Como um auditor pode te ajudar no envio de obrigações

Como contabilista, você conhece a responsabilidade da entrega dos documentos exigidos às empresas pelo fisco, como é o caso dos arquivos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). São obrigações detalhadas que têm o objetivo de gerar informações sobre as empresas para a Receita Federal, e que dependem umas das outras para a importação de informações e a conferência de totais.

Por conta do alto nível de dificuldade para o preenchimento de algumas dessas obrigações, a necessidade de envio dos dados pelos seus clientes e a dependência entre os registros e até mesmo entre os diferentes arquivos, pode ser que alguns erros sejam cometidos na hora de fazer a escrituração.

E, para evitar que seu cliente receba multas e você seja responsabilizado pelos erros, um auditor que faça a leitura do arquivo e identifique quais são as suas inconsistências é a solução ideal. Confira como esse tipo de sistema pode te ajudar no artigo de hoje:

Quais são as obrigações auditadas?

Para te ajudar a enviar os arquivos de forma correta, sem correr o risco de sofrer penalidades pelo Fisco, um sistema ideal deve ser capaz de fazer a auditoria das principais obrigações que as empresas devem enviar.

Para isso, são feitas mais de 20 mil análises que consideram a obrigatoriedade dos campos, duplicidade, tamanho e alinhamento dos registros, além de questões fiscais e contábeis. O auditor também faz o cruzamento de informações entre os arquivos SPED e outras obrigações acessórias para verificar se as informações escrituradas estão coerentes. Confira como é feito cada cruzamento na tabela a seguir:

Obrigação Arquivos comparados Informações cruzadas
Escrituração Contábil Digital (ECD) Escrituração Fiscal Digital (EFD) Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS)/Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI)
  • ICMS a recolher;
  • vendas de produtos de fabricação própria – mercado interno;
  • revenda de mercadorias – mercado interno.
ECD EFD Contribuições
  • Programa de Integração Social (PIS) a recolher;
  • Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS) a recolher;
  • receitas – Lucro Presumido;
  • receitas – mercado interno;
  • receita de prestação de serviços – mercado interno.
EFD Contribuições EFD ICMS/IPI
  • Documentos faltantes;
  • divergência na situação de documentos;
  • divergência nos itens de documentos.
EFD Contribuições Declaração de Débitos e Créditos de Tributos Federais (DCTF)
  • Valores PIS;
  • valores COFINS;
  • contribuição previdenciária.
Escrituração Contábil Fiscal (ECF) DCTF
  • Valores de Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ);
  • valores de Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).
EFD ICMS IPI X DCTF
  • Valores de IPI
EFD ICMS Arquivos Secundários
  • Declaração de Apuração e Informações do ICMS (DAPI) – MG;
  • a Guia de Informação e Apuração do ICMS (GIA) – SP/RJ/RS
  • Documento de Informações Econômico Fiscais (DIEF) – ES
  • DCTF
  • Planilha de contagem física de estoque

 

Como o auditor funciona?

A auditoria de um sistema especializado é feita de forma muito mais detalhada do que a realizada pelo Programa Validador e Assinador (PVA) de cada obrigação. Enquanto o PVA verifica apenas a estrutura das obrigações e os valores totais de cada bloco de registros, um auditor identifica erros que podem ter passado despercebidos na hora do envio das informações por seus clientes ou no momento da escrituração.

Tudo é feito por uma plataforma web, compatível com qualquer dispositivo eletrônico e super simples de usar. Um auditor deve garantir que você consiga entender e utilizar as funcionalidades rapidamente e com facilidade, para que você não precise perder tempo fazendo longos treinamentos e tenha dificuldade para colocar o aprendizado em prática.

Você pode enviar o arquivo para o auditor de duas formas: fazendo o upload da obrigação no próprio sistema ou enviando-a por e-mail. Se você optar pela segunda maneira, basta anexar o arquivo e enviá-la para o e-mail do sistema. Depois de fazer a análise, o auditor vai te encaminhar um e-mail informando que a auditoria está pronta.

Assim, você pode desenvolver outras atividades enquanto a auditoria está sendo feita, mesmo que o tempo para essa verificação seja curto. Isso vai te ajudar a alcançar maior produtividade no trabalho.

