A importância da gestão de desempenho em projetos

Neste terceiro artigo sobre a gestão de desempenho em projetos, abordaremos os aspectos primários e a importância dos parâmetros de controle dos projetos. Vale reforçar que esse tema é inerente à etapa de controle e gerenciamento do projeto, assunto abordado no artigo anterior. Para entender o que devemos controlar e qual a importância de se ter indicadores, vamos a dois pontos de observação:

  • O ciclo de vida de um projeto não pode ser entendido por um gestor unicamente como uma seqüência lógica e pré-programada de eventos, na qual você sai do ponto A (na abertura do projeto), e chega ao ponto B (no encerramento do projeto), sem desvios. Em média, 70% dos projetos malsucedidos podem ser diretamente atribuídos à falhas no processo de levantamento, análise e gerenciamento de requisitos (Meta Group, 2010).
  • Não se pode afirmar que um projeto eficiente será, consequentemente, bem-sucedido. Quem dará a palavra final serão os stakeholders (a empresa, clientes usuários, acionistas, fornecedores ou órgãos reguladores). Segundo a Gartner Group (2012), 40% dos problemas em projetos são identificados apenas por usuários finais.

Em suma, um projeto de sucesso é aquele que não compromete os parâmetros pré-estabelecidos e que atende ou supera as expectativas das partes interessadas. Portanto, podemos ter em mente dois conceitos de indicadores: os gerenciais e os de impacto.

Indicadores gerenciais são aqueles utilizados durante o ciclo do projeto, com o objetivo de medir a eficiência e mitigar falhas de planejamento e execução. O foco de tais indicadores são as atividades e os recursos dos projetos. Eles geralmente estão vinculados à qualidade, custo ou tempo.

Indicadores de impacto medem os resultados pós-entrega do projeto e o nível de conformidade com as expectativas das partes interessadas. Normalmente, estão vinculados a objetivos corporativos estratégicos.

Os critérios conceituais estão claros, mas, como queremos tratar da gestão de projetos em sua aplicação, segue uma sugestão de um método muito utilizado para construir bons indicadores e metas: a Metodologia SMART.

SMART é uma sigla para representar os 5 fatores a serem considerados na definição de um indicador:

  • Specific (Específico)
  • Measurable (Mensurável)
  • Achievable (Realizável)
  • Relevant (Relevante)
  • T ime ligado (Temporal)

Específico:

Uma boa meta precisa ser específica para nortear a direção e tamanho dos esforços.

  • Não sugerido: Quero melhorar a situação financeira da minha empresa.
  • Sugerido: Quero aumentar a margem EBIT da minha empresa.

Mensurável

Uma boa meta também precisa estar apta a ser medida e possuir critérios numéricos específicos.

  • Não sugerido: Quero aumentar o ticket médio das minhas vendas.
  • Sugerido: Quero aumentar em 30% o ticket médio das minhas vendas.

Realizável

Metas irreais frustram e desmotivam a equipe.

  • Não sugerido: Quero que meu time reduza o tempo médio de fechamento de uma venda de 180 dias para 30 dias.
  • Sugerido: Quero que meu time reduza o tempo médio de fechamento de uma venda de 180 dias para 120 dias.

Relevante

Metas precisam ser importantes para os objetivos. Caso contrário, não deverão ser priorizadas.

  • Não sugerido: Quero que todos os meus vendedores tenham conhecimento de inglês a nível intermediário (para uma empresa que só atua a nível nacional).
  • Sugerido: Quero diminuir a taxa de perda de produção da minha fábrica de 10% para 2%.

Temporal

Sem a definição clara de prazos, não há direcionamento correto de esforços, que poderão ser maiores ou menores que o necessário.

  • Não sugerido: Quero que minha empresa seja líder do mercado.
  • Sugerido: Quero que minha empresa seja líder do mercado em 10 anos.

Por último, uma breve leitura para solidificar a compreensão sobre a importância de bons indicadores para apoio ao alcance dos objetivos. Em 1969, anos antes de se tornar um astro do cinema, Bruce Lee escreveu uma carta a si mesmo, onde podemos encontrar todos os fatores da metodologia SMART. Vejam abaixo:

Minha meta principal

“Eu, Bruce Lee, serei o superstar oriental mais bem pago do Estados Unidos. Em troca, eu farei as mais emocionantes performances, sendo um ator da mais alta qualidade. A partir do ano de 1970 vou alcançar fama mundial a partir de então em diante até o final de 1980 eu vou ter na minha posse US$ 10.000.000. Eu vou viver do jeito que eu quiser e conseguir a harmonia interior e alegria.”

Bruce Lee –  1969

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