Por que fazer backup dos documentos do escritório de contabilidade?

23 de janeiro de 2018

Os escritórios de contabilidade contam com um número muito grande de documentos, todos eles com informações extremamente importantes dos clientes. Por isso, o backup é um ponto fundamental sobre o qual todo contador deve se preocupar.

Antes os registros eram guardados em arquivos de metal que ficavam em salas trancadas. Isso fazia com que muito dinheiro fosse gasto, pois demandava cada vez mais espaços físicos e os documentos ficavam vulneráveis à falta de segurança, como assaltos, e a desastres, como incêndios e enchentes.

Com o avanço da tecnologia, já é possível guardar os arquivos digitalmente, seja fazendo armazenamento manual em HD externo, pen drive ou até mesmo CDs, ou na nuvem, onde você escolhe um servidor para armazenar todos os seus documentos. Hoje, os mais conhecidos são o Google Drive e o Dropbox.

Continue a leitura desse artigo que vamos te explicar a importância de fazer backup dos arquivos do seu escritório!

Por que fazer backup?

O backup é uma cópia de segurança de dados e informações do seu escritório, por isso é tão importante fazer. Ele garante que seus arquivos fiquem guardados em um local seguro. A cópia salva na nuvem, além de garantir a segurança contra ameaças virtuais, permite que você acesse imediatamente os documentos de qualquer hora e lugar com acesso à internet.

Por isso, separamos algumas dicas importantes para que você consiga implementar o hábito do backup no seu escritório. Acompanhe!

Rotina

Crie uma rotina de backup, isso é importante pois você e seus colaboradores se acostumam e não esquecem de salvar os arquivos. Uma metodologia que pode ajudar muito nessa rotina é a GFS (Avô-Pai-Filho), que é o backup mensal, semanal e diário. Despertar esse hábito nos seus colaboradores faz com que o backup passe a fazer parte da rotina. Atualmente, já existem alguns software de armazenamento automáticos. Isso com certeza já facilita, pois você não terá que se preocupar com a programação manual.

Opções

Faça backup em mais de um lugar, não conte só com os dispositivos como HD externo e pen drive, ou só com a nuvem. Armazene seus arquivos nos dois! Isso é importante pois qualquer problema que tiver com um ou com outro, você continua tendo os documentos salvos de forma segura.

Ajuda especializada

Contar com consultorias de TI pode te ajudar na criação das cópias dos dados. Esse tipo de serviço te ajuda a entender qual máquina precisa passar por backup, cria rotinas do serviço para o seu escritório e desenvolve a tarefa. Além disso, faz restauração do backup caso você perca seus arquivos. Essa pode ser uma boa opção, pois você e seus colaboradores conseguem ficar mais tranquilos.

O backup é uma forma acessível, fácil e econômica de manter seus arquivos seguros. Faça com que seus colaboradores e seus clientes entendam essa importância.

Agora que você já sabe mais sobre backup, clique aqui e acesse o nosso artigo sobre ransomware. Nele, você vai saber mais sobre essa ameaça virtual e o que fazer para evitar que ela ataque o seu escritório. Não deixe de ler!

Escrito por

Mastermaq Software

A Mastermaq mantém, há 27 anos, uma história ao lado dos contadores e empresas, com o propósito de transformar a contabilidade em fator de sucesso para o empreendedor brasileiro. Especialistas em soluções para gestão e operação de organizações, com forte aderência às legislações: contábil, fiscal, trabalhista e tributária, a empresa atende todo o território nacional.

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