Como fazer um mapeamento de processos gerenciais eficiente?

Investir na governança dos processos gerenciais de uma empresa é fundamental para a otimização do trabalho. Além de diminuir o risco de erros, essa estratégia minimiza o custo operacional, potencializa ganhos, melhora a produtividade e a qualidade do seu negócio.

A gestão dos processos gerenciais permite identificar como seus objetivos estão conectados aos recursos da empresa e às atividades realizadas no dia a dia. Quer melhorar seus resultados e alcançar as metas corporativas? Aproveite esse post para tirar todas as suas dúvidas sobre a importância de um mapeamento de processos eficiente:

Por que mapear os processos gerenciais?

Processos são nada mais do que uma sequência de atividades realizadas em uma empresa de forma ordenada. Um bom processo agrega valor ao serviço oferecido, resultando em um produto ou serviço que realmente atende às necessidades do cliente. Logo, o mapeamento de processos pode ser definido como a sistematização de todo o fluxo de atividades de uma empresa. Na teoria, seu objetivo é identificar os elementos que o compõem para que tudo corra bem. Na prática, esse método constrói um mapa que identifica  e ordena as etapas produtivas e de staff da empresa, suas relações e sua contribuição para o atendimento dos objetivos estratégicos de um negócio.

Existe um passo a passo para o mapeamento?

Existem diversas metodologias e serviços especializados para o mapeamento de processos. Boa parte deles se baseia nessas 5 etapas:

Identifique os atores

O primeiro passo para uma gestão de processos eficiente e definir papeis e responsabilidades para os envolvidos. Assim, cada processo terá pelo menos um gestor (além de intervenientes e clientes) capaz de executá-lo e supervisioná-lo. Como as entregas funcionam em uma via de mão dupla, é possível que os papeis entre esses atores se alternem ao longo do processo: ora se é fornecedor, ora se é cliente. Neste caso, fornecedor é aquele que fornece insumos para que o processo aconteça, enquanto cliente é aquele que aguarda uma entrega. Apesar de não ser uma regra, essa entrega pode ser também o insumo de entrada para iniciar outro processo.

Identifique as entradas e saídas

Todo processo depende de um “start”, algum elemento indispensável para que seja dado início ao fluxo. Chamado de entrada, esse elemento pode ser um e-mail de um cliente, uma ordem de serviço, uma lista de pendências, entre outros.

É comum ocorrerem falhas durante a execução do processo devido à inconsistência da entrada, à ausência de algum documento indispensável ou ao preenchimento incorreto de uma informação. Por isso, é fundamental que as entradas tenham qualidade e estejam em conformidade com os padrões e necessidades do processo que será iniciado. Da mesma forma, todo processo resulta em uma saída, que nada mais é do que a entrega anteriormente programada à parte interessada.

Analise o suporte

Atualmente, a maioria das empresas já optou pela automatização dos processos gerenciais. Mas atenção: é essencial analisar as ferramentas tecnológicas que dão suporte a toda a cadeia de processos. Da mesma forma que essas soluções podem resolver os problemas identificados na execução dos processos, fornecendo novas funcionalidades para otimizar os fluxos e entregas, as falhas também surgem da aplicação de soluções inadequadas.

Assinale os gargalos

A função mais nobre do mapeamento de processos é enxergar gargalos e propor melhorias para que eles deixem de existir. O nome dessa prática é racionalização de processos, e é isso que permite a melhoria contínua pregada nas teorias da administração.

Durante o mapeamento, muitas oportunidades de melhoria podem ser levantadas. É preciso analisar cada uma delas e criar uma fila de priorização, pois implementar muitas mudanças ao mesmo tempo pode ser custoso e cansativo. Por isso, é importante estabelecer pesos para que as melhorias sejam ranqueadas e enfileiradas na esteira de implementação de acordo com as necessidades da sua empresa.

Documente e padronize

Documentar o mapeamento é a última – e talvez mais importante – etapa do processo. Essa documentação possibilita visualizar e alinhar entre os envolvidos a real situação do seu negócio, o que permite aos gestores monitorarem e traçarem novos rumos para a otimização dos processos gerenciais. Com o mapeamento e racionalização de todas essas etapas, as empresas podem atuar com maior sinergia e agilidade frente as mudanças e exigências do mercado, diferenciando-se dos seus concorrentes e destacando-se na sua área de atuação.

Gostou do conteúdo? Quer receber mais dicas para otimizar a gestão do seu negócio? Assine nossa newsletter e acompanhe nossas postagens!

Mastermaq

Com mais de 25 anos de experiência, a Mastermaq oferta produtos e serviços baseados em softwares para todo o território nacional. Contamos com uma rede especializada que atende em todas as regiões do país, envolvida no acompanhamento de milhares de contratos ativos.

LEIA TAMBÉM