Auditoria dos valores

Além de analisar a estrutura dos arquivos que serão enviados, um auditor verifica o enquadramento fiscal dos seus clientes através da análise de diversas situações. Como você sabe, o enquadramento fiscal vai indicar quais operações são tributadas e como os impostos são apurados, o que é fundamental para o preenchimento dos arquivos.

Para fazer a auditoria dos valores informados nos registros das obrigações, o auditor também confere a base de cálculo, alíquotas e impostos considerados no preenchimento. Assim, você diminui as chances de erros e ainda pode fazer a correção das falhas de forma muito mais rápida, como falaremos mais para frente.

Cálculo de risco

Depois de fazer a auditoria do arquivo, o sistema te informa cálculos de risco tributário, de SPED e de autuações. Assim, você vai saber uma estimativa do valor que seu cliente pode ter que pagar em multas por causa das inconsistências na obrigação. Essa avaliação você não consegue através do PVA, pois trata-se de inconsistências que são reconhecidas apenas pelo Fisco.

Certificado de Qualidade

Com um auditor, você vai conseguir acompanhar a melhoria da qualidade das suas obrigações de acordo com um indicador visual. Nele, a situação de cada arquivo  é apresentada e, conforme você faz os ajustes necessários, a porcentagem de qualidade da obrigação aumenta. Quando alcança 100%, significa que o arquivo não possui erros.

Como corrigir os erros?

Após fazer a auditoria do arquivo, o sistema vai informar quais são os erros e quais são as advertências do arquivo. Os erros são as inconsistências que serão identificadas pelo PVA, impossibilitando que você envie o arquivo sem corrigi-las. Já as inconsistências são as falhas no arquivo que não são identificadas pelo PVA, mas podem acarretar algum problema para você e o seu cliente mais para frente.

Ao apontar os erros, o auditor também informa em qual registro cada um deles está localizado e quais são os caminhos que você pode tomar para corrigi-los. Além disso, ele emite relatórios detalhados – em excel e em PDF – que serão extremamente importantes caso seja encontrado um alto número de inconsistências e você precise fazer as correções dentro do seu sistema de gestão contábil, por exemplo.

Uma dica importante: em um auditor, você consegue ter uma visualização fácil e rápida das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) do seu cliente no site da Receita Federal. Assim, você pode corrigir de forma eficiente os erros relacionados a esses documentos e não depende do seu cliente no envio do arquivo da NF-e.

Edição do arquivo

Uma grande vantagem de um auditor é que você consegue fazer as correções das falhas dentro do próprio sistema. Essa é uma funcionalidade que vai te ajudar a otimizar o seu tempo de serviço, garantindo maior produtividade no seu trabalho. Você pode editar o arquivo de duas formas:

Edição simples

Uma das formas de edição das obrigações é a correção manual, que é feita em cada registro individualmente. Assim, você não precisa fazer o download do arquivo para fazer a edição dentro do seu sistema de gestão contábil. Além disso, dentro do auditor – seja na edição manual ou na edição avançada, que falaremos a seguir – os cálculos errados são apontados com um ícone e podem ser corrigidos automaticamente com apenas um clique.

Edição avançada

Para fazer a correção de uma falha que se repete em várias situações, como é o caso de um valor errado que está em um registro pai e influencia diversos registros filhos, por exemplo, você pode criar uma regra. Assim, quando o auditor encontrar a situação indicada, os erros ou advertências serão corrigidos em lote e você não vai precisar alterar registro por registro. As regras podem ser salvas para você usar na auditoria de outros arquivos.

Suporte

O último ponto que citaremos e que é fundamental em um auditor é a disponibilidade de uma equipe de suporte. Com isso, você vai ter especialistas preparados para esclarecer suas dúvidas a qualquer momento do dia. E, melhor ainda se essa assistência for instantânea: você terá acesso ao suporte com apenas um clique, podendo fazer o melhor uso do sistema sem perder tempo!

Agora que você já sabe como um sistema de auditoria é essencial para que você consiga enviar os arquivos de forma rápida e eficiente, nós temos uma dica: o Auditor Premium é a solução da Mastermaq que atende a tudo que você precisa para enviar os arquivos SPED sem problemas. 

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