Como fazer backup na nuvem: adote a prática em seu escritório

Folha de pagamento, relatórios de gestão, banco de dados, contratos, arquivos da receita federal e muitos outros documentos. O dia a dia de um escritório contábil é cheio de dados e informações importantes, não é mesmo?

Imagine como seria caótico se você precisasse de alguma informação importante, mas não conseguisse acessá-la. E se todo seu trabalho sofresse danos após a sua máquina apresentar algum problema? São situações como essas que tornam o conhecimento sobre como fazer um backup indispensável.

Pensando em te ajudar a evitar quaisquer das situações citadas acima, criamos este artigo. A ideia é falar sobre opções mais viáveis para que você saiba como fazer backup na nuvem em seu escritório contábil.

Mas afinal de contas, o que é backup?

O backup é um procedimento que tem como objetivo preservar dados e informações, a fim de evitar que eles desapareçam, se corrompam ou caiam em mãos erradas. Dessa maneira, fazer backup significa hospedar esses dados em sistemas de armazenamento seguros, como por exemplo em uma nuvem.

Nesse sentido, o backup é uma técnica de prevenção importante para evitar a perda de dados, especialmente no ramo da contabilidade, já que os impactos podem ser bastante significativos.

Assegurar a cópia de documentos importantes não é algo novo e vem sendo realizado de duas formas: o backup físico mais tradicional e comum em grandes empresas e o backup na nuvem, uma maneira mais recente, rápida, on-line e acessível, principalmente para pequenos negócios.

Ficou interessado? Então continue lendo nosso artigo e entenda tudo sobre como fazer um backup seguro.

Backup físico

No backup físico, o processo é feito manualmente e as informações são armazenadas nos servidores locais (internos ou alugados) da empresa. Apesar de ainda ser utilizado, esse método é bastante suscetível a problemas e imprevistos.

No caso de pequenos negócios, é bastante comum armazenar cópias de segurança em dispositivos como CDs, pen drives e HDs externos.

Backup na nuvem

Foi-se o tempo em que guardar as cópias de segurança apenas em dispositivos era a melhor alternativa. Conhecido também como cloud computing (computação em nuvem, em tradução livre) o backup on-line, por meio da nuvem, é feito remotamente e fica arquivado em servidores externos. Isso garante mais segurança, pois o acesso pode ser feito a qualquer hora e lugar com acesso à internet.

Além do funcionário não precisar pausar seu trabalho para que as cópias sejam feitas, o acesso ao backup é ágil e integral, normalmente feito apenas por meio de um usuário e senha. E se o foco do backup é a segurança, com a solução na nuvem esse atributo ganha ainda mais destaque.

Outro ponto positivo é a agilidade e custo que o backup na nuvem confere. Os negócios que optam por esse serviço não perdem tempo com a recuperação, pois, como citado, basta um login e acesso à internet para ter as informações desejadas. Além disso, o procedimento não depende de deslocamento até onde está o backup físico e, muito menos, de um profissional especializado.

Dados criptografados

Você talvez esteja se perguntando: “quem garante que os dados realmente estão seguros?”. Afinal, os dados de um escritório ou empresa de contabilidade são sigilosos e não podem cair em mãos erradas. Mas não se preocupe, os dados são criptografados e apresentados em forma de código. Ou seja, apenas quem for autorizado e tiver o login e senha de acesso conseguirá decifrá-los.

Por que fazer backup na nuvem é uma opção viável para os escritórios contábeis

Agora que você aprendeu um pouco mais sobre backup, confira mais três vantagens que o armazenamento em nuvem proporciona:

Capital: não é necessário um alto investimento, pois o valor pago pelo formato na nuvem varia de acordo com o uso e a necessidade que cada escritório tem.

Locomoção e mobilidade: informações acessíveis a qualquer momento, lugar e computador.

Adaptável: a nuvem atende à demanda independentemente do porte do escritório. O backup na nuvem flexibiliza e acompanha o crescimento do seu negócio.

Opções gratuitas de backup de informações na nuvem

Existem programas e sistemas que disponibilizam opções de backup gratuito para contas iniciantes. O espaço oferecido nessa opção é limitado mas ainda assim é um boa forma de começar. Para ajudá-lo na escolha, veja nossa lista abaixo:

Google: no Google Drive você também tem acesso a diversos serviços como Docs, Planilhas, entre outros. A versão gratuita disponibiliza uma memória considerável e, caso haja necessidade, é possível mudar para a versão paga.

Dropbox: este serviço de armazenamento e compartilhamento de arquivos oferece uma conta básica gratuita e também pacotes com funções mais completas. Entre as vantagens do Dropbox está a praticidade, pois é possível realizar o backup automaticamente ao salvar os arquivos em uma pasta do seu computador.

Outlook: assim como o Google, a Microsoft também oferece soluções de backup na nuvem para quem tem um e-mail Outlook: o OneDrive. É possível usar o armazenamento de dados, assim como editar e compartilhar documentos por meio do Office on-line.

O que acha de começar a utilizar uma dessas opções e ver a que melhor funciona para o seu escritório?

Agora você já aprendeu mais sobre como fazer backup e quais caminhos adotar para realizar o procedimento em seu escritório! Quer se informar mais sobre nossas discussões? Acesse nosso Facebook e Linkedin e se inteire sobre os nossos conteúdos.

Mastermaq Software

A Mastermaq mantém, há 27 anos, uma história ao lado dos contadores e empresas, com o propósito de transformar a contabilidade em fator de sucesso para o empreendedor brasileiro. Especialistas em soluções para gestão e operação de organizações, com forte aderência às legislações: contábil, fiscal, trabalhista e tributária, a empresa atende todo o território nacional.

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