Certificado Digital: Tipos, como fazer e a importância para a emissão da NF-e

Conheça todos os benefícios da assinatura eletrônica

14 de agosto de 2020

Quando vamos falar da emissão de nota fiscal eletrônica, é comum nos depararmos com a necessidade de entender o que é o certificado digital. Isso porque, à emissão desse documento precisa garantir a confiabilidade de dados, para facilitar o processo de fiscalização.

Porém, a assinatura digital não é usada apenas para a emissão de NF-e.  É também bastante utilizado no fechamento de contratos, entre outros. Quem já imprimiu uma multidão de contratos e precisou rubricar todas as folhas de um documento, sabe como o processo é trabalhoso.

O Certificado Digital foi criado exatamente para que você substitua esses processos antigos e tenha segurança máxima em todos os procedimentos burocráticos, ganhando agilidade e segurança.

No entanto, o nosso objetivo hoje é falar sobre a emissão de nota fiscal eletrônica com certificado digital. Nós vamos te explicar tudo o que precisa saber de forma simples e objetiva, é só continuar a leitura!

O que é um Certificado Digital?

O Certificado Digital foi criado pelo Governo em 2001. É uma assinatura eletrônica que permite que pessoas e empresas se identifiquem, assinem digitalmente de qualquer parte do mundo e sejam reconhecidas em cartório. Todo esse processo é feito com muito mais agilidade e segurança para os dados. O Certificado é basicamente a sua identidade digital perante os órgãos.

Baseada em criptografia, a Certificação Digital utiliza algoritmos capazes de garantir confidencialidade em todos os processos via internet. Além da segurança das suas transações, o Certificado tem a mesma autenticidade jurídica que uma assinatura feita a próprio punho.

Empresas que tem mais de cinco empregados (Simples Nacional), Lucro Real ou Lucro Presumido precisam emitir NF-e e, portanto, necessitam da assinatura eletrônica.

Qual a vantagem do Certificado Digital para CPF e CNPJ?

Dê adeus ao reconhecimento de firma, motoboy… Com o certificado digital você vai economizar recursos, o seu precioso tempo e acima de tudo poupar o meio ambiente.

Através dele, você, pessoa física ou MEI, consegue fazer qualquer tipo de autenticação que necessite de uma assinatura eletrônica e é aprovado para utilizar a maioria dos serviços prestados ao Governo.

Para pessoas jurídicas, o Certificado Digital é uma obrigatoriedade quando se refere à entrega de obrigações fiscais, jurídicas e tributárias. Ele te dá permissão para acessar os diversos serviços da Receita Federal. Vamos falar sobre eles mais adiante.

O certificado digital para emissão de nota fiscal eletrônica é a solução para ficar em dia com o Fisco sem enfrentar burocracia. Com esse documento eletrônico, você pode emitir a NF-e e NFS-e e assinar outros documentos fiscais pela internet, com total segurança e tranquilidade.

Além disso, existem outros certificados que facilitam trâmites com o governo e validam suas transações virtuais — tudo para facilitar sua vida e a gestão da sua empresa. Neste artigo, vamos explicar tudo sobre o certificado digital para emissão de nota fiscal eletrônica. Siga a leitura e veja por que vale a pena ter o seu

O que é um certificado digital para emissão de nota fiscal eletrônica?

O certificado digital para emissão de nota fiscal eletrônica é uma identidade digital da pessoa jurídica ou pessoa física que garante a autenticidade das transações online. Com ele, você consegue emitir notas fiscais, assinar documentos online e facilitar os trâmites burocráticos com o governo, entre outras conveniências.

