Contabilidade: como agilizar processos?

Saiba como gastar menos tempo nos processos do dia a dia do seu escritório

20 de outubro de 2020

Um escritório de contabilidade deve exercer várias tarefas diariamente. São diversas obrigações, com prazos distintos e gerenciar tudo isso pode ser um pouco complicado. Para evitar erros e garantir que tudo seja entregue de forma correta, é preciso agilizar processos.

Existem práticas simples e que podem ser benéficas, ajudando no dia a dia, nos resultados, na produtividade e até mesmo no atendimento e relacionamento com os clientes do seu escritório.

No artigo de hoje, vou te mostrar algumas dessas práticas e como elas são fundamentais para agilizar processos tanto de rotina do negócio quanto o de seus clientes. Continue a leitura!

Agilizar processos contábeis

A partir da agilidade nos processos, é possível otimizar tarefas, reduzir erros, custos e a partir disso obter melhores resultados e que podem ser gerados em menor tempo. Acompanhe algumas práticas:

Defina prioridades

No dia a dia surgem diversas tarefas enquanto o restante das obrigações devem ser cumpridas. Sendo assim, é importante ter organização para entregar tudo no prazo. Defina prioridades, apontando o que é urgente e quais as demandas que exigem mais tempo, evitando assim acúmulo de tarefas e atrasos.

Reúna-se com o seu time e crie métodos de gerenciar a agenda. Ferramentas como o Asana e o Trello podem ajudar na organização das demandas urgentes. Além disso, se houver necessidade, faça reuniões diárias ou semanais para que todos fiquem por dentro das obrigações.

Dessa forma, as entregas vão ser feitas tranquilamente, evitando estresse por parte da equipe e garantindo a satisfação dos clientes.

Faça uso da tecnologia

Hoje em dia, é praticamente impossível realizar as atividades sem fazer o uso da tecnologia. Ela consegue agilizar os processos, já que apresenta soluções eficazes e inteligentes. 

As ferramentas de hoje em dia auxiliam na tanto na gestão do escritório em si e em processos internos como no atendimento ao cliente e na busca por novos, tudo de maneira prática, simples e rápida. São infinitas possibilidades e usar a tecnologia como aliada atualmente é essencial.

Esteja atualizado

Não fique para trás nas mudanças que acontecem no ramo. É importante estar atualizado em diversos aspectos, seja no que diz respeito às entregas e obrigações do escritório, no mercado, inovações tecnológicas e necessidades do cliente.

Acompanhar as transformações e estar ciente de todas elas evita mudanças repentinas e que não estavam programadas, o que poderia atrapalhar na agilidade dos processos.

Equipe de trabalho

É fundamental que a equipe esteja integrada e alinhada nas tarefas diárias. Faça a divisão de funções de forma clara e pontue os objetivos de cada time. 

Uma boa alternativa para deixar as atividades bem definidas e como elas acontecem dentro da empresa é fazer um fluxograma. A partir dele, todos conseguem ter clareza da sequência que as atividades acontecem, agilizando processos.

Além disso, através do seu uso, a comunicação fica mais fluida, a equipe aumenta sua produtividade e as atividades de cada área ficam organizadas de maneira mais eficiente. Veja um exemplo de fluxograma:

 

Fonte: Templum

Realizar treinamentos e capacitações com a equipe também pode ser eficiente na otimização e agilidade dos processos. Dessa forma, você consegue reforçar objetivos, metas e valores do negócio, aplicando a cultura de maneira efetiva em cada funcionário.

Monitore o desempenho

A partir do momento em que a equipe está alinhada e capacitada, é importante realizar monitoramentos durante o processo. Esse deve ser um trabalho contínuo, a fim de otimizar o que é feito. 

A partir da monitoração é possível observar o andamento das atividades, comparando com meses anteriores, entregas e resultados. Dessa forma, a equipe consegue produzir melhor e não se gasta tempo com o que não tem necessidade.

Sistemas integrados

Softwares são grandes aliados para quem busca agilizar processos. As ferramentas ajudam no aumento da produtividade, na automação total de tarefas, na integração digital com os clientes e na prestação de novos serviços aos clientes.

Para tudo isso, a Mastermaq apresenta a solução EVO, que facilita o envio e recebimento de documentos, recebimentos automatizados das notas fiscais,  solicitações dos seus clientes e cria alerta de prazos de entrega. Isso tudo armazenado em nuvem.

Conheça o EVO Connect!

O EVO Connect facilita o processo de captura das notas fiscais e facilita a escrituração, já que está integrada com o NG Fiscal. A partir da ferramenta, você consegue tornar a análise das notas fiscais mais fácil e estratégica, já que ela pode ser feita por meio de gráficos. Eles demonstram a movimentação anual, a análise dos últimos seis meses, entre outras informações.

É possível configurar o sistema para que ele busque as notas e faça a manifestação delas de forma automática ou manual. Na automática, o sistema captura e manifesta as notas, já enviando para o módulo de escrituração fiscal. Já na manual, as notas ficam disponíveis para que seja possível realizar a conferência e definição do tipo de manifestação.

Com a nossa solução, ainda é possível fazer o download em lote dos arquivos de XML e das DANFEs das notas fiscais, fazendo a guarda dos documentos sem que sejam arquivos físicos e evitando a grande quantidade de papéis.

Além disso, ela proporciona a otimização da comunicação e a facilidade na integração entre escritório e seus clientes. A partir dela é possível fazer envio de documentos e obrigações dispensando motoboys ou correios. Dessa maneira, agrega-se proximidade e pessoalidade na entrega para seu cliente.

Hoje em dia é fundamental que um escritório de contabilidade conte com uma ferramenta que possibilite a ele e seus clientes acesso à informações de maneira simples, rápida e de  qualquer lugar.  O EVO Connect é a solução para você que quer otimizar as  atividades do seu escritório contábil, proporcionando agilidade, segurança e inovação. Fale agora com um de nossos consultores (as) por Whatsapp e conheça mais sobre o EVO!

Espero que tenha ajudado com as práticas para conseguir agilizar processos no seu escritório contábil! Continue o estudo e saiba como fazer mais com menos no seu escritório, baixe nosso Guia do Contador.

Até a próxima!

Escrito por

Manuela Batitucci - Estagiária de Marketing

Manuela é estagiária de conteúdo da Mastermaq sob a supervisão de Júlia Martins, graduada em relações públicas e analista de mídias sociais.

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