e eficiente. Acompanhe!

Organize seu ambiente de trabalho

Manter o ambiente de trabalho organizado é essencial para quem quer lidar melhor com o tempo. Em primeiro lugar, é necessário organizar o seu ambiente físico.

O seu material de trabalho deve estar sempre arrumado e em local acessível, para ser manuseado sem qualquer dificuldade. O tempo é um recurso muito precioso para desperdiçá-lo procurando algo no meio da bagunça!

Tenha uma agenda detalhada

Com um número cada vez maior de demandas no trabalho, manter uma agenda com os compromissos mais importantes é outra dica valiosa para quem quer gerenciar melhor o seu tempo.

Para você não correr o risco de esquecer nenhum evento importante e ainda poder programar a sua rotina de trabalho, é fundamental ter uma agenda, detalhando todos os compromissos do dia e o tempo médio de duração de cada um.

Desse modo, ficará mais fácil partir para o próximo passo do gerenciamento, que é o estabelecimento de prioridades.

Estabeleça as suas prioridades

Com a rotina programada e as tarefas devidamente anotadas, é hora de estabelecer as prioridades para o dia, definindo quais são as tarefas mais importantes e quais são as mais complexas. O aconselhável é dedicar-se às atividades conforme a complexidade delas.

O ideal é que as mais difíceis sejam resolvidas primeiro, quando estamos mais dispostos, porque elas demandam mais energia e tempo. Após resolvê-las, você estará mais tranquilo e disponível para se dedicar às demais tarefas.

Aprenda a delegar as tarefas

Sabemos que a rotina dos profissionais modernos não é fácil. Na verdade, ela está cada vez mais corrida e intensa. Com isso, mesmo já tendo estabelecido as tarefas prioritárias e se dedicado a elas, ainda há muitas outras atividades para você realizar!

Sendo assim, verifique se vai conseguir realizar todas elas no restante do seu tempo de trabalho. Se achar que não tem como dar conta de tudo sozinho, o melhor a fazer é partir para a delegação das tarefas secundárias, aquelas que não dependem tanto de você para serem executadas com êxito.

Um profissional eficiente no trabalho é aquele que sabe delegar funções. É preciso compreender que o tempo é um grande limitador da nossa rotina, e é melhor que você se dedique a apenas uma parcela das tarefas — as que são prioridades —, executando-as com perfeição, do que tentar executar tudo sozinho e acabar pecando na qualidade.

Evite distrações desnecessárias

O tempo é recurso valioso e escasso. Por isso, nada de desperdiçá-lo com coisas supérfluas. Responder mensagens fora de hora, acessar as redes sociais no meio do expediente ou jogar conversa fora com um amigo ou com um colega de trabalho são coisas que você deve evitar se quer ter um dia produtivo.

Combata a procrastinação

A mania de deixar tudo para depois também pode prejudicar severamente a sua produtividade no trabalho e terminar comprometendo o gerenciamento definido. A hora de realizar as suas obrigações é o quanto antes elas possam ser executadas. A procrastinação é uma grande inimiga da eficiência.

Mas todos sabemos que vencer a vontade de deixar tudo para a última hora não é tão simples quanto parece. Algumas pessoas tentam justificar esse problema com o argumento de que “funcionam melhor sob pressão”, mas isso não é saudável.

O ideal é que as suas atividades sejam realizadas com calma e atenção. Somente assim,  você poderá assegurar a qualidade delas e diminuir as chances de erros ou imperfeições.

Conte com a ajuda da tecnologia para ajudar no gerenciamento do tempo no trabalho

A tecnologia revolucionou muitas áreas da nossa vida, mas é no trabalho que ela ganha destaque especial. Tarefas lentas e que antes exigiam boa parte da jornada profissional já podem ser realizadas em questão de horas ou minutos, tudo isso graças a um software de gestão contábil.

Por isso, ficar por dentro das novidades dessa área e contar com um sistema que atenda às necessidades do seu negócio é essencial para garantir mais eficácia e dinamismo às suas atividades diárias. Assim, sobrará mais tempo para que você se dedique às áreas mais relevantes e estratégicas da atividade que desenvolve.

Viu só como é possível realizar um bom gerenciamento do tempo no trabalho por meio de medidas simples? Como diz o ditado: tempo é dinheiro, e ambos os recursos não podem ser desperdiçados. É preciso combater os principais vícios que impedem o nosso rendimento e aprimoramento profissional.

Adotando as dicas deste post, você otimizará a realização das suas atividade rotineiras, terá uma jornada mais produtiva e com mais rendimento.

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