No Brasil, esse documento eletrônico é emitido por Autoridades Certificadoras credenciadas  pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, como a Caixa Econômica Federal, Serasa Experian, Receita Federal e SERPRO. Estas são algumas funções que você pode realizar com um certificado digital, além da emissão de NF-e:

  • assinar e enviar documentos digitais;
  • realizar transações bancárias online com segurança;
  • emitir passaportes, carteiras de habilitação e diplomas universitários;
  • assinar escriturações contábeis e fiscais;
  • enviar declarações de imposto de renda à Receita;
  • prestar informações no sistema eSocial e SPED;
  • fazer login em ambientes restritos com garantia de autenticidade.

Logo, o documento traz mais praticidade e segurança para qualquer atividade online, além de desburocratizar processos e economizar tempo de empresas e pessoas. 

Por quê emitir nota fiscal eletrônica com certificado digital?

Os dois principais motivos são a segurança dos dados, a facilidade de preenchimento das notas e o ganho em agilidade e tempo. É importante que você emita um Certificado Digital principalmente pela garantia de segurança máxima no uso de seus dados e de seus clientes. Essa prática te dá cada vez mais credibilidade e ainda atrai visibilidade para seu negócio.

Além de todas as funcionalidades e facilidades que já falamos, o Certificado é cada vez mais exigido por serviços prestados pelo Governo, tanto para pessoas físicas como pessoas jurídicas que desejam movimentar dados através da internet.

Segundo dados do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), só em janeiro de 2020 foram emitidos mais de 500 mil certificados. Um recorde para o país que aumentou 17% a emissão desse documento em relação a janeiro de 2019.

Hoje, esses documentos são utilizados principalmente para acessar as áreas restritas do site da Receita Federal, assinar documentos fiscais e acessar o Sistema de Pagamentos Brasileiros (SPB).

No entanto, a tendência é que o uso dos certificados se expanda para outras aplicações, especialmente no setor financeiro e para atender às novas exigências da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Ou seja: as empresas que quiserem acompanhar a modernização e digitalização da economia precisam garantir seu certificado digital para emissão de nota fiscal eletrônica.

O certificado digital é obrigatório para emissão de nota fiscal eletrônica?

Essa obrigatoriedade depende do regime de tributação ao qual a sua empresa pertence. No caso das Notas Fiscais de Serviços, a grande maioria das prefeituras exigem a apresentação do documento para as empresas do Lucro Presumido e Real.

Sendo assim, empresas do simples nacional não são obrigadas a utilizar o certificado digital e podem fazer a opção pelo certificado ou senha web fornecida pela prefeitura.

Por outro lado, para a venda de produtos é obrigatório a emissão da nota fiscal eletrônica com certificado digital. Isso se deve ao fato de que as informações são transmitidas diretamente para a Secretaria de Fazenda (SEFAZ).

Quais são os modelos de certificado digital?

Atualmente, temos dois tipos de documentos: O e-CPF, a assinatura para pessoas físicas, no caso empreendedores que são responsáveis pela empresa e o e-CNPJ que é usado por pessoa jurídica, representante legal da empresa e que tem vínculo com a Receita Federal.

O certificado está disponível em dois principais tipos: o A1 e o A3.

O modelo A1 é um arquivo eletrônico que é instalado direto no seu computador. Quando é disponibilizado no servidor da empresa, por exemplo, ele pode ser utilizado em várias máquinas de uma vez. Esse modelo tem validade de 1 ano.

Já o modelo A3 é armazenado em um dispositivo móvel, que pode ser adquirido em token, um dispositivo semelhante a um pendrive ou leitor de cartão e tem validade de 1 a 3 anos.  A seguir, temos alguns exemplos de quais serviços você pode usufruir com a sua Certificação:

  • assinatura de documentos e contratos digitais;
  • assinatura de notas fiscais eletrônicas estadual e municipal;
  • consultar dados e entregar declarações do IRPF;
  • fazer transações de FGTS e Previdência Social;
  • enviar e fazer retificações no CAGED;
  • acessar o Sisprouni;
  • assinar prontuários eletrônicos;
  • acessar o e-CNH;
  • utilizar o GESP;
  • emitir declaração do CAGED;
  • enviar a DIPJ.

