8 macetes para elaborar uma planilha de custos eficiente!

Lidar com planilhas parece uma atividade complicada por todas as fórmulas e ferramentas que podem ser utilizadas para tratar e analisar os dados. Só de pensar em planilhas de custos, muitos profissionais já se sentem inseguros em saber como fazê-las da melhor forma. Foi para te ajudar a cumprir essa tarefa de forma mais simples que escrevemos este post.

Deseja elaborar uma planilha de custos completa, organizada e muito funcional? Confira a lista que fizemos com 8 macetes incríveis para facilitar a sua vida!

1. Recolher informações importantes

Antes de começar a fazer a planilha, você precisa conhecer muito bem a empresa que será mapeada. No caso de um cliente, determine para qual período a planilha será feita (últimos 6 meses, último ano, últimos 4 anos) e, principalmente, defina criteriosamente quais são os dados relevantes e quais são desnecessários para essa análise. Não complique as coisas desnecessariamente.

Você também vai precisar conhecer bem todos os tipos de despesas, pois precisará organizá-las em categorias. Por fim, será importante saber dos investimentos que o cliente deseja fazer para colocá-los na planilha como despesas projetadas, se for o caso. Com essas informações, é hora de botar a mão na massa!

2. Separar os custos por período

O primeiro passo para fazer uma boa planilha de custos é separar os custos por período. Assim, você pode fazer comparações com períodos anteriores, identificando melhorias ou pioras, e fazer previsões mais fundamentadas para os próximos períodos.

Por falar em organização, você também pode usar a mesma planilha para centralizar o controle de custos da empresa, criando abas para cada período ou para cada grupo. Ou, se preferir, pode manter os arquivos separados, desde que eles sigam um mesmo modelo para padronizar as informações e as análises.

3. Categorizar as despesas

Ao começar a sua planilha, você deve listar as despesas. Para isso, sugerimos um modelo de organização da planilha: gastos fixos e variáveis.

Essa divisão é fundamental para categorizar as despesas e permite que você analise futuramente quais podem ou devem ser reajustadas e até mesmo cortadas do orçamento. Os gastos fixos são aqueles que são recorrentes todo mês, independente da produção ou do faturamento da empresa. Por exemplo:

  • Aluguel do escritório/fábrica/sala;
  • Salários de funcionários;
  • Impostos.

Esses custos são previsíveis e podem ser inseridos logo nas planilhas de todos os meses. É claro que eles vão variar a longo prazo, com reajustes de inflação ou valorização do bairro, por exemplo. Porém, você não pode confundir esses custos, que variam eventualmente, com os custos variáveis.

As despesas variáveis

Elas dependem de uma série de fatores, entre eles o ritmo de produção da empresa. Veja:

  • Aquisição de matéria-prima;
  • Depreciação de equipamentos;
  • Contas de energia, água, telefonia e internet.

Categorizar as despesas é fundamental na sua planilha de custos, pois só assim você consegue identificar pontos que merecem atenção e nos quais melhorias podem ser feitas! Assim que todas forem listadas, crie a linha de total parcial e some cada categoria. Tenha também uma linha de total global, somando despesas fixas e variáveis.

4. Estabelecer metas de economia

Além das despesas, também é interessante dedicar um espaço na planilha do seu cliente para metas de economia. Se a empresa tem um fundo de reserva, por exemplo, é preciso que sobre dinheiro ao final do mês para alimentar essa poupança.

Ainda que este não seja o caso, as metas podem manter os custos mais controlados e previsíveis, evitando exageros no uso dos recursos da empresa e contribuindo para a saúde financeira do negócio a longo prazo. Você pode criar uma coluna com os objetivos do seu cliente, dividindo-os por setores, tipo de despesa, metas para cada uma e listando os valores reais na coluna ao lado.

5. Fazer um orçamento projetado de longo prazo

Até agora, nós trabalhamos com uma visão periódica de curto prazo. Porém, um orçamento  de longo prazo permite uma visão futura bem detalhada da saúde financeira de uma empresa. Ele serve como referência para estabelecer as metas de venda, por exemplo, além de guiar o planejamento de investimentos.

No orçamento de longo prazo, é importante destacar um histórico de gastos, algumas previsões ,os resultados reais mês a mês, a comparação de evolução entre períodos e a projeção que precisa ser alcançada para alcançar a meta. Utilize os recursos de gráficos para melhorar a visualização das informações; eles podem ser aproveitados para ajudar na prestação de contas do cliente ou em uma auditoria, por exemplo.

6. Planejar novos investimentos

Outra informação que pode constar na sua planilha de custos são os investimentos desejados. Inclua cotações aproximadas e projeções de mercado. Se o investimento em questão for uma ampliação da estrutura da empresa, por exemplo, você pode fazer o seguinte:

  • Levante o custo aproximado da obra;
  • Faça cotações de materiais e mão de obra em, pelo menos, três locais diferentes;
  • Faça previsões de acordo com o mercado, como aumento da inflação e períodos em que alguns materiais ficam mais caros.
  • Faça análise de riscos e inclua isso como custo

Essas previsões, cruzadas com as informações do restante da planilha, indicarão se o investimento é viável ou não no período desejado. Você também pode encontrar o melhor momento para investir de acordo com as previsões mensais e o orçamento anual.

7. Não trabalhar com dados aproximados

Para ter uma planilha de custos eficiente, você deve usar os dados com muito critério. Se isso não for feito, pode ser que o seu cliente tome uma ação de acordo com um cenário transmitido pela análise da planilha e seja surpreendido negativamente ao perceber que o estudo da estrutura de custos não foi feito com precisão. Assim, ele poderá comprometer o crescimento do negócio.

8. Manter a planilha de custos atualizada

Agora que você já sabe o esqueleto ideal de uma planilha de custos, você já pode elaborar a sua! Não se esqueça de manter as planilhas sempre atualizadas, para não prejudicar os dados para os meses seguintes.

Com uma planilha de custos bem estruturada, a saúde financeira de uma empresa está bem mais segura, você não acha? Deixe sua opinião sobre o assunto nos comentários e até a próxima!

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