6 atividades de contabilidade que podem ser facilitadas por um software

Atuar como contador demanda muita dedicação, atenção e estudo. As atividades de contabilidade são complexas, burocráticas e envolvem a análise de diversas leis e de muitos documentos. Erros, por sua vez, podem trazer prejuízos muito grandes aos clientes.

Por isso, além de ter o dever de acompanhar as alterações na legislação e as novidades do mercado, os profissionais da área contábil também precisam ter em mãos os documentos que os clientes encaminham mensalmente, os arquivos XML, as variáveis da folha, os extratos bancários, os relatórios, dentre outros, sempre que necessário.

O trabalho é muito — e a responsabilidade também! Porém, com o uso de um bom software de gestão contábil, a rotina dos escritórios de contabilidade pode ficar mais ágil e o trabalho pode se tornar menos estressante.

Não sabe como? Listamos 6 atividades de contabilidade que são facilitadas por esses sistemas. Confira:

1. Emissão de relatórios

Com os softwares de gestão contábil, os relatórios mensais que você precisa elaborar para os clientes são feitos de forma automática. Ou seja, você não precisará incluir cada uma das informações, realizar os cálculos, etc.

Imagine quanto tempo você vai economizar com isso?

2. Envio de Notas Fiscais

Os softwares geram cópias automáticas das notas fiscais eletrônicas que você emitir, permitindo que você envie todas elas por e-mail aos seus clientes — sem precisar perder tempo digitalizando e renomeando os arquivos.

3. Informações sobre o andamento das atividades contábeis dos clientes

Quando você precisar conferir a situação de cada empresa e verificar as medidas que precisam ser adotadas para elas continuarem os serviços, não será necessário pesquisar várias pastas e arquivos.

Isso acontece porque os sistemas de gestão produzem relatórios com um resumo da rotina contábil de cada um dos seus clientes.

Você também poderá enviar avisos e notificações a cada um deles para que os prazos de pagamento ou de envio de documentos não passem despercebidos.

4. Localização das informações e dos documentos

Já pensou no tempo que você perde por dia procurando arquivos físicos e pastas de clientes? Pois é! Com o sistema de gestão, isso não vai mais acontecer.

Os arquivos são gerados por nome do cliente ou por número: basta que você defina o padrão. Depois disso, digitando as primeiras letras, você já terá acesso a tudo e a documentação vai aparecer na ordem.

5. Exportação das movimentações financeiras

Acredite: com a ajuda de um software, você poderá gerar o arquivo e exportar as movimentações financeiras com poucos cliques e em poucos minutos, facilitando (e muito!) as suas atividades de contabilidade.

Basta selecionar o período desejado e marcar quais informações você deseja exportar. Além de facilitar a sua vida, o seu cliente ficará muito satisfeito com a sua agilidade.

6. Correção dos erros das obrigações

Outra atividade de contabilidade que vai se tornar muito mais eficiente, simples e rápida com um sistema é a auditoria das obrigações que os seus clientes devem enviar e a correção dos erros e inconsistências encontradas.

Com um auditor, você vai conseguir encontrar as falhas nos arquivos que não são apresentados como inconsistências pelo PVA, mas que podem gerar problemas futuros para o seu cliente, como autuações pelo Fisco.

Além disso, a correção dos erros se torna muito mais fácil: você pode fazer a edição dos arquivos dentro do próprio auditor e ainda fazer correções em lote. Assim, quando se trata de erros que se repetem em diversos registros, você pode criar uma regra para o sistema identificar onde ocorrem essas situações e fazer as alterações necessárias com apenas um clique.

As atividades de contabilidade, apesar de serem muitas, não precisam se tornar um bicho de sete cabeças e tirar o seu sono! Aproveite os recursos tecnológicos que estão à sua disposição e otimize o seu tempo e o dos seus colaboradores. Com certeza vai valer a pena!

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