Como obter seu certificado digital para emissão de nota fiscal eletrônica

Bom, que a nota fiscal eletrônica com o certificado digital é importante já ficou claro, né? Mas afinal, como obter o seu certificado digital?

É importante lembrar que o Certificado só pode ser emitido por empresas credenciadas, que são chamadas de Autoridade Certificadora, habilitada pela Receita Federal e credenciada ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.

Abaixo temos um  passo a passo para te ajudar nessa tarefa. Vamos nessa?

Escolha o seu fornecedor

Para começar é preciso escolher a autoridade certificadora que oferecem esse serviço. Existem vários e cada um deles oferecem benefícios diferentes. Aqui na Mastermaq o nosso emissor de nota fiscal já vem acompanhado de um certificado digital.

Esse é um dos passos mais importantes, é preciso escolher bem o seu fornecedor para evitar problemas. 

Selecione o certificado indicado para notas fiscais eletrônicas

Depois de escolher a autoridade certificadora, agora é hora de escolher o tipo de certificado digital que você irá utilizar. Como sabemos, existem assinaturas para vários tipos de documentos e é preciso fazer a escolha daquele que é utilizado para a emissão de notas fiscais eletrônicas.

Na maioria dos fornecedores eles se encontram na categoria empresas e possuem a nomenclatura NF-e. Feito isso, você precisa escolher qual o modelo irá usar, A1 ou A3, de acordo como o que for melhor para o seu negócio.

Organize a documentação

Esse é um processo simples e meramente burocrático. Essa documentação é utilizada para que a assinatura represente, de fato, sua empresa. Os documentos necessários são:

  • documento de constituição da empresa (estatuto, contrato social ou requerimento de empresário);
  • alteração contratual, caso exista, devidamente registrada nos órgãos competentes;
  • documentos de eleição da diretoria, caso seja aplicável;
  • documentos pessoais dos representantes da empresa;
  • cartão do CNPJ impresso.

Estes são os documentos padrões. No entanto, dependendo do tipo de empresa, nos casos do MEI, por exemplo, pode ser solicitado mais alguma documentação comprobatória. Mas fique tranquilo que o fornecedor te informará quais outros documentos são necessários. 

Agende a validação

Após a escolha do fornecedor, do modelo de certificado e separar toda documentação, é hora de agendar a validação presencial e comparecer ao local indicado para apresentação dos documentos. 

O local e data para esta etapa fica a cargo da autoridade certificadora. Esse processo é necessário para garantir a veracidade e segurança dos dados.

Aguarde a entrega

Essa validação demora algumas horas ou até alguns dias, dependendo do tipo de empresa. Após tudo certificado, caso tenha escolhido o certificado A1, você receberá um link, por e-mail, para baixar e fazer a instalação do arquivo em sua máquina. 

Caso a escolha tenha sido pelo certificado A3, você receberá um pendrive na sua casa, ou então poderá retirar no local da validação. 

Conte com o apoio do seu contador

Escolher um bom certificado digital é fundamental para o sucesso da gestão da sua empresa. Nesse sentido, o seu contador é um bom aliado para te ajudar nessa escolha. Afinal, ele é o profissional que lida diretamente com a contabilidade de notas fiscais e pode ter dicas importantes para você fazer a melhor escolha.

Esperamos que você tenha entendido o porquê a Certificação é tão essencial para o crescimento do seu negócio. Fique de olho em nosso blog que temos conteúdos sempre atualizados com o mercado de negócios e contabilidade.

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Escrito por

Mastermaq Software

A Mastermaq mantém, há 28 anos, uma história ao lado dos contadores e empresas, com o propósito de transformar a contabilidade em fator de sucesso para o empreendedor brasileiro. Especialistas em soluções para gestão e operação de organizações, com forte aderência às legislações: contábil, fiscal, trabalhista e tributária, a empresa atende todo o território nacional.

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